Kodukontoriga seotud maksuprobleemid

Tõnis Jakob
Maksuekspert Tõnis Jakob analüüsib kodukontoriga seotud maksuprobleeme

Kodus töötamine ja kodukontor on viimastel aastatel muutunud aktuaalseks väikestele äriühingutele, sest alati ei ole vaja pidada keskset kontorit paari töötaja jaoks.

Kodukontor on päevakohane näiteks siis, kui äriühingu keskne kontor on Tallinnas, kuid üht töötajat on vaja pidada mõnes teises linnas või vallas ning selleks kontori üürimine oleks ebamõistlikult kulukas – töötaja oleks nõus töötama kodus selles teises linnas või vallas.  

Alates 1. juulist 2009 kehtiva töölepingu seadusega reguleeriti teatud määral töötaja elukohas töötamist ja selleks võeti kasutusele mõiste „kaugtöö”. Sõna kodukontor on pigem käibekeeles kasutatud mõiste.

Kodukontori tähendus

Töölepingu seaduse (TLS) § 6 lg 4 märgib, et kui tööandja ja töötaja lepivad kokku, et töötaja teeb tööd, mida tavapäraselt tehakse tööandja ettevõttes, väljaspool töö tegemise kohta, sealhulgas töötaja elukohas (kaugtöö), peab tööandja lisaks käesoleva seaduse §-s 5 nimetatule teatama töötajale, et töökohustusi täidetakse kaugtööna. TLS-i §-s 5 on toodud töölepingus kohustuslikult kajastamisele kuuluvad andmed, kusjuures üheks kohustuslikuks tingimuseks tuleb näidata töö tegemise koht.

Kui tegemist on näiteks äriühinguga, millel on üks omanik, kes on ka juhataja ning kogu töö teebki seesama omanik, siis töötatakse kodus ja tekib küsimus, kas äriühingu aadress peaks olema sellesama omaniku kodune aadress.

Tulumaksuseaduse (TuMS) § 48 käsitleb töö- ja elukoha vahelisi sõite ning ainult teatud kindlatel tingimustel ei loeta neid ettevõtte autoga sõite erisoodustuseks.

TuMS-i § 48 lg 51 sätestab, et erisoodustuseks ei peeta kulutusi töötajate transpordiks elukoha ja töökoha vahel, kui ühistransporti kasutades ei ole võimalik seda teekonda läbida mõistliku aja- või rahakuluga.

Kuivõrd maksumaksja peaks tõendama kulutuse seotust ettevõtlusega ja maksustamisel hinnatakse asjaolusid kogumis, siis on keskse kontori puudumisel nn ühemehefirmas soovitav, et kodukontori puhul töötaja elukoht ja äriühingu äriregistris registreeritud aadress langeksid kokku, sest siis on palju lihtsam tõendada, et töösõidud algavadki töökohast, mis on samal ajal ka töötaja elukoht ning ei olegi vaja teha elu- ja töökoha vahelisi sõite.

Kui äriühingul on olemas keskne kontor ja ainult mõni töötaja töötab kodus, siis on soovitav töötaja töölepingus võimalikult täpselt fikseerida tema töötegemise koht, milleks on tema elukoht, sest kui äriühingu aadress ja töötaja elukoht on sama linna või valla territooriumil, siis ei piisa ainult omavalitsuse üksuse märkimisest.

Tegelik elu on palju keerulisem ja nüansirikkam, kui me algselt ette kujutame, samuti näitab praktika, et maksuvaidluste puhul peaksid tõendid olema kirjalikud, st kas kohe vormistatud paberil või näiteks digiallkirjaga kinnitamisel oleksid hiljem paberil väljatrükitavad. Seega maksustamisel tähendust omavad asjaolud peaks olema õigel ajal dokumenteeritud.

Tähtis on kirjalik kokkulepe

On selge, et nn ühemehefirmal, kus on üks omanik ja omanik on ka ainuke töötaja ning äriühingu aadress ja omaniku elukoht langevad kokku, on lihtsam tõendada kodukontorit võrreldes firmaga, millel on mitu tegevuskohta. Kuid ka sellisel juhul ei peaks kodukontori tõendamine olema välistatud, olenemata sellest, et äriühingul on näiteks ladu, tootmine ja müügikohad eri linnades ja valdades ning juhataja ja raamatupidaja ei ela mitte üheski neist.

Kuigi ka laos, tootmiskohas ja müügikohas võib olla mingi ruumiosa, mida peetakse tavapäraseks kontoriks, kus tehakse paberitööd, kuid ei ole mõistlik, et juhataja või raamatupidaja peaks sõitma iga päev kümneid või sadu kilomeetreid, et mõnda sellisesse tegevuskohta minna tööd tegema, eriti kui seal pole paberitöö tegemiseks sobivaid tingimusi.

Eriti oluline on tõendada, et näiteks juhataja või raamatupidaja töötavad kodus ning on eluliselt usutav, et kodus on tegelik kontor ja seal tehakse ka tegelikult tööd.

Kuigi vabariigi valitsus valmistab ette tulumaksuseaduse muudatusi ja maksusoodustusi seoses elukohast enam kui 50 kilomeetri kaugusel tööl käimisega, ei ole need veel vastu võetud.

Maksuhaldur oma kontrollipraktikas kogub tõendeid ja selgitusi erinevatelt isikutelt, sealhulgas äriühingu juhtidelt, töötajatelt, endistelt töötajatelt, naaberettevõtetelt ja muudelt isikutelt. Kui näiteks maksuhaldur kontrollib kodukontorit, siis olenemata sellest, mitu pilti kodukontorist tehakse, peaks kodukontor ja seal töötamine olema tuvastatav ja usutav.

Kui töötaja töötab näiteks tööandja kontoris, laos, tootmistsehhis või kaupluses, siis on enesestmõistetav, et olenevalt töö iseloomust annab tööandja töötajale tööks vajalikud töövahendid, sisustab töökoha ja tagab ohutu töökeskkonna.

Kui aga näiteks ettevõtte raamatupidajal, ajalehe reporteril või loometööd tegeval töötajal lubatakse põhiliselt töötada kodus, siis tekib küsimus, kas tööks vajalikud töövahendid (nt arvuti, printer, tarkvara, internet) ja töökohaks vajaliku laua, tooli ja riiuli peab soetama oma kulude arvel töötaja või ikkagi tööandja ning kas näiteks korteri kommunaalteenuste kulu tuleb tervikuna kanda ainult töötajal.

Seda küsimust selgitab TLS, mille § 6 lg 7 sätestab, et kui tööandja ja töötaja lepivad kokku, et tööandja hüvitab töötajale töö tegemisel või tööandja juhiste või korralduste tõttu tekkinud kulutused, peab tööandja lisaks käesoleva seaduse §-s 5 nimetatule teatama töötajale kokkuleppe sisu. Lisaks näeb TuMS-i § 12 lg 3 ette, et füüsilise isiku maksustatavaks tuluks ei loeta teise isiku kasuks tehtud dokumentaalselt tõendatud kulude hüvitisi.

Töötervishoiu ja tööohutuse seadus näeb ette tööandja kohustused ohutu töökeskkonna tagamiseks, kusjuures selle seaduse § 121 lg 3 sätestab, et töötervishoidu, tööohutust ja -hügieeni käsitlevate meetmete kavandamine ja rakendamine ei tohi tuua töötajatele kaasa rahalisi kulutusi.

Eeltoodust tuleks teha järeldus, et tööandja ja töötaja peaksid kirjalikult kokku leppima töötaja kodus töötamise tingimused, tööandja kohustused töökoha sisustamisel ja sellega seoses töötajal tekkinud täiendavate kulude (nt kommunaalkulud) hüvitamises.

Kulu seos ettevõtlusega

Kui tööandja maksab kinni töötaja korteri ülalpidamiskulud, siis on tavaliselt tegemist erisoodustusega, sest TuMS-i § 48 lg 4 punkt 1 sätestab, et erisoodustus on muu hulgas töötaja eluasemekulude täielik või osaline katmine.

Ka siis, kui tööandja soetab töötaja korterisse näiteks mööbli ja kodutehnika, on tegemist üldjuhul erisoodustusega TuMS-i § 48 lg 4 punktide 2 ja 7 järgi. Näiteks TuMS-i § 48 lg 4 punkt 2 sätestab, et erisoodustus on sõiduki või muu tööandja vara tasuta või soodushinnaga kasutada andmine töö-, ameti- või teenistusülesannete või tööandja ettevõtlusega mitteseotud tegevuseks ning punkti 7 kohaselt on erisoodustus asja, väärtpaberi, varalise õiguse või teenuse tasuta üleandmine, müük või vahetus turuhinnast madalama hinnaga.

Kui tööandja soovib kinni maksta töötaja kodus töötamisega seotud korteri ülalpidamiskulusid, siis tuleks vastav(ad) ruum(id) anda tööandja valdusse, milleks sõlmitakse kasutusleping (nt tasuta varakasutuse leping või üürileping).

Üks eriti olulisi tingimusi on kokkulepe, et töötaja annab teatud osa oma eluruumist (näiteks ühe toa, teatud ruumid või kogu korteri) tööandja valdusse, et tööandja saaks töökoha sisustamiseks tehtud kulutusi lugeda oma ettevõtlusega seotud kuludeks ja kanda oma valduses olevate tööruumide ülalpidamiskulud.  

Riigikohus on lahendi 3-3-1-43-09 (Titanium System) punktis 18 märkinud järgmist: „Kaubad ja teenused, mis on soetatud seoses juhatuse liikme omanduses oleva korteri remondiga, tekitatavad kolleegiumi arvates põhjendatult kahtluse selliste kulutuste otstarbes ja seotuses kaebaja ettevõtlusega.

Kaebajal tulnuks kahtluse kõrvaldamiseks esitada üksikasjalikke põhjendusi ja ka tõendeid. Kaebaja pidanuks kõigepealt tõendama, et vaidlusalune korter oli tema valduses. Ainuüksi vaidlusaluse korteri kulude kandmine kaebaja poolt ei tõenda valdust ega korteri ettevõtluses kasutamise otstarvet.”

Kohtupraktikast lähtudes tuleks maksuriskide vältimiseks eriti hoolega tõendada kulude seotust ettevõtlusega ja ettevõtlusega seotuse kontrollimiseks tuleb esmalt tuvastada kauba või teenuse soetamise otstarve.

Eelnimetatud Riigikohtu lahendist nähtub, et eriti oluline on asjaolu, et tööandja valdab vastavat ruumi või korterit, sest ainult juhul, kui vara on tööandja valduses, saab ta seda kasutada sihipäraselt oma ettevõtluses.

Ettevõtlusega seotud kulu on määratlemata õigusmõiste, sest TuMS-i § 32 märgib, et kulu on ettevõtlusega seotud, kui see on tehtud maksustamisele kuuluva ettevõtlustulu saamise eesmärgil või on vajalik või kohane sellise ettevõtluse säilitamiseks või arendamiseks ning kulu seos ettevõtlusega on selgelt põhjendatud.

Ruumide kasutada andmine ja maksud

Praktikas võiks kodukontorina kasutatavad ruumid kas üürida tööandjale või anda need tasuta kasutusse. Kui töötaja annab näiteks oma korterist ühe toa, mida ta kasutab kodukontorina, tööandjale tasuta kasutada, siis tööandja väljamakset ei tee ja tulumaksu kinnipidamist ei teki. Kui aga töötaja üürib tasu eest ruumi tööandjale, siis residendist füüsilisele isikule tehtavalt üüri väljamakselt peetakse tulumaksu 20% kinni.

Üüri eest peaks töötaja esitama tööandjale arve või sellises vormis dokumendi, mis vastaks raamatupidamise algdokumendi nõuetele, sest juriidilise isiku väljamaksed peaksid olema kõik tõendatud raamatupidamise algdokumendiga vältimaks väljamakse lugemist TMS-i § 51 lg 2 p 3 kohaselt ettevõtlusega mitteseotud kuluks.

Samas ei maksustata füüsilisele isikule tehtud üürimakset sotsiaalmaksuga. Kui tööandja hüvitab töötajale kodukontoriga seotud kommunaalkulude osa, siis on otstarbekas üür ja kommunaalteenused arvel eristada, sest üürilt tuleks tulumaks kinni pidada, kuid kommunaalteenustelt mitte.

Kui tööandja sisustab töötaja korteris tööruumi tööks vajaliku mööbliga või teeb seal remondi, siis kohtupraktikas on asutud seisukohale, et ainult pool sellistest kuludest on tööandja ettevõtlusega seotud kulu.

Näiteks Tallinna Ringkonnakohtu lahendis 3-09-773 märkis kohus järgmist: „15. Mis puudutab riiuli ja lampide ning muu sellise soetamist, siis nõustub ringkonnakohus halduskohtuga, et nendel sisustuselementidel on esteetiline väärtus ka apellandi juhatuse liikme kodu sisustamisel ning seetõttu – ka juhul, kui büroonurgas töövälisel ajal midagi ei tehtud, mis on vähemalt suuremal määral ka usutav – on 50 : 50 proportsiooni arvestamine õiguspärane. Kodukontori sisustamisega seotud kulude arvamine ettevõtlusega seotud kulude hulka on võimalik ka tervikuna, kuid see eeldab, et büroonurga sisustuselemendid on suunatud vaid tööga seotud ülesannete täitmiseks. Lambid ja riiul on nende paigutust arvestades aga kasutamiseks ka töövälisel ajal.”

Eeltoodud kohtulahendist nähtub, et juhul kui töötaja annab kogu korteri tööandja valdusse ning ise seal korteris ei ela, siis võiks tööandja kontori sisustuse ja ülalpidamise lugeda tervikuna oma kuluks.

Kui aga töötaja elab ja töötab samas korteris, siis kohtupraktikast nähtub, et üldjuhul pool kodukontoriga seotud tööandja korteri ülalpidamise ja sisustuse kuludest on tööandja ettevõtlusega seotud kulu ja kui töötaja teist poolt tööandjale ei hüvita, siis on tegemist erisoodustusega.  

Tallinna Halduskohus märkis lahendi 3-09-773 punktis 19 järgmist: „Tähtsust ei oma siinjuures asjaolu, mitu tundi oma vabast ajast veedab kaebuse esitaja esindaja kontorinurgas. Kuivõrd AS-i Veepisar arvel kajastatud ruloo (täispimendus lavaline ruloo) ei kattu fotodelt nähtuva, kontorinurga sisustamiseks kasutatud bambusrulooga, on maksuhaldur õigesti leidnud, ei vastava ruloo soetamine ei ole seotud kaebuse esitaja ettevõtlusega. Samasugusele seisukohale tuleb asuda ka tapeedi ja porte osas, mida kaebuse esitaja ei ole kontorinurga sisustamisel kasutanud.”

Ringkonnakohus nõustus halduskohtu seisukohaga.

Eeltoodud kohtulahendist nähtub ja järeldub, et kui tööandja soetab töötaja kodukontorisse vara või teeb kulutusi, mis ei ole ettevõtlusega seotud ja on eelkõige tehtud töötaja isiklikes huvides, siis on selliste kulude puhul tegemist erisoodustusega.

Töötaja kulude hüvitamine

Kui töötaja töötab oma kodus, siis on ilmne, et teatud osa korteri kommunaalteenustest on kasutatud ka kodukontori ruumide tarbeks ja nende kulude hüvitamine peaks olema samuti tööandja ja töötaja vahel kirjalikult kokku lepitud. On selge, et kui tööandja kasutab ainult teatud osa töötaja korterist kodukontorina, siis korteri kommunaalteenuste kasutamise lepingud on sõlminud korteri valdaja ehk töötaja vastavat teenust/kaupa müüva ettevõttega ja kõik arved tuleb tasuda töötajal. Samas aga kodukontorile langevas osas kommunaalkulud tuleks lugeda tööandja kuluks ning selle osa kommunaalkuludest peaks tööandja hüvitama korteri valdajale ehk töötajale.

Kuigi töötaja poolt oma korteri jaoks ostetud kommunaalteenused (vesi, elekter, küte jne) on kõik käibemaksuga, siis tööandjale edasiesitatavat kommunaalteenuste osa saab käibemaksuga maksustada ainult siis, kui töötaja on äriregistris registreeritud füüsilisest isikust ettevõtja (FIE) ja käibemaksukohustuslane. Praktikas tähendab see, et töötaja, kes ei ole FIE ega käibemaksukohustuslane, sisendkäibemaksu maha arvata ei saa ja tööandjal tuleks hüvitada töötajale kodukontoriga seotud kommunaalteenused koos käibemaksuga summas, mida tööandja oma mahaarvatava sisendkäibemaksuna käsitleda ei saa.

Kuivõrd juriidilise isiku ettevõtlusega seotud väljamaksed peaksid olema tõendatud raamatupidamise algdokumendiga, siis peaks töötaja esitama hüvitamisele kuuluvate kommunaalteenuste eest tööandjale kas arve või sellises vormis dokumendi, mis vastaks raamatupidamise algdokumendi nõuetele.

Selles kirjatükis on raske anda konkreetseid soovitusi, kuidas jagada korteri kommunaalkulud töötaja isikliku tarbimise ja kodukontori vahel, sest see sõltub konkreetsetest asjaoludest, kuid põhimõte peaks olema selline, et proportsioon nende kahe kulude osa vahel peaks olema mõistlik ja ratsionaalselt põhjendatud. Mõnikord võib kulude jagamise kriteeriumiks sobida näiteks põrandapindade suhe, kuid kulu iseloomust (näiteks internet, telefon jne) tulenevalt võiks arvesse võtta ka muid asjaolusid.  

Kui tegemist on tööandja valduses oleva ruumiga, mida töötaja kasutab kodukontorina, siis saab tööandja teatud tööks vajalikud teenused (nt internet, telefon) tellida ise ja jagada selle kulu teatud mõistliku proportsiooniga tööandja ja töötaja vahel, kui töötaja kasutab seda hüve ka isiklikuks otstarbeks või on ilmne, et sellist hüve kasutavad ka ettevõtlusega mitteseotud otstarbel töötaja pereliikmed.

 Kodukontoris tööks vajaliku mööbli ja inventari peaks soetama tööandja oma kulude arvel, kuid nagu eeltoodud kohtulahendist 3-09-773 nähtub, et ainult pool sellistest kulutustest on tööandja ettevõtlusega seotud kulu ja teise poole töötaja kas hüvitab tööandjale või loetakse see osa kuludest tööandja tehtud erisoodustuseks.

Kui töötaja on FIE

Kui töötaja on lisaks töölepingulisele suhtele veel registreeritud FIE ja ruumide üürileandmine on tema kui FIE ettevõtlus, siis FIE-le tehtavalt üürimakselt ei tohi tulumaksu kinni pidada, sest FIE maksab oma ettevõtlustulult nii tulumaksu kui ka sotsiaalmaksu ise.

Kui töötaja tegutseb ruumide üürileandmisel FIE-na, siis tuleks selgitada, kas FIE on käibemaksukohustuslane ja kas ruumide üüri on tahetud käibemaksuga maksustada.

Füüsiline isik saab käibemaksukohustuslaseks olla ainult siis, kui ta on äriregistris registreeritud FIE ja kinnisasja üüri saab käibemaksuga maksustada ainult teatud juhtudel ja nõuete täitmisel, sest üldjuhul on kinnisasja üür käibemaksuvaba.

Käibemaksuseaduse kohaselt eluruumi üüri käibemaksuga maksustada ei või, kuid mitteeluruumina kasutatavaid ehitisi võib käibemaksuga maksustada, kusjuures 2005. aastal on Riigikohus lahendis 3-3-1-20-05 märkinud, et käibemaksuga maksustamisel ei ole oluline eluruumi planeeritav eesmärk, vaid eluruumi tegelik kasutamine maksustatavas või maksuvabas käibes, mis tähendab, et kui korterit või selle osa kasutatakse tegelikult mitteeluruumina, siis on võimalik selle üüri käibemaksuga maksustada.

Sama põhimõtet kordas Riigikohus ka hilisemas lahendis 3-3-1-47-15, kus punktis 14 märgiti, et VÕS-i § 272 lg 1 defineerib ka äriruumi: ruum, mis on kasutatav majandus- ja kutsetegevuses, kusjuures neist definitsioonidest saab järeldada, et elu- ja äriruumi eristamisel ei lähtuta pelgalt detailplaneeringus ja ehitus- või kasutusloas märgitud hoone kasutusotstarbest (elamu või mitteelamu), vaid ka kavatsusest ja tegelikust võimalusest ruume ühel või teisel otstarbel kasutada. Punktis 15 märgiti, et seega ei saa välistada, et kuigi detail­planeeringus või ehitusloas on hoone või hooneosa kasutusotstarbeks märgitud elamu, kavandatakse tegelikult selle kasutamist muul otstarbel kui alaline elamine, sh ärilisel otstarbel.

Kontrollipraktika

Suuri vaidlusi ja probleeme maksuametiga on tekkinud sellel pinnal, et näiteks töötaja või äriühingu juhatuse liige kasutab oma eluruumi kodukontorina ja äriühingu vahendite arvel soetatakse ka muud mööblit, inventari ja koduelektroonikat, mida tavapäraselt töö otstarbeks ei kasutata või mille seos ettevõtlusega on kaheldav, või remonditakse töötaja või juhatuse liikme korterit ja hiljem ei suudeta mõistlikult tõendada ja põhjendada korteri ettevõtluses kasutamist. Maksuameti revisjoniaktidest on olnud võimalik välja lugeda juhtumeid, kus maksuamet kirjeldab põhjalikult korterit tervikuna ja nn väidetavat kodukontorit, kuid revisjoniaktist nähtuvalt ei leidnud kontrollijad sellest korterist kontori osa, kus tehakse tööd või kus on tööks ja äriühingu ettevõtluseks vajalik inventar ja tehnika.

Riigikohus on lahendis 3-3-1-43-09 rõhutanud, et äriühingu puhul kauba või teenuse soetamise otstarve peab olema kas ilmselge või peab otstarve või kasutamine olema kontrollitav, kusjuures ettevõtja jaoks ebaharilike, põhjendatud kahtlust tekitavate või suure maksustamisväärtusega tehingute asjaolude kohta tõendite kogumine ja säilitamine on aga kontrollitavuse tagamiseks maksukohustuslase kohustus.

Eeltoodud Riigikohtu lahendist tuleneb näiteks tööandja kohustus tõendada, et kodukontori jaoks soetatud mööbel, inventar, tehnika ja teenused on vajalikud tööandja ettevõtluseks ja et neid ka tegelikult kasutatakse tööandja ülesandel tehtava töö tarbeks.

Praktikas tähendab see, et kui maksuhaldur kontrollib ettevõtet ja külastab kodukontorit, siis peaks sealt kodust leidma ka kontori ja et kodukontori tarbeks soetatud asjad oleksid kontoris ja kasutatavad tööks ning et töötajale kasutada antud ettevõtte vara oleks seotud ettevõtte ettevõtlusega ja mitte ainult töötaja isiklike vajaduste rahuldamisega.

Kui tööandja ja töötaja lepivad kokku, et töötaja töötab kodus, siis tuleks need asjaolud ja mõlema poole kohustused detailselt dokumenteerida ja vormistada kirjalikult lepingu(te)s, sest tööandja tõendamiskoormus on väga suur ja tööandja maksuriskide vältimiseks tuleks töötaja kulude hüvitamine korrektselt algdokumendiga tõendada.

Osale arutelus

  • Tõnis Jakob, OÜ Marisett juhtiv maksukonsultant

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad:

Palgakalkulaator

Tarkvara

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

Valdkonna tööpakkumised

SiSi Finantsid otsib PEARAAMATUPIDAJAT

SiSi Finantsid OÜ

01. september 2017

Uudised