Hierarhiast tulemuslikkuseni: kuidas e-posti paremini kasutada

Hierarhiast tulemuslikkuseni: kuidas e-posti parem
E- kirjade peidetud ohud

E-post on peamine digitaalse kommunikatsiooni meetod töökohal. Aga selles on ka oma peidetud ohud.

Ettevõtted on algusest peale tunnustanud e-posti kui töökohal kommunikatsiooni soodustavat vahendit. Võimalus võtta korraga ühendust suure hulga inimestega suurte vahemaade taga näiliselt vähese kuluga ja peaaegu ajanihketa, tegi sellest tehnoloogiast potentsiaalselt kõike muutva idee. Kuigi on tekkinud ka teisi rakendusi, mis lubavad e-posti asendada, kasutatakse seda töökohal üha enam. Siiski pole laialt levinud ja omaks võetud e-post suhtlemiseks alati tulemuslik ega isegi tõhus.

E-kirjade peidetud ohud töökohal

Tulemustest selgus, kui erinevad on töötajate kogemused, see mõjutab otseselt seda, kui tõhusalt suudavad ühes rollis olevad töötajad suhelda e-posti vahendusel teiste rollide esindajatega. Tippjuhid kaldusid pidama vähest näost näkku suhtlemist puuduseks, aga uskusid kiiruse ja lihtsuse kasusse. See erineb kõigist teistest rollidest; keskastmejuhid ei tunne nende probleemide pärast muret, tugipersonal on rohkem mures takistuste pärast, mis tulenevad arvutioskusest ja tehniliste süsteemide töökindlusest. Akadeemikud tunnevad muret pigem potentsiaalse ajaraiskamise pärast ja ka selle pärast, et teised jätavad kirjadele vastamata.

Kõige rohkem aega kulub e-posti kasutamisele tippjuhtidel, tihedalt nende kannul on keskastmejuhid, akadeemilised töötajad ja tugipersonal. Samas on just tippjuhid need, kes soovivad kõige vähem oma harjumusi muuta, see on terav kontrast keskastmejuhtide ja akadeemiliste töötajatega, kes tahaksid, et nende e-kirjade kogus muutuks. Kõigi juhtimisega mitteseotud rollide puhul tajutakse kindlalt, et e-kirjade hulk kasvab ja e-kirja teel kiusamine on omaette teema. Vaatamata nendele erinevustele ilmutasid kõigi rollide esindajad muret vähese omavahelise suhtlemise pärast. Kõik muretsevad ka e-kirjadega tegelemisele kuluva aja pärast, selle kohta tõid kõigi rollide esindajad ka näiteid. Huvitaval kombel ei ilmnenud ala-rolle vaadeldes selle tajumises erinevust, mis näitab, et selline suundumus on iseloomulik tööga seotud rollile.

Eri rollid, erinevad vaatenurgad

Kõigis rollides kogetakse e-posti erinevalt. Samal ametialasel tasandil suhtlemisel valitseb ühine ja jagatud ootus, mis teeb infovahetuse tõhusamaks; rollidevahelisel suhtlemisel esineb märkimisväärne erinevus kultuurilistes ootustes ja seetõttu võib tõhusus ohtu sattuda.

Järeluuringu käigus tehti paljude töötajatega intervjuusid ja küsiti, kellega neil on peamised töösuhted ning kellega nad enamasti sõnumeid vahetavad. Kõigi rollide esindajad väitsid, et neil on tööalased suhted eelkõige teiste samal ametikohal töötavate töökaaslastega, mis on töötamise mustreid arvesse võttes igati loogiline. Enamiku juhtude puhul oli e-posti teel suhtlemine rolliväline ja toimus kultuuriliste piiride üleselt, mis võib tekitada suhtlemisraskusi. Näiteks tundis üks intervjueeritav, et akadeemiline töötaja võiks vastata e-kirjale kiiresti, isegi kui ta õpetab – see on näide vähesest kultuuridevahelisest mõistmisest.

Kuidas luua paremaid suhteid

Kuidas on see kõik seotud e-posti teel suhtlemise tõhusamaks muutmisega töökohal? Peamisi probleeme, mida sageli välja tuuakse, on vähene arvestamine kirja saaja vajadustega. Teiste inimeste vajadusi aitab mõista nende tundmaõppimine. Isegi vähese aja pühendamine näost näkku suhtlemisele võib parandada e-posti kasutamist. E-kirjade vältimisel, e-kirjavabadel reedetel ja muudel reaktiivsetel meetoditel, mida on välja pakutud e-posti teel suhtlemise tõhustamiseks, pole mingit väärtust. Parim viis kultuuride- ja ametirollideüleste probleemidega tegelemiseks on need piirid kõrvaldada, arendades paremaid suhteid.

HR Magazine

Artikkel on ilmunud ajakirja Personali Praktik mainumbris.

 

Osale arutelus

  • Kaisa-Kitri Niit, tõlkija

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad