Huvide konflikti deklareerimine – miks ja milleks?

Siiri Antsmäe
Siiri Antsmäe käsitleb huvide deklaratsiooni vajalikkust

Majandusaasta aruande auditi käigus küsib vandeaudiitor arvamust huvide deklaratsiooni nõukogu liikmetelt ja juhatuse liikmetelt. Tihti arvatakse, et sellest piisab tagamaks kindlus seotud osapooltega tehingute tegemise avalikustamiseks. Tegelikult on see aga jäämäe tipu formaalne kontroll.

Korruptsioonivastase seaduse § 7 sätestab, et ametiisikuga[1] seotud isikuks on ametiisiku abikaasa, vanavanem, ametiisiku või tema abikaasa vanem ning ametiisiku vanema alaneja sugulane, sealhulgas ametiisiku laps ja lapselaps. Samuti on seotud isikuks isik, keda seob ametiisikuga ühine majapidamine, samuti muu isik, kelle seisund või tegevus ametiisikut väljaspool ametiseisundit vahetult mõjutab või keda ametiisiku seisund või tegevus väljaspool ametiseisundit vahetult mõjutab või kes väljaspool ametiseisundit allub ametiisiku korraldustele või tegutseb ametiisiku huvides või arvel.

Kes peab mida deklareerima?

Erasektoris ei saa me rääkida ametiisikule kehtivast seadusest, kuid sisult on tegemist samaväärse olukorraga, kus omanik, olgu selleks riik või eraisik, soovib saada kindlust, et tehingute tegemine on toimunud ausalt ja läbipaistvalt. Ei ole ju erasektori korruptsioon võõras mõiste.

Erasektoris tuleb selgitustega appi RTJ nr 2, mis sätestab, et seotud isik on isik või ettevõte, kes on seotud aastaaruannet koostava ettevõttega (aruandev ettevõte) sel määral, et nendevahelised tehingud ei pruugi toimuda turutingimustel.

Isik või selle isiku lähedane pereliige (st pereliige, kelle puhul võib eeldada olulise mõju olemasolu, näiteks abikaasa, elukaaslane või laps) on seotud aruandva ettevõttega, kui see isik:

a) on aruandva ettevõtte või selle emaettevõtte juhtkonna liige (st isik, kellel on volitused ettevõtte tegevuse kavandamiseks, juhtimiseks ja kontrollimiseks otseselt või kaudselt, ning kes kannab selle eest vastutust); või

b) omab kontrolli või olulist mõju aruandva ettevõtte üle (näiteks aktsiaosaluse kaudu).

Huvide deklareerimise eesmärk

Sektorist sõltumata on eesmärk määrata kindlaks tehingud, mis ei pruugi toimuda turutingimustel ning konkurentsitingimuste ärakasutamise teel soodsaima hinna ja kvaliteedi suhtega. Siit tekibki süsteemne viga – nõukogu ja juhatuse liikmed võivad küll tehinguid mõjutada, kuid igapäevaseid tehinguid juhivad üldjuhul keskastmejuhid või tegevjuhid. Kui tippjuhtkond mingeid tehinguid negatiivselt mõjutab, siis on need tavaliselt olnud süsteemse pettuse korral mõõdukas summas stabiilsed tehingud või väga suured tehingud. Kui mõtlete, kes teie ettevõttes või asutuses küsib hinnapakkumusi, kes valmistab ette hinnapakkumuse päringu saavate ettevõtete loendi või päringu tehnilise sisukirjelduse, jõuate nende isikuteni, kes tegelikult peaksid deklareerima oma seoseid. Kontrolliküsimuseks deklareerijate ringi määramisel on see, kes on isikud, kes saavad mõjutada ostuotsuseid?

Meetmed ja vahendid

Ettevõttel on keeruline oma töötajate tausta kontrollida. Äriregistrist ja sotsiaalmeediast saab üsnagi piiratud informatsiooni, kuid need on sisuliselt ainsad legaalsed võimalused töötaja kohta tasuta andmeid koguda. Turul on küll ka tasulisi teenuseosutajaid, kelle pakutavatest infoportaalidest saab seoseid kindlaks teha, kuid süsteemi loomiseks tuleb kindlasti lasta töötajatel endil tööandjale andmeid deklareerida. Näiteks kui personalitöötaja on palunud töötajal täita tema perekonnaliikmete kohta isikukaardi, saab sealt kätte osa lähedaste andmed (vanemad, lapsed, abikaasa ja eksabikaasa). Kuid seda isikute ringi, mida korruptsioonivastane seadus või RTJ ette näeb, isikukaardil kindlasti ei kajastata.

Samuti on keeruline tööandjal hinnata, milliste ettevõtete tegevust saab tema töötaja mõjutada. Kui äriregistrist saab kindlaks teha töötaja ametlikud seosed ettevõtetega (omanikustaatus või juhtorganisse kuulumine), siis andmeid selle kohta, milliste ettevõtete üle on töötajal kontroll või oluline mõju, ei ole lihtne koguda. Kas teie ettevõte palub töötajal deklareerida, milliste ettevõtete aktsiaid ta omab? Üldjuhul ei kuulu see tööandja õigustatud huvi alla, mistõttu selliste andmete esitamist ei saa ka töötajalt nõuda.

Tööandjal tuleks koostada organisatsioonisisene regulatsioon ja deklaratsiooni vorm nii, et töötajal on kohustus deklareerida kõik nii enda kui ka oma lähedaste seosed ettevõtetega, mis on asjakohased. Kord aastas deklaratsiooni täitmine ei võta töötajal ülemäära aega, kuid aitab olulisel määral pettuseriski maandada.

Andmed raamatupidajale

Sageli näeme, et kui organisatsioonis on seotud osapoolte deklareerimine korraldatud, siis on kogutud andmed nii salajased, et neid ei näidata ka raamatupidajale. Siin tekib aga küsimus – mis on andmete kogumise eesmärk, kui raamatupidaja neid ei tea? On ilmselge, et seotud osapoolte loetelu peab olema kättesaadav nii tegevjuhtkonnale, ostuotsuste eest vastutavale isikule kui ka raamatupidajatele. Piisab, kui sellele ringile avaldatakse ettevõtete loend, mitte andmed, millise konkreetse töötajaga vastav ettevõte on seotud. Ainult nii on võimalik enne tehingute tegemist kogutud andmete põhjal hinnata, kas tegemist on seotud osapoolega tehtava tehinguga ning vajaduse korral rakendada kontrolle tehingu tingimuste ülevaatuseks, et tagada protsessi eesmärk – läbipaistvad ja ausatel tingimustel toimuvad tehingud.

[1]Ametiisik on füüsiline isik, kellel on avaliku ülesande täitmiseks ametiseisund sõltumata sellest, kas ta täidab talle pandud ülesandeid alaliselt või ajutiselt, tasu eest või tasuta, teenistuses olles või vabakutselisena või lepingu, nimetamise või valimise alusel. Korruptsioonivastane seadus, § 2 lg 1.

Osale arutelus

  • Siiri Antsmäe, Grant Thornton Baltic, siseauditi valdkonna juht

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Veebipõhine Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara terviklahendus

Tänapäeva ettevõtete väljakutseks on pidev ärikeskkonna muutumine. Majandus- või äritarkvara peab seejuures olema paindlik, kasvama koos ettevõttega. Samas tuleb koguda ja vaadata oma andmeid täiesti uuel viisil, et teha tuleviku otsuseid, mitte konstateerida minevikku. Majandustarkvara peab olema kaasaegne, hästi integreeritud ja aitama tööaega kokku hoida.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Uudised

Tööriistad