Pettusi võimaldavaid olukordi saab ennetada

Ülle Pärl
Ülle Pärl annab nõu, kuidas pettusi avastada ja vältida

Raamatupidamise üks olulisi ülesandeid on avastada organisatsioonis toime pandud pettusi ja suurendada organisatsiooni läbipaistvust, et vältida pettusi võimaldavaid olukordi. Artiklis anname näpunäiteid, kuidas pettusi avastada ja ära hoida.

ASFE (Association of Certified Fraud Examiners) 2012. aastal avaldatud uuringu andmetel on ettevõtete kulud, mis tekivad töötajate petturliku tegutsemise tõttu, ligikaudu 5% müügikäibest. Sama uuringu andmetel avastatakse raamatupidamissüsteemi abil ainult 5% ettevõtetes toime pandud pettustest.

Eespool nimetatud uuringu kohaselt on kõige suuremaks pettuste valdkonnaks varade mittesihipärane kasutamine (ligikaudu 87% kõikidest pettuste juhtudest). Näiteks tulude koorimine (kulud tööandjale, tulud isiklikku ettevõttesse), raha, materjalide ja kauba varastamine ning töötasudega seotud pettused.

Tulude koorimine

Raha omastamise peamised meetodid on petturlikud väljamaksed (ca 65% pettuse juhtudest); tulude koorimine (ca 21% pettuste juhtudest) ja raha vargus (ca 15% juhtudest). Kuigi petturlikke väljamakseid tehakse kõige rohkem ja ka selle pettuse liigi tõttu saadud kahjud on suurimad, on kõige keerulisem avastada tulude koorimise juhtumeid. Tulude koorimise juhtudest ei jää tavaliselt kahju kannatava ettevõtte raamatupidamisse mingisugust jälge.

Tulude koorimise all peetakse silmas pettuse juhtumeid, kus ettevõtte töötaja ettevõtte ressursse (seadmeid, ruume, töökaaslaste ja ka enda tööaega) kasutades osutab teenust või müüb tooteid enda või oma firma nime alt.

Näiteks ehitusspetsialist Jüri sõlmib tellija Mariga kokkuleppe, et teha Mari majas kiireloomulisi remonditöid. Järgmisel päeval saabubki Jüri koos nelja töömehega objektile. Töödeks Mari majas kulub ligikaudu kolm tundi. Jüri esitab oma ettevõtte alt (Remont Jüri OÜ) Marile arve tehtud tööde eest, mille Mari tasub. Jüri töötab ettevõttes Remont OÜ neljaliikmelise brigaadi töödejuhatajana. Seega on Mari majas remonditöid teinud brigaadi liikmed kõik Remont OÜ töötajad, samuti on transpordivahend ning töö teostamiseks vajalikud seadmed ja materjalid Remont OÜ omad. Töö tehti ajal, mil Remont OÜ andmetel pidi see brigaad viibima objektil Tähtis Maja. Pärast Mari majas tööde lõpetamist siirdub sama brigaad eespool nimetatud Remont OÜ objektile Tähtis Maja, päeva lõpuks lõpetatakse tööd ka objektil Tähtis Maja.

Nagu toodud näitest võib näha, ei jää tulude koorimisest kahju kannatava ettevõtte (antud näites Remont OÜ) raamatupidamisse mingisugust jälge, sest nii müügitulu kui ka sissetuleva raha omastamine toimub enne selle kajastamist kahju kannatava organisatsiooni arvestuses.

Kuna tulude poole pealt ei jää kahju kannatava ettevõtte raamatupidamisse ühtegi jälge, siis selliste pettuste avastamine on võimalik kas kulude ja ressursikasutuse detailse analüüsi tulemusena või/ja lootes juhusele ja heale koostööle klientidega.

Kõik rahaline, st raamatupidamise süsteemis leiduv kulude info on tavaliselt kõrgel agregeerituse tasemel. Agregeeritud tähendab, et üks (kulu)number sisaldab mitme faktori ja otsuse koosmõju. Kulunumber tekib vähemalt kahe komponendi koosmõjul (korrutamisel): ressursikasutuse maht/hulk ja selle ressursi ühiku maksumus. Siit tulenevalt võib ühe ja sama suurusega kulu põhjustada erinevad protsessid ja komponendid.

Toome ühe näite. Ettevõttes valmistatakse kaks (pealtnäha) sarnast toodet. Mõlema toote puhul kasutatud materjali kulu on raamatupidamise andmetel 10 eurot ühe toote kohta. Esimese toote jaoks kulus materjali 2 kg ja selle materjali kg hind oli 5 eurot (2 x 5 = 10), teise (sarnase) toote tegemiseks kulus 5 kg materjali, mille hind oli 2 eurot kg kohta (5 x 2 = 10). Eeldame, et eelarve kohaselt peaks selle toote materjali kulu olema keskmiselt 10 eurot toote kohta. Eelarve koostamisel oli eeldatud, et ühe toote tegemiseks on vaja kasutada 4 kg materjali ning eeldatav materjali kg hind on 2,50 eurot (4 x 2,5 = 10).

Võrreldes mõlema toote raamatupidamise andmete kulusid plaanituga tundub, et tegevused toimusid vastavalt plaanitule (või eelarve kohaselt). Kuigi raamatupidamise andmetel on kulud vastavuses plaaniga, on mõlema toote tegemisel kasutatud materjali hulk erinev algselt plaanitust (miks?) ja ka erinev kahe toote võrdluses (miks?) ning mõlemal puhul oli materjali hind võrreldes plaanituga erinev (miks?). Nimetatud juhul on täpselt samade kuluandmete taga (10 eurot toote kohta) tegelikult erinevad protsessid ja otsused.

Agregeeritud tasemel ja protsessidega seostamata raamatupidamisinfo alusel ei ole võimalik luua pilti kõrvalekalletest, samuti ei saa infot erinevustest võrreldes „normaalse” või plaanitu/ettenähtuga.

Erinevused on olulised

Ressursside kasutamise analüüsi oluline osa on kuluinfo detailideks võtmine (nt teguranalüüsi abil). Lisaks raamatupidamissüsteemi ning arvutus- ja analüüsimeetodite tehnilisele valdamisele on palju olulisem ettevõtte protsesside väga hea tundmine. Just see võimaldab leida andmete suurest hulgast need, mida on põhjust analüüsida detailsemalt ja sellega „ilmutada” esmane pilt toimuvast. Erinevuste leidmisele on üles ehitatud ka mitmed ärianalüüsi tarkvarad, mille kasutamine on samuti soovitatav.

Ettevõttesiseste analüüside koostamise peamine eesmärk on üles leida ja märgata olulisi erinevusi.

Kõik see, mis toimus plaanitu kohaselt ning on ühesugune (sarnane) üle ettevõtte, ei paku juhtidele tegelikult huvi. Huvi pakuvad erinevused!

Miks erinevused on olulised? Ainult erinevuste leidmise abil on võimalik leida üles protsessid ja tehtud otsused, mille muutmisel saab ettevõte saavutada paremaid tulemusi. Erinevuste avastamisel saame õppida nii vigadest kui ka headest praktikatest.

Juhul kui tegelikud andmed erinevad plaanitust, võib olla põhjus selles, et ei osatud ette näha toimuvat. See aga viitab turu, keskkonna või protsesside vähesele tundmisele. Järelikult oli midagi, mida plaanide tegemisel ei osatud ette näha või olid mingid protsessid, mida ei tuntud piisavalt. Erinevuste põhjused tuleb selgeks teha (erinevused protsessides ja otsustes võrreldes plaanituga), et edaspidiste otsuste ja tegevuste tarvis õppida.

Erinevused võivad tekkida ka organisatsiooni eri osade/töötajate näitajate ja tulemuste vahel. See tähendab, et mõned töötajad (organisatsiooni osad) toimisid teisiti kui ülejäänud. Kui teisiti toimimise tulemus oli ettevõttele kahjulik (sh pettused ja kuritarvitused), siis on vaja välja selgitada põhjused. Ettevõtte kulude seisukohalt pole tegelikult oluline, kas erinevalt (kahjulikult) toimimine oli sihipärane või tingitud teadmatusest/oskamatusest – igal juhul on vaja edasiste kulude vähendamiseks need põhjused kõrvaldada. Eesmärk on edaspidi selliseid toimimisi ja protsesse ennetada ja vältida.

Juhul kui teisiti toimimise tulemus osutus ettevõttele kasulikuks (head praktikad), on samuti vaja välja selgitada, kuidas ja miks see nii toimus, et edaspidi häid praktikaid ettevõttes laiemalt kasutada.

Nagu eespool toodust võib järeldada, on kõikide erinevuste ülesleidmine oluline. Nii nende, mis kahjustavad (võivad edaspidi kahjustada) organisatsiooni tulemusi (sh pettused ja kuritarvitused) kui ka nende, mis mõjuvad hästi ettevõtte tulemustele. Esimesel juhul on vajalik info süstemaatilistest vigadest ja kuritarvitustest, teisel juhul headest praktikatest. Seega on ettevõtte konkurentsis püsimise oluliseks eelduseks nii heade kui ka kahjulike praktikate (erinevuste) ülesleidmine, väljatoomine, analüüsimine, üldistamine ja nendest õppimine.

Selgitada välja pettuse asjaolud

Esimene samm tulude koorimise pettuste avastamisel on koostada dokumentide ja raamatupidamisandmete põhjal tehtav detailidesse minev analüüs. Juhul kui selguvad erinevused ja kõrvalekalded, mida ei osata seletada või mis võivad viidata pettustele, on vaja rääkida erinevate inimestega. Asjaolude väljaselgitamine peaks algama kaugemast ringist ja võimalikult neutraalsetest inimestest. Selliste intervjuude (vestluste) eesmärk on selgitada ja täpsustada konteksti, üldisi protsesse ja võimalikke tehnilisi ja andmete kogumisel/süstamatiseerimisel ning analüüsil tekkida võivaid ja/või tekkinud vigu. Meie Jüri-Mari näites peaks uurima, kuidas tavaliselt tellimusi täidetakse, kui palju aega võtab sarnastel objektidel sarnaste tööde teostamine teistel brigaadidel, milline on seis turul sarnaste tööde tellimuste puhul jms.

Juhul kui neutraalsete, kolmandate osapooltega tehtud vestlused ja täiendavad analüüsid ning andmete kontrollimine ei selgita piisavalt kõrvalekallete asjaolusid (või viitavad kuritarvitustele), tuleb teise sammuna rääkida kuritarvituse korda saatnud (või tavalisest erinevalt toiminud) töötajaga seotud inimestega. Jüri-Mari näite puhul rääkida Jüri brigaadi kuuluvate töötajatega nende tavalisest töögraafikust, viimati tehtud töödest, probleemidest, mis neil on oma töös ette tulnud jne.

Kindlasti tuleb rääkida ka inimesega, kelle suhtes on tekkinud kahtlus. Küsida selgitusi tavalisest erinevate andmete tekkimise kohta, välja selgitada protsessidega seotud probleemid, selgitada andmeid ja näitajaid, mille põhjal need erinevused välja joonistuvad. Toimepandud kuritarvituste ja pettuste puhul peaks kahtlusalusega rääkima pärast seda, kui neutraalsematest allikatest pärinev lisainfo on juba olemas.

Koostöö klientidega aitab pettusi avastada

Üks oluline võimalus tulude koorimise juhtumite avastamisel on hea koostöö klientidega. Paljud eespool kirjeldatud Jüri-Mari juhtumitega sarnased juhud tulevad välja tänu klientidele. Tavaliselt pöörduvad kliendid teenuse saamiseks ettevõttesse (meie näites Remont OÜ). Ka meie näites täideti tellimus Remont OÜ vahendite ja töötajatega. Klient kas ei saa üldse arvet ja tasub sularahas, ta ei pane tähele, et arve esitaja oli hoopis teine ettevõte (ettevõtete nimed on piisavalt sarnased, Remont Jüri OÜ) või siis põhjendab arve esitaja selle erinevuse usutavalt ära.

Pettus tuleb ilmsiks siis, kui klient pöördub pärast teenuse osutamist mingil põhjusel uuesti ettevõtte (Remont OÜ) poole. Klient võib soovida ka mingite vigade parandamist, tööde teostamise kohta täiendavate dokumentide esitamist (näiteks kindlustusele või kontrollorganitele või ametiasutustele jne). Sellisel juhul võib juhtuda, et Remont OÜ-s hakatakse otsima kliendile osutatud teenusega seotud dokumente ja müügiarvet ning neid ei leita. Edasise suhtluse käigus tuleb välja, et klient tasus tööde eest sularahas ja arvet ei saanud või tasus teisele firmale, mis omakorda on seotud Remont OÜ-s töötava töödejuhataja Jüriga.

Seega on oluline tulude koorimise pettuste avastamiseks ja ka ennetamiseks teha koostööd klientidega. Hea näide on nii meil kui ka paljudes teistes maades taksoteenuste kontrollsüsteem. Kliendid pannakse huvituma teenuse osutamise registreerimisest. Juhul kui taksojuht kliendile kviitungit ei anna, ei pea klient teenuse eest ka tasuma.

Üks võimalus tulude koorimise pettuste avastamiseks on müügiosakonna kontrollkõned klientidele. Helistama peaks ka nendele klientidele, kes millegipärast on loobunud teenusest. Kui tellimuse puhul on klient kontakti võtnud, kuid raamatupidamise andmetel pole arvet esitatud, siis peaks uurima, miks klient loobus tellimusest. Samuti saab kasutada pärast tellimuse täitmist kliendi tagasiside küsimiseks tehtud telefonikõnesid, mille käigus küsitakse ka lisainfot näiteks tööde teostamise mahu ja aja kohta.

Lisaks kulude analüüsile tuleb teha ka rutiinseid analüüse kliendisegmentide ja erinevate teenust osutavate üksuste (brigaadide) müügimahtude kohta. Välja selgitada suuremate ja väiksemate müügimahtudega kliendigrupid ja piirkonnad, suurte ja väikeste müügimahtude perioodilisus ning trendid jne.

Enamasti tulevad tulude koorimise juhtumid avalikuks siiski juhuse abil. Tavaliselt need töötajad, kes kasutavad tulude koorimist, teevad seda süstemaatiliselt ja pikema perioodi jooksul. Tegemist on tavaliselt piisavalt hea positsiooniga töötajaga (organisatsiooni või selle osade juhid), keda ettevõte piisavalt usaldab ja kel on ka võimalus suhteliselt vabalt ettevõtte varasid ja ressursse kasutada. Sageli on tegemist ka väga heade oma ala spetsialistidega. Kuna paljudel juhtudel võib tulude koorimise sooritaja osutuda ettevõtte võtmetöötajaks (tegemist on tippspetsialisti või väga olulist rolli/sidemeid omava juhiga), jäävad paljudel juhtudel tulude koorimise juhtumid kas karistamata või piirdutakse suhteliselt väikse karistusega. Pettuse avastamise eesmärgiks sellistel juhtudel ei ole mitte karistamine, vaid sellise olukorra loomine, mis takistaks ettevõttele kahjulikku tegutsemist edaspidi.

Olulisemaid meetodeid on ettevõtte läbipaistvuse suurendamine ja kontrollsüsteemide (loe raamatupidamissüsteemide) täiendamine.

Mitme uuringu andmetel tegutseb enamik inimesi hinnangulise vahelejäämise tõenäosuse järgi. Kui inimesed teavad, et kahjulikult toimimine on nähtav ja vahelejäämise tõenäosus suur, tegutsevad nad pigem ettevõtte huvidest lähtuvalt.

Meetodid, mis aitavad tulude koorimise juhtumeid ära hoida või neid paremini avastada:

  • teha kontroll nähtavaks;
  • järgida tehingute lahususe printsiipi;
  • kehtestada rutiinsed kontrollsüsteemid – nii protsesside, kvaliteedi, efektiivsuse kui ka varade (raha) üle;
  • kliendid kontrollijateks – allahindlused neile, kes ei saa kviitungit (taksodes ilma rahata);
  • klientide kaebused – menetlejateks on töötajad, kes ise ei tegele müügi ja raha kogumisega;
  • klientide teeninduse kvaliteedi kontrolli kõned – palutakse kinnitada toimunut;
  • ületundide jälgimine – milleks kasutatakse (sageli pettusteks);
  • puhkuste kohustuslik väljavõtmine;
  • töötajate organisatsioonisisene roteerumine;
  • raamatupidamissüsteemis paranduste ja „muude kulude” konto kasutamise jälgimine;
  • potentsiaalsete võimaluste analüüs – allahindluste võrdlused, lootusetute arvete võrdlus, ebatavaliste kannete ja kontode kasutamine.

Mõned analüüsivõtted:

  • selgitada välja madalama müügikäibega töötajad (esiviisik);
  • allahindluste, mahakandmiste asukoht – muutused ajas, suuremad „tegijad”;
  • allahindlused ja mahakandmised töötajate kaupa – muutused, suuremad „tegijad”;
  • eraldada erinevusega silma paistvad müügid ja laekumised;
  • eraldada osalise tasumisega müügid;
  • eraldada klientide arved, kelle kohta pole kontaktinfot;
  • eraldada uued kliendid.

Osale arutelus

  • Ülle Pärl, Estonian Business Schooli dotsent, ettevõtja ja raamatupidaja

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Kiire ja lihtne aruandlus ja palgaarvestus

Raamatupidamistarkvaraga AccountStudio muudad aruannete koostamise ja palkade arvestamise kordades lihtsamaks ja kiiremaks.

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Valdkonna tööpakkumised

Vaklak otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Tammiste Personalibüroo OÜ

06. mai 2018

Replace otsib RAAMATUPIDAJA-LAOARVESTAJAT

Replace OÜ

23. aprill 2018

Uudised

Tööriistad