Sularaha käitlemine – nõuded, mis kipuvad ununema

Siiri Antsmäe
Siiri Antsmäe kirjutab sularaha käitlemise nõuetest

Kümmekond aastat tagasi hakkas sularaha kasutamine vähenema – töötasu maksti valdavalt ülekandega pangakontole ning majanduskulude avanssi ja aruandlust hakati samuti arveldama panga kaudu. Me ei räägi siin neist ettevõtetest, kes riigimaksude vältimiseks ümbrikupalka maksavad.

Olgu täpsustuseks märgitud, et alljärgnev jutt ei ole e-raha või finantssektori sularahakäitlemise nõuetest, vaid tavalisest sularahakassast, olgu see siis mõeldud palga maksmiseks, klientidelt müügitulu saamiseks või muul eesmärgil.

Regulatsioonid

Raamatupidamise seadus ei sätesta otseselt nõudeid sularahaga seotud toimingutele. Kuid avalikule sektorile kehtivas riigi raamatupidamise üldeeskirjas, mille nimetuseks on alates 2017. aastast „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend”, on kehtestatud sularahale väga kindlad nõuded. Kuna erasektorile konkreetseid nõudeid ei ole, siis soovitan erasektori ettevõtetel lähtuda avalikule sektorile kehtestatud nõuetest kui heast eeskujust, sest need nõuded on asjakohased mõlemas sektoris.

Määrus sätestab, et kui riigiraamatupidamiskohustuslase üksusel on sularahakassa, kehtestab riigiraamatupidamiskohustuslane sularahakassa eeskirja.

Selles sätestatakse muu hulgas kassa maksimaalne limiit, e-riigikassas asuvale pangakontole inkasseerimise kord ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded[1]. Sularahakassa eeskiri ei pea olema eraldiseisev dokument, vaid võib olla ka nt üks peatükk raamatupidamise sise-eeskirjades. Tähtis on sisu ja oluliste reeglite sätestamine.

Sularahakassa maksimaalne limiit ehk millal on kohustus raha panka viia. Jaekaubanduses või teistes ettevõtetes, kus sularaharinglusesse on kaasatud nii kliendikassa, raamatupidamises asuv kassa kui ka pank, tuleb kehtestada kord, millise kassajäägi korral on kohustus viia raha nn järgmisele tasandile. 2016. aasta sügisel inventuure vaadeldes oleme näinud olukordi, kus kaupluse või tehasemüügi kassas on sularaha jääk väga suur ning kuigi maksimaalse kassa suuruse reegel on ettevõttes kehtestatud, siis seda ei täideta. See aga toob omakorda kaasa mitmesuguseid riske.

Turvanõuded, sh sularaha panka viimise kord– kes, millal ja kuidas raha panka viib. Kui seda teeb mõni töötaja, siis kas tema turvalisus on tagatud? Või kas selleks on tellitud vastav teenus? Riigisektorile tuleb meelde tuletada ka määruse nõuet – sularahakassa väljamineku orderi peab kinnitama lisaks kassapidajale teine isik[2].

Siin saab tuua näite, kus ühes väikeses Eesti linnas viis raamatupidaja ettevõtte kassa oma käekotis konkreetsel päeval igal nädalal panka. Seda, millal ta seda teeb ja kui suur on tavaliselt summa tema käekotis, teadsid väga paljud.

Turvanõuete all tuleb igal ettevõttel eeskätt mõelda, kus nende sularahakassa asub. Kas metallist karp ühe kabineti ülemises sahtlis on asjakohane ja turvaline? Kui suure summa hoidmine kaupluse kassas sularahana on kassapidajale ohutu? Suurte summade korral tuleb mõelda ka sellele, kuidas sularaha maja sees transporditakse. Tähelepanelikud tarbijad on kindlasti märganud jaekaubanduses süsteemi, mis mehaaniliselt ja turvaliselt viib raha kaupluse kassast peakassasse.

Dokumenteerimine

Dokumenteerimisvoo juures tuleks igal raamatupidamisüksusel läbi mõelda, kuidas oleks protsessi kõige asjakohasem luua. Kõik ettevõtted on erinevad, sealhulgas kuidas ja kust sularaha tekib, mistõttu tuleb ka protsess vastavalt luua. On selge, et sularaha sissetulek tuleb fikseerida sissetulekuga ja väljaminek – olgu see siis raha panka viimine või näiteks majanduskulude eest väljamakse tegemine töötajale – väljamineku orderiga. Kas orderitele lisaks koostatakse veel mingi dokument, on juba iga ettevõtte kontrolliprotsessi küsimus.

Toon taas näite halvast töökorraldusest. Ettevõtte sularaha tuli varude laost teostatud toodangu müügist. Sularaha viidi lihtsalt, ilma lao ja raamatupidamise vahelise liikumise fikseerimiseta nn suurde majja, mistõttu oli hiljem keeruline määrata, kui palju üldse sularahas müüki oli toimunud. Kuid raamatupidaja tegi omakorda kassast oma töötajatele majanduskulude väljamakseid, andes raha kuludokumendi vastu. Ordereid ei vormistatud, allkirju kuhugi ei võetud. Töötaja toodud kviitung läks sahtlisse. Seega ei olnud hiljem võimalik ka selgeks teha, kui palju oli põhjendatud kulusid kassast välja makstud ja kui palju oli raha kassast lihtsalt kadunud. Ettevõtte kogukahju mitme aasta jooksul toimunud pettusest oli ligi 100 000 eurot.

Kassa inventuurid

Riik on määrusega sätestanud, et vähemalt kord aastas tehakse sularahakassade inventuur[3].

Riigisektorile kehtivas määruses on sularaha inventuuri protsessina sätestatud järgmist[4]:

1) sularahakassa inventuuri käigus loetakse üle kassas olev sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mille allkirjastavad inventuuri osalised ning edastavad raamatupidamisüksusele;

2) raamatupidamisüksuses kontrollitakse sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, inventuuriakti kinnitab raamatupidamise esindaja allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega; puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690; ülejäägid kantakse tuludesse (388890).

Kuigi sularahakassa inventuuri on kohustuslik teha vähemalt kord aastas, on see protsess selline, mida tegelikult tuleks teha sagedamini. Ka siin on riigisektoris veelgi täpsem nõue – sularahakassa ootamatut kontrollituleb teha vähemalt kaks korda aastas[5].

Kuid innustaksin siinkohal igat ettevõtet hindama ootamatute inventuuride vajadust kooskõlas kassa rahakäibe kiiruse ja summadega. Ehk on asjakohane teha seda kolm-neli korda aastas.

Ootamatu inventuuri käigus tuleks jälgida, kas

  • kassaorderid on korrektselt olemas, sh numeratsioon on õige ja seda pole võimalik muuta;
  • kassajääk on inventuuri hetkel raamatupidamisandmetega kooskõlas;
  • kõik vajalikud dokumendid on olemas – sissetuleku- ja väljaminekuorderid, millel on mõlema poole allkiri.

Auditite käigus oleme näiteks näinud, et kassaorderite numbrid tulid raamatupidamisprogrammist ja programm andis need automaatselt järjestikustena. Esialgu tundus kõik korras olevat, kuid hiljem selgus, et numbrit saab süsteemis käsitsi muuta. Kuna polnud kindlust, kas väljaantud orderitel olid ka tegelikult järjestikused numbrid, kas mõnda numbrit oli kasutatud mitu korda ning seetõttu oli olnud võimalik ka süsteemselt petta kassast raha kõrvaldades.

  • Kui kassainventuuri teeb kassa arvestuse eest vastutav raamatupidaja ja/või kassa eest vastutav isik, siis ei täida inventuur oma eesmärki. Ka kassainventuuri komisjoni loomisel tuleb meeles pidada sama reeglit, mis varude lugemisel – komisjoni peavad kuuluma inimesed, kes ei tea saldot ning ei saa seda infot ka enne inventuuri süsteemist vaadata. Ainult nii on tagatud sõltumatu ja objektiivne kontroll.

Vastutus kassa eest

Vastutus kassa eest tuleb selgelt ja üheselt kindlaks määrata – nii vastutaja isik kui ka tema õigused ja kohustused. Raamatupidamisüksuse töötajate vastutus määratakse ametijuhendites[6]. Selle raamatupidaja ametijuhendis, kelle ülesanne on kassa eest vastutada, peab see ka kirjas olema. Töölepingu seadus määratleb samuti, et töötajaga sõlmitav leping peab sisaldama tööülesannete kirjeldust[7].

Teine küsimus on see, kas kassapidaja vastutab kassa eest ka varaliselt. Siinkohal panen taas kõigile südamele: kui te ei ole sõlminud töölepingu seaduse kohaseid varalise vastutuse lepinguid ning ei maksa töötajale igakuist palgast sõltumatut hüvitis, siis töötajal varalist vastutust ei ole.

Seda pole isegi siis, kui teil on enne kehtiva töölepingu seaduse jõustumist leping allkirjastatud või vastutus on määratud toona sõlmitud lepingus ühe kohustusena.

Varalise vastutuse sisuliseks rakendamiseks peab olema sõlmitud leping, mis lähtub töölepingu seaduses toodud nõuetest ning töötaja peab saama igakuist hüvitist, mis ei ole seotud tema töötasuga.

[1] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 17 lg 2

[2] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 15 lg 6

[3] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 50 lg 2 p 5

[4] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 52 lg 1

[5] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 51 lg 1

[6] Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend § 15 lg 2

[7] Töölepingu seadus § 5 lg 1 p 3

Osale arutelus

  • Siiri Antsmäe, Grant Thornton Balticu siseauditi valdkonna juht

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad:

Palgakalkulaator

Tarkvara

Lihtne, soodne ja turvaline veebipõhine dokumendihaldussüsteem

Midagi installeerida pole tarvis ja aastase paketi kuutasuks on vaid 8.99 eurot kogu ettevõttele, mitte inimese kohta.

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Valdkonna tööpakkumised

EESTI KUNSTIMUUSEUM otsib FINANTSJUHTI

Eesti Kunstimuuseum

31. märts 2017

Uudised