Paremaks muutumise aasta

Kristjan Otsmann
Koolitaja Kristjan Otsmann jagab nippe, kuidas alanud aastal tõhusamalt...

Alanud aasta on suurepärane võimalus muutuda iga kuu veidi paremaks ennast arendades ja olemasolevaid tegevusi tõhustades.

Uus aasta tuleb eelmisest parem siis, kui aasta jooksul teha tosin pisimuudatust, mõnda asja uutmoodi tehes ja olemasolevaid tegevusi optimeerides. Kui iga kuu teha ära üks tilluke uuendus, siis lõppmuutus aasta lõpus on märkimisväärselt suur. Tähtis on see, et uute asjade õppimine ja olemasolevate korrastamine püsiksid tasakaalus.

Õpi paar tundi nädalas

Millised teadmised ja oskused aitavad sul paremini oma tööd teha? Pane esimese hooga kümmekond esimesena pähe tulevat ideed kirja. Kui paber kipub tühjaks jääma, siis võta iga päev hetk mõtisklemiseks, mida uut oleks hea õppida. Täienda seda loetelu nädala vältel. Seejärel vali välja kõige suurema mõjuga õppimise koht. Kui see tundub liiga ratsionaalne lähenemine, siis võta lihtsalt kõige huvitavam või meeldivam. Oluline on, et õpid asju, mida tahad õppida ning mille puhul sa näed õppimisest tulenevat kasu. Järgmisena mõtle, mida vajad õppimiseks. Milliseid raamatuid, veebisaite, juhiseid? Milliseid teisi abivahendeid kaustikust tarkvarani? Pane need valmis, et abivahendite puudumine ei muutuks ettekäändeks õppimist edasi lükata.

Loo igasse nädalasse enda arendamiseks sobivaim aeg. Tunnike päeva alguses, vahetult enne või pärast lõunapausi või hoopis tööpäeva lõpus. Paari tunni kaupa kahel päeval nädalas või hoopis pool päeva kindlal nädalapäeval.

Tähtis on leida enda arendamise rütm. Kui õppida iga päev kindlal ajal või igal nädalal kindlas ajamustris, muutub õppimine harjumuspäraseks ja tulemuslikumaks.

Kasuta õppimiseks ka vabu hetki, kui pole muud teha: näiteks ühistranspordis sõites, enne veniva koosoleku algust, mõnel puhkepausil. Igaühe parimad hetked õppimiseks on erinevad, kasuta neid hetki, mis sobituvad sinu ajamustrisse parimal võimalikul moel. Pärast iga õpihetke võta kümmekond sekundit, et enda jaoks sõnastada, mida omandasid. Soovi korral võid pidada ka päevikut, kuhu paned iga kord kirja, mida uut teada said. Sel moel õpitu kordamine aitab uuel materjalil kinnistuda.

Auditeeri tööprotsesse

Aasta algus on hea aeg vaadata üle asjade tavapärane käik ning leida kohti, mida annab parandada. Hakatuseks võib monitoorida nädala-paari jooksul oma ajakulu: pane Exceli tabelisse või paberilehele kirja, mida tööl teed ja kui palju aega kulub mingile tegevusele. Selleks on olemas ka tarkvara, levinuimad on Toggl.com ja RescueTime.com – mõlemat saab kõige lihtsamas funktsionaalsuses tasuta kasutada. Alternatiivina võid alla laadida tasuta aja monitoorimise tarkvara Baralga (https://baralga.github.io). Nüüd saad ajakulu analüüsida ja leida kõige suuremad kulukohad: millised tegevused võiks üldse tegemata jätta ning sellest ei juhtuks midagi?

Osa inimesi teeb endale nimistu ehk to-do list’i kõrvale stop-doing list’i tegevustest, mida ta enam ei kavatse teha. Milliseid tegevusi saaks kellelegi teisele edastada? Seda tasub teha nende tegevustega, mille puhul aja kokkuhoid on väiksem delegeerimisele kulutatavast ajast ning tulemus vähemalt 80% sellest kvaliteedist, mida suudame ise pakkuda. Milliseid tegevusi automatiseerida? Kuidas teha asju lihtsamini Excelis, raamatupidamistarkvaras või e-suhtluses? Milliste tegevuste puhul saad teha vähem, nii-öelda hädavajaliku miinimumi? Millised tegevused ei lisa eriti midagi lõpptulemusele juurde? Milliseid tegevusi saaks teha rühmaga koos nii, et ümberlülitumiseks kuluks võimalikult vähe aega? Kui teha sarnaseid tegevusi järjest, väheneb ajakulu. Millised on sinu kõige häirivamad ootamatused ja ajaröövlid? Kuidas saad neid ennetada või nendega sujuvamalt toime tulla?

Mõtle läbi, mil moel saaksid iga päev vähemalt paar tundi töötada keskendunult, ilma et keegi segaks, ning milline on selleks parim aeg. Kuidas teised saavad aru, et tahad parasjagu keskenduda? Mõtle läbi, kellega ja milliseid kokkuleppeid vajad keskendunud tööaja suurendamiseks. Aja monitoorimise asemel võid ette võtta oma töökirjelduse või panna lihtsalt kirja, milliseid tegevusi teed, seejärel käia tegevus tegevuse haaval läbi eespool kirjeldatud optimeerimisküsimused.

Hinda ja tegutse

Tõenäoliselt selgub tegevust analüüsides mitu parenduskohta. Esimesena võta ette see parendus, mille mõju ilmneb kõige kiiremini. Meid hoiavad käigus kiired võidud – kui näed ja tajud mõne muudatuse tulemust, siis see motiveerib edaspidi veelgi tõhusamalt tegutsema. Mille põhjal saad teada, et muutus end ära tasub? Võta kord nädalas hetk, et monitoorida muudatuse mõju ja korrigeerida tegevusi. Kui võtta ette ja teha teoks üks pisike muudatus igas kuus, on aasta lõpus olukord kindlasti paranenud.

Osale arutelus

  • Kristjan Otsmann, aja- ja projektijuhtimise koolitaja, www.selgepilt.ee

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Kiire ja lihtne aruandlus ja palgaarvestus

Raamatupidamistarkvaraga AccountStudio muudad aruannete koostamise ja palkade arvestamise kordades lihtsamaks ja kiiremaks.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad