Eelarve – vahend eesmärkide saavutamiseks

Marin Jakobson
Siseauditi juht Marin Jakobson kirjutab eelarve täitmisest ja analüüsist

Pelgalt koostatud eelarve ei ole juhtimisotsusteks vajalik instrument. Otsuste tegemiseks tuleb jälgida ka eelarve täitmist ning seda analüütiliselt hinnata.

Suvel kirjutasin raamatupidaja.ee portaalis tulemusjuhtimise ja strateegilise planeerimise raames eelarve koostamisest ning raamatupidaja rollist selles protsessis, seekord annan ülevaate sellele järgnevatest etappidest: eelarve täitmisest ja analüüsimisest.

Heal lapsel mitu nime

Olen kokku puutunud mitme ettevõttega, kus arvatakse, et eelarve on omane pigem avalikule sektorile või peab see olema projektipõhine. Kuid nende ettevõte oma tegevustes eelarvet küll ei kasuta. Esimest korda sellist seisukohta kuuldes ehmatasin ära. Mõtlesin hirmuga, kuidas sellises ettevõttes protsessid toimuvad ja rahaasju korraldatakse, kui juhtkond firma finantse üldse ei planeeri. Siis aga tabasin ära, et sõna „eelarve” seostus neile sõnade „riigieelarve” ja „eelarvelised eraldised” jms tõttu pigem avaliku sektoriga. Kui aga küsisin, kas te kulude-tulude prognoose üldse ei koosta, oli jutt hoopis teine.

Ärge laske end heidutada sõnast või mõistest – mõte on see, mis loeb. Julgen väita, et olgu tegemist avaliku, era- või mittetulundussektoriga – kui mingi tegevusega kaasnevad kulud (tegevuskulud, palgad, investeeringud jne), peavad olema ka tulud. Need vastastikused rahavood peavad olema tasakaalus ja läbimõeldud, et kulud ei ületaks tulusid.

Eelarvetsükkel koosneb neljast etapist

Samas tuleb tõdeda, et ega eelarve seostamine projektiga olegi nii vale. Ent mitte vaid selles võtmes, et igal projektil peab olema eelarve, vaid pigem sellest aspektist, et tegelikult on eelarve ise projekt. Eelarvestamist saab vaadata projektijuhtimisest tuttava Demingi ringi ehk PDCA tsükli abil.

Demingi ring
Demingi ring

Demingi ringilt saame välja lugeda, et kogu tegevus toimub katkematu ringina ning iga eelmine etapp on järgmise etapi sisendiks. Selline lähenemine on strateegiliste eesmärkide täitmiseks üsna levinud ja minu hinnangul ka väga vajalik.

Kahjuks olen kokku puutunud olukorraga, kus eelarvet küll planeeritakse, tehakse kulusid ning isegi mingi intervalliga (vähemalt kord poolaastas) vaadatakse olukord üle (etapp „kontrolli”), ent kui selleks ajaks tekkinud seis ei vasta planeeritule, siis tehakse vaid selliseid muudatusi, mis tagaksid perioodi lõpuks kulude-tulude nulli viimise (st miinuse tekkimisel tõmmatakse kulusid koomale). Sügavamat analüüsi ja strateegilisi otsuseid selle põhjal ei tehta ning olukorra tekkimise põhjuseid uue perioodi eelarve koostamisel ei arvestata. See tähendab, et Demini ringist jäetakse ära etapp „korrigeeri” või tehakse see pealiskaudselt, et lahendada hetkeolukorda, kuid ei arvestata strateegilisi eesmärke. Jätkusuutlikuks ja eesmärgistatud tegevuseks on kõige olulisem just nimelt neljas etapp. Vigadest õpitakse – ärge kartke oma organisatsiooni rahaasjades samu õpetussõnu järgida.

Eelarve ei ole eesmärk

Ehkki tasakaalus eelarvet on ilus vaadata, annab see vaid näilise kindlustunde, kui selles sisalduvad read pole mõtestatult seostatud organisatsiooni tegevusega ja ennekõike eesmärkidega. Tõelise kindlustunde annab eelarve siis, kui juht teab, et kui juhtubki midagi prognoositust erinevat, siis on tal olemas läbimõeldud plaan ja vahendid õigete otsuste tegemiseks.

Kuidas eelarve saab abiks olla? Väga lihtsalt – kui organisatsioonil on strateegiline plaan ja tegevuskava, siis planeeritavad tegevused tuleb n-ö hinnastada ja prioriseerida. Juhul kui on teada, palju mingi tegevuse/eesmärgi täitmine maksab ning tegevused on planeeritud selliselt, et need toetaks püstitatud eesmärkide saavutamist, saab kriisiolukorras (kui mingil põhjusel jääb tulude laekumine teatud perioodil või üldse plaanitust väiksemaks) teha kiiresti organisatsiooni püsimajäämiseks vajalikke ja läbimõeldud otsuseid.

Alati on tegevusi, mida lihtsalt peab tegema. Kui välja arvutada, mis on nende tegevuste maksumus, siis on teada ka minimaalne tuluvajadus. Kõik ülejäänud laekumised saab planeerida arendustegevusteks – olgu need siis investeeringud, täiendavad eesmärgid, personali juurdevõtmine vms.

Oluline on teada, millised on tuluallikad ja mis ajaks on oodata raha laekumist.

Kui on teada, et tuluallikad on erinevad (tegevustulud, toetused, projektiraha jne), siis on otstarbekas ka juba kulude puhul mõelda, millisest allikast need kaetud saavad. Kõige tavalisem on selline olukord juhul, kui peale peamise tuluallika (tegevustulu või riigieelarveline eraldis) saab organisatsioon tulu ka kindlatest projektidest või toetustest.

Toon lihtsa näite: organisatsiooni tuludest 50% moodustab riigieelarve ja 50% erinevad projektitoetused. Lihtsustamiseks ütleme, et projekte on kokku kümme, kuid neist viies on ette nähtud vahendid ka palgakuludeks. Tuleb kindlaks teha kogu aasta personalikulude vajadus, märkida ära, kui palju on võimalik katta nendest viiest projektist saadavate vahenditega ning siis on teada, kui palju põhitulust tuleb personalikuludeks planeerida. Nii tuleks toimetada iga kuluartikli kaupa. Kui nüüd juhtub, et mingi plaanitav projektiraha siiski ei laeku või laekub hiljem, on kohe näha, milliste artiklite kulusid see mõjutab ja saab teha edasised otsused selliselt, et negatiivne mõju oleks minimaalne.

Neli soovitust kriisi vältimiseks

Eelarveliste kriiside vältimiseks (või vähemalt toimivad lahendused nende kiireks likvideerimiseks) on oluline:

  • teada, kust raha tuleb ja mis osas ning millele on seda kasutada plaanitud (iga kulu katteallikas on teada);
  • jälgida kindla sagedusega eelarve täitmist (nii kulude kui ka tulude poolt ja tihedamini kui kord poolaastas);
  • vaadata oma tegevuste „hinnakirja” ja prioriteetsusastet – mis tegevusi saab edasi lükata või ära jätta;
  • analüüsida, mis põhjusel tekkisid prognoosiga võrreldes erinevused ning arvestada selle infoga järgmise perioodi eelarve planeerimisel.
  • Marin Jakobson, Grant Thornton Balticu siseauditi juht, CGAP

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad