Kuidas infot tulemuslikult edastada ja vastu võtta

Ülli Kukumägi
Psühholoog Ülli Kukumägi annab nõu, kuidas paremini infot edastada ja vastu...

Tarku juhte, samuti nagu tarku kuningaid, on läbi ajaloo iseloomustanud oskus koondada enda ümber arukaid nõuandjaid, kes suudavad parimat nõu jagada. Raamatupidajatest on saamas juhtide nõustajad, ent lisaks faktilisele teabele on hea tulemuse saavutamiseks vaja teada ka seda, kuidas infot edastada ja vastu võtta.

Kuigi meile kõigile meeldivad positiivse sisuga uudised, tuleb tahes-tahtmata ette olukordi, kus peame edastama või vastu võtma negatiivse sisuga teateid. Niisugused hetked ei ole tavapäraselt parimad ei sõnumi vastuvõtja ega ka edastaja seisukohalt, tekitades pingeid ja ebameeldivusi. Kuidas käituda, kui tekib vajadus negatiivset infot edastada?

Tahame või mitte, peame arvestama faktiga, et meie aju on orienteeritud märkama potentsiaalset ohtu sisaldavaid tegureid, näiteks tundmatu taustaga juhi määramine meie otseseks ülemuseks või ajalehes ilmuv artikkel pealkirjaga „Globaalne soojenemine – maailmalõpu ennustaja”.

Keskendudes positiivsele, liigume edasi

Ellujäämiseks on loodus varustanud meid oskusega märgata negatiivset enam kui positiivset. Positiivset märkama tuleb end teadlikult harjutada. Teadlased Marc Trussler ja Stuart Soroka sooritasid paar aastat tagasi Kanadas McGilli ülikoolis katse, kus uuriti inimeste reaktsioone erineva sisuga uudistele. Selgus, et tahtmatult peatuvad meie silmad uudisvoos negatiivsetel või potentsiaalset ohtu sisaldavatel pealkirjadel, isegi kui eelistame positiivse sisuga uudiseid. Või näiteks negatiivse sisuga kuulujutud kuulsuste kohta – uudis lahkuminekust levib tavapäraselt kiiremini kui uudis toredast õnnelikust paarisuhtest.

Nagu teame, on igal olukorral/seisukohal vastaspool. Milton Ericsson, tänapäevase hüpnoteraapia eelkäija, kasutas töös patsientidega oskuslikult inimese aju teist omadust – orienteeritust lahenduste leidmisele. On suur vahe, kas kriisisituatsioonis keskenduda negatiivsele ehk siis teisisõnu sellele, mida me ei taha, või läheneda tekkinud ebameeldivale/konfliktsele/ohustavale olukorrale n-ö tagurpidi, esitades küsimuse: „Mis on selles head?”, „Kuidas tekkinud situatsiooni enda kasuks pöörata?”

Keskendudes positiivsele, liigume edasi ning märkame ja genereerime kergemini võimalikke lahendusi.

Kui aga keskendume vaid negatiivsetele faktidele, piirame ise võimalusi kiirelt edasi liikuda. Seda enam, et negatiivset tulemust põhjustanud sündmusi on võimatu ajas tagasi pöörata. Mõistlik ja ilmselgelt parim on keskenduda potentsiaalsetele lahendustele, mitte vaid põhjustele.

Konfliktsituatsioonides tuleks „rahule jätta” vastaspoole isiksuseomadused. Vältides vastaspoole või näiteks ka negatiivse olukorra põhjustanud isiku(te) isiksuseomadustele keskendumist, väldime otsest süüdistamist. Seega on meil võimalik keskenduda võimalike lahenduste otsimisele, selle asemel et muuta niigi negatiivset olukorda veelgi hullemaks.

Georgetowni ülikooli juures asuva McDonoughi School of Businessi juhtimisteaduste professor Robert Bies on paarkümmend aastat uurinud, kuidas juhid edastavad halbu uudiseid. Ta soovitab halbade uudiste edastamisel jälgida teatud põhimõtteid, näiteks: halvad uudised – müügi langus, suurkliendi kaotus jms – ei tohiks tulla üllatusena. Kui see nii on, siis on see märk allüksuste juhtide ebaefektiivsest tööst.

Negatiivsed faktid tuleks kiiresti päevavalgele tuua

Halvad uudised ei tohiks hilineda, st olukorrad, mis tekitavad negatiivseid situatsioone, tagajärgi jne, peavad tulema välja võimalikult kiiresti. Seda, kui kiiresti negatiivsed faktid päevavalgele kerkivad, on juhtidel sageli keeruline kontrollida, eriti autoritaarse juhi puhul. Põhjus on inimlik – alluvad kardavad edastada adekvaatset negatiivset infot, kartes näiteks vallandamist, juhi võimalikke raevuhooge jne. Mida kauem aga varjatakse tegelikku negatiivset olukorda, seda hullemaks see muutub. Ka kõige ebameeldivamate uudiste puhul tuleks alluval julgus kokku võtta ja nendest võimalikult kiiresti teada anda. Avaliku elu tegelaste puhul väldime näiteks kiirelt levima hakkavaid laimavaid kuulujutte, info väärkasutamist konkurentide poolt nende huvides jne.

Muidugi on siin suur osa PR-inimestel – arukas PR-tegelane peaks oskama igast situatsioonist leida võimalikku kasu, kaitsmaks/toetamaks enda esindatavat isikut. Samuti on oluline reageerimiskiirus – kiire selgitus/põhjendus/vaatenurk jääb järgnevate sündmuste ahelas alati meelde.

Sageli kardame esitada fakte niisugustena nagu need on, esitades infot moonutatuna või osaliselt. See omakorda tekitab uusi probleeme ning tihtipeale ei jõuta just faktide osalise või moonutatud edastamise tõttu õigete otsusteni.

Iga info peaks olema põhjendatud. Oluline on esitada tõeseid fakte koos adekvaatsete põhjendustega, mitte esitleda infot subjektiivsest vaatenurgast.

Nagu juba eelnevalt mainitud, kuuluvad oskus negatiivse infoga ümber käia ning sellele reageerida raskemate ülesannete hulka. See eeldab nii info saajalt kui ka edastajalt mentaalselt stabiilset käitumismaneeri. Kui aga üks pool on ebastabiilse käitumisega, näiteks dramatiseerides tekkinud olukorra üle, võib tulevikus palju infot jagamata jääda just eelnenud ebameeldiva kogemuse tõttu.

Nii positiivse kui ka negatiivse sisuga info vahetamine on kriitilise tähtsusega protsess iga ettevõtte jaoks. Negatiivse info vastuvõtmise oskus paljastab sageli, missuguse inimesega on tegemist. Ega ilmaaegu öelda – inimese varjatud olemus avaldub kõige selgemini konfliktsituatsioonides ja määramatuses.

Mida treenitum on aju märkama igas olukorras peale potentsiaalse ohu võimalikke positiivseid lahendusi, seda edukamad oleme. Minevikukogemuste kaudu saame vaid õppida ja areneda, mitte aga möödunud sündmusi muuta. Iidne tõdemus kõlab nii: „Maailmas on kaks jõudu – loov jõud ja hävitav jõud. Parim, mida me kriisisituatsioonis teha saame, on pöörata hävitav jõud loovaks jõuks”.

Lähemalt räägib Ülli Kukumägi juhtide nõustamisest 15. detsembril 2016 toimuval seminaril „Mis muutub raamatupidaja töös aastal 2017? Vaata teisi Ülli Kukumäe artikleid www.bodylanguageacademy.ee.

Osale arutelus

  • Ülli Kukumägi, psühholoog ja koolitaja, www.bodylanguageacademy.ee

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Books 8 on uue põlvkonna äritarkvara väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.

Põhipakett sisaldab kõike majandusarvestuseks esmatarvilikku võimaldades registreerida ostu ja müügitehinguid, jälgida klientide võlgnevusi ning enda võlgnevusi tarnijatele. Kõikidest sisestatud toimingutest tehakse automaatselt kanne pearaamatusse.

Valdkonna tööpakkumised

METSÄ GROUP`S FINANCE TEAM is looking for ASSISTANT CONTROLLER

Tammiste Personalibüroo OÜ

05. november 2017

Uudised

Tööriistad