Kuidas oma tööd paremini korraldada?

Kaire Uusen
Kaire Uusen jagab soovitusi töö paremaks korraldamiseks

Artiklis käsitleme, mismoodi oma töötamist efektiivsemaks muuta ning kuidas saab juht ettevõtte ja osakondade tööd paremini korraldada.

Kui vahel kardavad nii juhid kui ka töötajad, et efektiivsus toob kaasa töökoormuse kasvu – näiteks tuleb teha kaks korda rohkem tööd sama ajaga –, siis üksiktöötaja tasandil peaks efektiivsus tähendama eelkõige töö paremat organiseerimist, kiiremat tulemuste saavutamist, vähem ebavajalikke tegevusi ja mõttetut tööd. Kui selle sildi all püütakse töötajatele hoopis ebamõistlikult suurt töökoormust peale panna, ilma et olukorda analüüsitaks või töökorraldust muudetaks, ei saa kindlasti rääkida efektiivsuse või tulemuslikkuse parandamisest.

Sügis on parim aeg uute reeglite seadmiseks

Oktoobris ei tohiks suvepuhkused ja eriolukorrad enam tööd mõjutada. Tihti toimuvad just sügisel ettevõttes igasugused muudatused: tuleb uusi töötajaid, alustatakse uute projektidega, analüüsitakse aasta seniseid tulemusi, plaanitakse tõsisemalt järgmise aasta eelarvet jne. Seega on sügis parim aeg uute reeglite seadmiseks ja oma töö tulemuslikkuse parandamiseks.

Ükskõik kui hea oma töös ja kutseoskustes ollakse, leidub iga töötaja tööpäevas asju, mis takistavad töö sujumist või heade tulemuste saavutamist. Kui ettevõttes hinnatakse töötajate individuaalset tulemuslikkust või kui palk sõltub töötaja panusest, on töötajad ise suuremast efektiivsusest väga huvitatud. Nad tahavad teada, kuidas täita ülesandeid paremini, mismoodi lahendada probleeme senisest rutem ja valutumalt, kust leida vastuseid, kui tekib kiireloomuline küsimus jms.

Kui töötaja tulemuslikkust ei hinnata või kui ettevõte ei näe vajadust töökorraldust muuta ja üldist tulemuslikkust parandada, on suuremast efektiivsusest töötajale ikkagi kasu, sest see aitab vältida tühja tööd ja üleliigseid tegevusi, mille tõttu tuleb tihti ületunde või topelttööd teha.

Efektiivsus tähendab eelkõige oskust oma aega planeerida ja stressirohkete olukordadega edukalt toime tulla. Kui olete neis kahes osav, olete oma kaastöötajatest kindlasti efektiivsem, saavutate paremaid tulemusi ja hakkate juhtkonnale heas mõttes silma.

Lihtsad nõuanded efektiivsuse tõstmiseks

1) Kehtestage reeglid ja teavitage neist kõiki asjassepuutuvaid isikuid

Olenevalt sellest, kui iseseisev ollakse või milliseid töölõike tuleb täita, on võimalik vähendada tööd takistavat suhtlust ja asjatut lisatööd.

Üks võimalus olukorda muuta on näiteks kehtestada reegel ja kindel tähtaeg, mis ajaks peavad kõik osakonnad teile oma arved esitama. Kui igaüks võib arveid tuua igal kellaajal, vähendab see teie ja kogu raamatupidamisosakonna efektiivsust. Iga tulija segab raamatupidaja tööd, tekitab vajaduse suhelda ja andmeid otsida. Pärast seda võtab taas tükk aega, et oma töösse süveneda ja jätkata sealt, kus see pooleli jäi.

Pidev segamine ja tööst eemale tõmbamine on üks põhjusi, miks te ei jõua oma tööd tähtajaks tehtud või miks tekivad töösse vead, mida te enda arvates ei oleks saanud teha. Samuti takistavad pidevalt hilinevad arved või kuluaruanded ettevõtte finantsolukorra kohta täpseid analüüse tegemast.

Kui te ise ei saa tervele ettevõttele reegleid seada, tehke see ettepanek oma juhile. Üldjuhul on osakonna juhataja oma töötajate ja osakonna töö efektiivsuse eest väljas.

2) Kontrollige vigu jooksvalt

Raamatupidajal on suur vastutus. Vigu on aga kergem kontrollida ja ka parandada, kui teha seda jooksvalt, mitte alles aasta lõpus. Vaadake kord kuus kõik oluline üle, sest aasta lõpus võib see töö olla palju aeganõudvam ja ka valulikum. Lühema intervalli järel oma tööd kontrollides on kergem vajalikke andmeid üles leida ning vajaduse korral asjaosalistelt täpsustusi saada.

3) Looge kiire ligipääs vajalikele andmetele

Raamatupidamises on vaja palju igasugust infot. Selleks, et iga kord ei peaks hakkama otsima näiteks klientide pangakontode numbreid või muud olulist, koondage kogu oluline info kokku ühele lehele ning lisage igale märksõnale ja nimele link vastava info juurde. Sisestades vastava nime või teema, avaneb kohe vajalik info, ilma et peaks seda eraldi otsima hakkama.

4) Jagage tegevused tähtsuse ja sisu järgi

Ei tasu teha kõike läbisegi, näiteks ärge sisestage ainult ühte arvet ja võtke seejärel vahele kiiret andmete kontrolli. Koondage ühesugused tööd kokku ja tehke neid kindlal ajal. Näiteks võib tuua ettevõtted, kes on andnud avalikult kõigile klientidele teada, mis kuupäevadel nad makseid teevad või küsimustele vastuseid annavad. See aitab vältida erakorraliste või kiirete arvete vm erakorraliste nõuete saamist sooviga neid kiiresti menetleda või lahendada.

5) Andke juhtkonnale jooksvalt infot

Vahel tuleb ette olukordi, kus ettevõtte finantsolukord või ka eksimused tulevad mõni aeg hiljem juhtkonnale, omanikele või finantsjuhile üllatusena. Tagage, et ettevõtte käekäigu eest vastutavad inimesed saaksid iga kuu tutvuda kõigi oluliste finantsandmetega, et võimalikud vead või ootamatud tulemused oleksid kohe teada. See aitab ära hoida hilisemaid probleeme ja ühtlasi hõlbustab juhtkonnal hinnata finantsosakonna töötajate tööd.

6) Kasutage raamatupidamisprogrammi kõiki võimalusi

Paljud ettevõtted on küll ostnud vajaliku tarkvara, kuid pole kas liiga suure töömahu, ajapuuduse või vajalike ressursside puudumise tõttu suutnud endale programmi kõiki võimalusi selgeks teha. Näiteks kasutatakse programmist vaid üht osa, ülejäänud tehakse ära mingil muul moel. Kui olete huvitatud oma töö lihtsustamisest ja töötulemuste parandamisest, siis taotlege oma osakonnale vastavat koolitust. Iga programmi koolitaja suudab lisaks kõigi oluliste funktsioonide tutvustamisele näidata ka võimalusi, kuidas tänu selle programmi täies ulatuses kasutamisele saab aega kokku hoida ja n-ö otseteid leida. Kui tahate muutuda efektiivsemaks, siis kasutage kindlasti moodsaid raamatupidamisprogramme ja vältige Exceli jms programmide kasutamist arvutuste ja finantsaruannete esitamiseks.

7) Vaadake üle kõik raamatupidamisosakonna tegevused ja ülesanded

Pole uudis, et raamatupidamisosakonna töö võib muutuda aja jooksul ebaefektiivseks, kui seda pole kaua aega n-ö üle kontrollitud ja tegevusi üksipulgi analüüsitud.

Kui eesmärk on osakonna tööd tõhustada, tuleks üle vaadata, kas on töötajate täidetavaid ülesandeid, mida saab n-ö automatiseerida ehk mille puhul ei lisa inimtöö protsessile väärtust ja mille saab ära teha raamatupidamisprogramm. Samuti võidakse tööde hindamise käigus avastada, et mõnda tegevust asjata dubleeritakse, st et sama töölõiku teeb ühel või teisel põhjusel mitu inimest.

Kui ettevõte ise jääb oma tulemuslikkuse parandamisel jänni, siis tasub abi otsida väljastpoolt. Vahel aitab välisvaatleja-finantseksperdi kaasamine selgitada, mida ja kuidas tööprotsessis muuta ning mil moel efektiivsust tõsta, milliseid muudatusi on samalaadsete probleemide lahendamiseks teinud teised ettevõtted.

8) Õppige aega planeerima, tehke puhkepause

See nõuanne kehtib eelkõige üksiktöötaja kohta. Kui ägate pidevalt arvetekuhja all ja teie silmad on kuvari vaatamisest valusad, siis pole te oma töös tulemuslik.

Soovitused töö tõhustamiseks

• Ärge täitke ülesandeid läbisegi, vaid jagage tööpäev kindlateks osadeks – millal midagi teete, millised on lihtsamad ja millised suuremat keskendumist vajavad tööd. Viimaste puhul vältige meilide jälgimist ja asjatut suhtlemist. Vajaduse korral andke ettevõttes teada, et olete sellest kellast kuni selle kellani hõivatud ega võta kedagi vastu.

• Määrake tähtajad, millal mingi töö peab valmis saama, nii on lihtsam töökuhjaga toime tulla ja otsustada, millal midagi teha.

• Looge arvutis oma töökaustades ja failides kindel (samas võimalikult lihtne) süsteem, mis aitaks kiiresti õiged asjad üles leida ning ühelt tööülesandelt teisele edasi liikuda.

Raamatupidaja tunneb ennast IT-valdkonnas tavaliselt kodusemalt kui paljude teiste ametite esindajad – kasutage seda eelist oma töö organiseerimisel. Kasutage tehnoloogia pakutavaid võimalusi – kalendreid, meelespeaprogramme, spetsiaalseid äppe, mis aitavad tähtsaid ülesandeid, kohtumisi, tähtaegu ja andmeid meeles pidada.

• Eemaldage kõik segajad. Kui teil on kiire tööaeg, siis ärge laske ennast tööst kõrvale meelitada. Sulgege internet, nii et te ei näe sotsiaalmeediaportaalides toimuvat, ärge avage uudisteportaale ega arvutimänge ning lülitage mobiiltelefon hääletuks.

Osale arutelus

  • Kaire Uusen

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Vabaned rutiinsest paberitööst ja saad pühendada oma aja inimestele!

Me usume, et tarkvara peab kiirendama ja lihtsustama tööd ning vältima inimlikke vigu. Et seda saavutada palgaarvestuses, on mõistlik teha arvestus samas programmis, kus on selle aluseks olevad andmed – palk, koormus, puhkused, haiguslehed, lisatasud, töögraafikud jne.

Valdkonna tööpakkumised

STORA ENSO PACKAGING AS otsib RAAMATUPIDAJAT ja VANEMRAAMATUPIDAJAT

Tammiste Personalibüroo OÜ

13. november 2018

MAXIMA EESTI OÜ ootab oma meeskonda PALGAARVESTAJAT

Maxima Eesti OÜ

19. november 2018

Uudised

Tööriistad