Tehisabilised raamatupidaja igapäevatöös, II osa

Kristi Ulm
Kristi Ulm kirjeldab ekspertsüsteeme ja närvivõrke sisaldavaid rakendusi

Sarja teises artiklis kirjeldatakse ekspertsüsteeme ja närvivõrke sisaldavaid rakendusi: võlad tarnijatele, võlad töövõtjatele ja töötajate kuluhüvitiste, pikaajaliste kohustuste, tulumaksu ja aktsiatulu arvestuses.

Võlad tarnijatele töötlemine hõlmab kaupade ja teenuste ostu ning tasumist nende eest. Asjassepuutuvad tegevused on ostutellimuse koostamine, tarnija valik, teenuste ja kaupade tellimine, teenuste ja kaupade kättesaamine ning nende eest tasumine.

Ostutellimuse koostamine

Kuidas see käib? Ostutellimuse koostamise on tavaliselt algatanud see osakond, kus vastavaid teenuseid ja/või kaupu vajatakse. Kui kaupade ja/või teenuste tellimisel osutub oluliseks tellimuse täitmise tähtaeg, siis ekspertsüsteemi otsustusreeglid tavaliselt juhendavad tellimust koostavat töötajat ostutellimuse tegemise kuupäeva määramisel. Ostutellimuse kuupäeva määramine on oluline, et minimeerida varude laos hoidmise kulusid ja laopäevade arvu, samuti saada maksimaalselt suuri allahindlusi tasumisel (mida varem tasuda, seda suurem allahindlus) ettevõtte äritegevust mõjutamata. Need keerulised reeglid on kodeeritud teadmusbaasis.

Järeldamismootor tugineb teadmusbaasis olevatele andmetele ning kasutajaliides soovitab tellimust tegevale töötajale, milliseid kaupu, teenuseid ja millal on ettevõtte jaoks kõige soodsam tellida. Mõned ekspertsüsteemid on suutelised ka ise looma ostutellimust etteantud tingimuste järgi.

Kaupade ja/või teenuste hange

Järgmine samm on kaupade ja/või teenuste hange. Selle kohta on hulk reegleid, mõnda kasutatakse sisekontrolli eesmärgil ning mõnda ettevõtte tegevuse tõhusamaks ja tulemuslikumaks muutmiseks. Reeglid ekspertsüsteemis on loodud pakkumiste saamiseks, tarnijate taustakontrolliks, tellimuste täitmise ajaloo hindamiseks, ostuhinna konkurentsivõimelisuse ning kaupade ja/või teenuste kvaliteedi hindamiseks. Kaupade-teenuste tellimise protseduuri käigus teeb järeldamismootor päringuid teadmusbaasi, et sisestatud reeglite alusel leida ettevõtte jaoks optimaalseim tarnija.

Kaupade ja teenuste kättesaamine ning vastuvõtmine

Järgmine samm on kaupade ja teenuste kättesaamine ning vastuvõtmine. Mõni ettevõte tellib väga keerulisi teenuseid ja/või kaupu ning seetõttu võivad reeglid üpriski keerulised olla. Kuna kaupade ja/või teenuste vastuvõtmine peab olema verifitseeritud, siis kauba ja/või teenused tellinud osakond tugineb järeldamismootori reeglitele.

Järeldamismootori soovitused ekspertsüsteemi kasutajale ei sisalda ainult sissetulnud kaupade ja/või teenuste koguste verifitseerimist, vaid ka määramist, kui täpselt kaubad-teenused vastavad tehnilistele spetsifikatsioonidele ja ostutellimusele. Eelnevast tulenevalt soovitab ekspertsüsteem kasutajale, kas ostetud kaup tuleks tarnijale tagastada ja nõuda kompensatsiooni või mitte.

Kaupade-teenuste eest tasumine

Viimane samm on kaupade-teenuste eest tasumine. Ettevõtete sisekontrolli nõuded määravad tavaliselt kogu ostuga seotud dokumentatsiooni – ostutellimuse, lao sissetuleku, ostuarve ning samuti igasuguste paranduste, tagastuste ja kompensatsioonide omavahelist sobitumist ja klappimist. Kui eespool kirjeldatud protsess on edukalt läbitud, siis väljastab ekspertsüsteem loa makse tegemiseks tarnijale.

Hea maksetava nõuab, et makse teostatakse võimalikult maksetähtaja ligidal, sealjuures arvestades maksmisega seotud allahindluse saamist. Vastavad reeglid makse tegemiseks on ekspertsüsteemi teadmusbaasis. Järeldamismootor teeb päringud andmebaasidesse ning kui kõik on verifitseeritud, siis ekspertsüsteem määrab ära makse tegemiste tähtaja kasutajaliidese kaudu.

Ekspertsüsteemid palgaarvestuses

Palgaarvestus hõlmab mitmeid tegevusi – töölevõtmine, edutamine, teisele ametikohale liikumine, lahkumine. Kõikide nende tegevuste puhul tuleb jälgida palgaandmeid, hüvitisi, tööaega, arvutada palka, maksta välja palka jne.

Kuidas see käib? Keerulised reeglid töötaja staatuse muutustest, poliitikast ja protseduuridest on kodeeritud ekspertsüsteemide teadmusbaasi. Töötajaga seotud tegevuse kohaselt (töölevõtmine, edutamine, liikumine või lahkumine) teeb järeldamismootor töötajate andmebaasis päringu ning esitab kasutajale soovitud toimingu kohta lisainfo saamiseks küsimusi. Kui kasutaja on päringule vastanud, teeb järeldamismootor ettepaneku järgmiste sammude kohta, mis tuleks vastava töötajaga ette võtta. Samuti genereerib ekspertsüsteem töötaja staatuse muutuste kohta tehingud palgamoodulisse, et uuendada palgaarvestuse põhiandmeid.

Närvivõrgud palgaarvestuse kontrollis

Mõningate ettevõtete töötajate palgaarvestus sõltub otseselt ettevõtte väljastatud müügiarvetest. Sellest tulenevalt on tähtis kontrollida müügiarvete koostamise alusandmeid ehk tööajatabelitesse sisestatud tegevusi ja tegevusteks kulutatud aega.

Närvivõrgud saavad monitoorida palgaarvestuse tehinguid, et varakult aidata avastada ebakõlasid ja vigu.

Kuidas see käib? Närvivõrkudes (tehisnärvivõrk on inspireeritud aju talitlusest ning koosneb elementaarsetest töötluselementidest ehk neuronitest ja nendevahelistest seostest) on kasutusel mustrit tuvastav protsess, mille baasandmed pärinevad ajaloolistest palgaarvestuse andmetest, tööajatabelitesse sisestatud tegevuste liikidest ja nende sagedusest, töötajate andmetest jne. Kasutusel on kahe kuni viie aasta vanused andmed. Närvivõrgud, mis asuvad ettevõtte majandustarkvaras, treenitakse tohutu hulga andmetega. Palgaarvestuse alusandmete kontroll närvivõrkude abil on osa tavapärasest palgaarvestuse protsessist pärast arvestamise sisendite saamist ja enne lõplikku arvestamist. Ebakõla või vea tuvastamisel palgaandmetes genereerivad närvivõrgud personalijuhile ja controller’ile vastava teate täiendavaks uurimiseks.

Närvivõrgud kuluhüvitiste arvestuse kontrollis

Närvivõrgud on kasutusel ka kuluhüvitiste arvestuse kontrollimisel. Töötajatel on õigus kuluhüvitistele, mis on tehtud ettevõtte hüvanguks. Siiski on tulnud ja tuleb ette ka tulevikus juhtumeid, kus töötajad esitavad fiktiivseid või liialdatud kuluhüvitamise nõudeid ettevõtte raamatupidamisele. Valed kuluhüvitise nõuded on kõige rohkem levinud töötajatega seotud pettused. Siin tulevad samuti abiks närvivõrgud, mis monitoorivad kuluhüvitiste nõudeid, et identifitseerida potentsiaalseid pettuse juhtumeid.

Kuluhüvitiste arvestuses on närvivõrkude eesmärk ära märgistada potentsiaalsed juhtumid, mis vajavad juhtkonna kohest tähelepanu ning autoriseerimise ja maksmise peatamist.

Kuidas see käib? Närvivõrkude töö loogika on sarnane palgaarvestuse kontrollimisega ning põhineb petturite kasutatavate mustrite tuvastamisel. Osa andmeid mustrite tuvastamiseks võetakse ajaloolistest petturluse juhtumitest. Ajaloolised andmed sisaldavad kuluhüvitiste esitamise ajalist sagedust, liiki, suurust, pettusega vahelejäänud töötaja iseloomustavaid omadusi jne. Närvivõrgud treenitakse tohutu hulga algandmetega. Kui uusi andmeid lisatakse, tuleb närvivõrke uuesti treenida. Tohutu hulga kasutatavate andmete all tuleb mõista andmeid, mis lisaks ajaloolistele andmetele petturluse kohta sisaldavad andmeid töötajate kuluhüvitiste kohta ning andmeid töötajate endi kohta. Tavaliselt kasutatakse kahe kuni viie aasta andmeid, seejärel uuendatakse baasandmed mustrite tuvastamiseks. Treenitud närvivõrk on sisse ehitatud ettevõtte majandustarkvarasse ning on osa tavaprotseduurist kulude autoriseerimisel ja maksete ettevalmistamisel. Kui närvivõrk tuvastab kahtlase ja täiendavat uurimist vajava juhtumi, genereeritakse sellekohane teade ettevõtte juhile ja controller’ile.

Ekspertsüsteemid pikaajaliste kohustuste arvestuses

Pikaajaliste kohustuste arvestus hõlmab võlakirjade, hüpoteekide, võlakohustiste, kapitaliliisingu jm kohustiste arvestust, sisaldades keerulisi reegleid ning sobides ideaalselt ekspertsüsteemidele.

Kuidas see käib? Raamatupidamisreeglid võlakirjade emiteerimisele, aegumisele, kehtetuks tunnistamisele, uusemissioonile, konverteerimisele teiseks instrumendiks, intresside arvestusele, amortiseerumisele või alakursile kodeeritakse ekspertsüsteemi teadmusbaasi. Raamatupidamisperioodi lõpus teeb järeldamismootor päringu teadmusbaasi ning raamatupidaja määrab ära asjakohased korrigeerimist ja ümberarvestamist vajavad kirjed. Ekspertsüsteem soovitab läbi kasutajaliidese, milliseid kirjeid lisaks valitutele tuleks samuti korrigeerida. Mõned ekspertsüsteemid genereerivad korrektuurkanded automaatse uuendusena pearaamatusse.

Ekspertsüsteemid edasilükkunud tulumaksu kohustise arvestuses

Tihtipeale tuleb ettevõtete raamatupidamises ette ajutisi erinevusi edasilükkunud tulumaksu kohustise arvestamisel, sest arvestus toimub erinevatel alustel. Siin tuleb raamatupidajale samuti abiks ekspertsüsteem.

Kuidas see käib? Ekspertsüsteemi teadmusbaasi kodeeritakse kõik potentsiaalsed erinevused raamatupidamisarvestuses ja maksuarvestuses. Aasta lõpul võtab raamatupidaja abiks järeldamismootori, mis selgitab välja, milliseid arvestuse aluseid on kasutatud erinevate kontode tehingute puhul. Ekspertsüsteem vaatab läbi kõik raamatupidamiskontod ja tehingud ning arvutab välja erinevused arvestuse aluse järgi. Seejärel tulemus kommunikeeritakse kasutajaliidese kaudu kasutajale ning pakutakse välja korrigeerimiskanded. Mõningad ekspertsüsteemid suudavad luua korrigeerimiskanded järeldamismootori tulemuse järgi ning uuendavad automaatselt pearaamatu andmeid.

Ekspertsüsteemid lahjendatud aktsiakasumi arvestuses

Aktsiatulu arvutamine ei ole keeruline. Keeruliseks muutub see siis, kui tuleb arvesse võtta kõikide lahjendavate lihtaktsiate mõju, lihtaktsiate konverteerimist teisteks väärtpaberiteks ja boonusosa. Sellist tulu aktsia kohta nimetatakse lahjendatud aktsiakasumiks.

Reeglid lahjendatud aktsiakasumi arvutamiseks on võimalik kodeerida ekspertsüsteemi teadmusbaasi.

Kuidas see käib? Aasta lõpul võtab kasutaja abiks ekspertsüsteemi järeldamismootori, mis küsib teadmusbaasist ja kasutajalt aktsiakasumit mõjutavate potentsiaalsete lahjendatud lihtaktsiate lepingute ja kokkulepete kohta. Seejärel soovitab ekspertsüsteem kasutajale aktsiatulu arvestuses, millised andmed lähevad arvestusse, millised mitte ning milliste aktsiate aktsiakasum tuleb avalikustada.

 

Osale arutelus

  • Kristi Ulm, MSc, äriinfotehnoloogia

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Veebipõhine Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara terviklahendus

Tänapäeva ettevõtete väljakutseks on pidev ärikeskkonna muutumine. Majandus- või äritarkvara peab seejuures olema paindlik, kasvama koos ettevõttega. Samas tuleb koguda ja vaadata oma andmeid täiesti uuel viisil, et teha tuleviku otsuseid, mitte konstateerida minevikku. Majandustarkvara peab olema kaasaegne, hästi integreeritud ja aitama tööaega kokku hoida.

Valdkonna tööpakkumised

Ramirent Shared Services AS is looking for a GENERAL LEDGER ACCOUNTANT

Ramirent Shared Services AS

11. detsember 2017

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Lemoine Estonia otsib RAAMATUPIDAJAT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Uudised

Tööriistad