Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi

Maila Kukk
Maila Kukk selgitab, kuidas ja millal arhivaale üle anda

Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaale ei hävitata – need on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja antakse üle avalikku arhiivi, kus nad on allikmaterjaliks uurijate jaoks.

Arhivaalide üleandmist avalikku arhiivi reguleerib arhiiviseadus ja selle rakendusakt arhiivieeskiri. Arhivaalid ehk arhiiviväärtusega dokumendid tekivad üldjuhul avalikke ülesandeid täitvate asutuste tegevuse käigus.

Enne üleandmist tuleb paberarhivaalid nõuetele vastavalt korrastada ning koostada arhiivikirjeldus, mis on üldjuhul aja- ja ressursimahukas tegevus. Üleantavad digitaalarhivaalid peavad olema arhiivieeskirjas nimetatud arhiivivormingus, vajaduse korral konverteeritakse need arhiivivormingusse üleandmise käigus koostöös Rahvusarhiiviga.

Asutused, kellel on kohustus anda arhivaale üle avalikku arhiivi

Kohustus anda arhivaale üle avalikku arhiivi on avalikke ülesandeid täitvatel asutustel, kelle tegevuse käigus tekib arhivaale: näiteks ministeeriumid, ametid, avalik-õiguslikud juriidilised isikud, kohalikud omavalitsused ja nende hallatavad asutused ning avalike ülesannete täitmiseks loodud eraõiguslikud juriidilised ja füüsilised isikud. Neid nimetatakse arhiivimoodustajateks ja vastava nimekirja leiab Rahvusarhiivi 30.12.2011 hindamisotsuse nr 548 lisast, mida vajaduse korral täiendatakse.

Siiski tegeleb Rahvusarhiiv ka mittetulundusühingute ja eraettevõtete dokumentide kogumisega. Mõnele eraettevõttele on Rahvusarhiiv teinud koostööettepaneku ja need on vastastikusel kokkuleppel kantud kogumisallikate nimekirja.

Samuti kogub Rahvusarhiiv eraisikute arhivaale. Sel juhul võetakse otsus neid vastu võtta igal üksikul juhtumil eraldi (teatud juhtudel on eraisikutel otstarbekas dokumente üle anda hoopis muuseumidesse).

Avalike arhiivide hulka kuuluvad ka kohalike omavalitsuste arhiivid, näiteks Tallinna Linnaarhiiv, kus kogutakse ja säilitatakse Tallinna asutuste arhivaale ning ka teisi arhivaale, mis on olulised Tallinna linna ja tema ajaloo uurimise seisukohalt.

Kuidas ja millal arhivaale üle anda

Asutused, kus tekib arhivaale, on kohustatud need Rahvusarhiivi üle andma hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist või saamist olenemata sellest, millisel teabekandjal need on. Siin tuleb aga arvestada sellega, et enne praegu kehtiva arhiiviseaduse jõustumist (1. jaanuar 2012) loodud või saadud paberarhivaalid antakse üle hiljemalt 20 aastat pärast nende loomist või saamist.

Põhjendatud juhtudel võib riigiarhivaar arhivaalide üleandmise tähtaega pikendada. Näiteks võib asutus neid arhivaale jätkuvalt menetluses vajada. Samuti on mahukate paberarhivaalide sarjade korrastamine ressursse nõudev tegevus ning selleks on vaja nii aega kui ka raha (arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamine ja üleandmine toimub üleandja kulul). Peab arvestama kuludega arhiivitarvikute soetamiseks ja arhiivikorrastusteenuse kasutamisel selle maksumusega. Arhiivikirjelduse ehk nimistu koostamine on samuti ajamahukas töö.

Arhivaalide üleandmise protsess algab sellega, et asutus koostab üleandmise taotluse, kus märgitakse üleandmist tingivad asjaolud (näiteks üleandmistähtaja saabumine), arhiivimoodustaja nimetus, arhivaalide hulk ja teave hindamisotsuse kohta.

Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamiseks on Rahvusarhiiv välja töötanud vastava tarkvara – universaalse arhiveerimismooduli (UAM), mille abil saab koostada arhiiviskeemi ja nimistut nii paber- kui ka digitaalarhivaalidele.

Digitaalarhivaalid antaksegi Rahvusarhiivi digitaalarhiivi üle nimetatud tarkvara kasutades. Praegu on UAM-i teel arhivaale üle antud siiski vähe.

Arhivaalide vastuvõtmisel kontrollitakse arhiivikirjelduse (nimistu) vastavust nõuetele, arhivaalide korrastatust ja füüsilist seisundit. Olemikontrolli tulemusel koostatakse olemiakt.

Lõpuks vormistab avalik arhiiv üleandmise-vastuvõtmise akti, mille allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja.

Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene seadustes (näiteks avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses jne) kehtestatud piirangud.

Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamine

Arhivaalide korrastamise ja kirjeldamise nõuded leiab Rahvusarhiivi juhistest veebilehelt http://www.ra.ee/:

  • arhiivikirjelduse elementide loetelu
  • arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine
  • arhivaalide üleandmine
  • isikuarhiivide korrastamine
  • mittetulundusühingute arhiivide korrastamine

Arhiivi kirjeldus (nimistu) koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus (ülevaade arhiivimoodustaja tegevustest ja arhivaalide tekkekontekstist) ning arhiiviainese kirjeldus (arhiivi ja tema osade kirjeldus). Otstarbekas on arhiivimoodustaja ja arhiiviainese kirjeldust koostada paralleelselt. Koostamisel peab arvestama, et tegu on aeganõudva tööga ning mõtlema selle peale, et arhiivi kirjeldus saab avalikus arhiivis peamiseks otsivahendiks, mille abil leitakse konkreetsest arhiivist vajalikud dokumendid üles.

Paberarhivaalide korrastamisel tuleb kindlasti kasutada arhiivipüsivaid tarvikuid: toimikukaasi, mappe, arhiivikarpe, kirjutusvahendeid jms.

Selliste tarvikute soetamisel tuleb kontrollida, et need oleks kindlasti arhiivipüsivad. Näiteks on juhtunud, et asutuses tehti ära suur töö arhiivi korrastamisel, kuid üleandmisel selgus, et toimikukaaned polnud arhiivipüsivast materjalist ja tuli seetõttu ümber vahetada. Sel põhjusel tuleb jälgida toote märgistust, võimalik on ka tarnijalt küsida arhiivipüsivust tõestava sertifikaadi olemasolu.

Kõigi arhiiviväärtusega dokumentide loomisel tuleks kasutada arhiivipüsivat dokumendipaberit, mis vastab standardi EVS-EN ISO 9706:2001 „Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence” nõuetele.

Arhiivi korrastamisel moodustatakse arhivaalidest säilikud (korrastusüksused arhivaalide haldamiseks). Säiliku paksus ei tohiks sealjuures olla üle 3 cm. Säilikusiseselt järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel. Eemaldada tuleb liigsed koopiad, kleepsud, kiled ja kõik metallosised (klambrid, kinnitid jne). Samuti tuleb lehed nummerdada ja lisada valge leht säiliku esilehe ette ning kinnituskirje leht säiliku lõppu. Säilikud ja arhiivikarbid, kuhu need paigutatakse, tähistatakse avaliku arhiivi nõuete kohaselt.

Juhul kui tegemist on katkiste või rebenenud dokumentidega, soovitab Rahvusarhiiv parandada ainult nii palju, kui vajalik ja nii vähe, kui võimalik. Kindlasti on õigem jätta arhivaalid parandamata kui kasutada ebasobivaid materjale.

Kuni 1999. aastani loodud arhivaalid võib üle anda olemasolevas seisukorras ja neid ei pea üldjuhul ümber korrastama (näiteks säilikute kaasi arhiivipüsivate vastu ümber vahetama, kuid arhiivikarbid tuleb siiski arhiivipüsivate vastu välja vahetada).

Digitaalarhivaalide ja pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide üleandmine

Digitaalarhivaalide säilitamiseks on Rahvusarhiiv loonud digitaalarhiivi, kus digitaalseid arhivaale hoitakse kujul, mis on lihtsalt kasutatav praegu laialt levinud riist- ja tarkvara abil. Digitaalseid arhivaale säilitatakse nii online-kettamassiivis kui ka magnetlintidel.

Üleantavad digitaalarhivaalid peavad olema tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus (arhiivivormingud leiab arhiivieeskirja lisast 1) ning tihendamata ja krüpteerimata.

Rahvusarhiivi digitaalarhiivi säilitamiseks on riigiasutustel võimalik üle anda ka rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumente, millel arhiiviväärtust ei ole. Selliste digitaaldokumentide puhul peab üleandev asutus katma lisaks üleandmiskuludele ka säilitamisega seotud kulud. Üle antakse ka digitaaldokumentide kasutuskoopiad.

Praeguseks on siiski vähesed asutused oma digitaalarhivaale digitaalarhiivi üle andnud. Üldjuhul säilitatakse asutuse digitaaldokumente kasutatavas elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

Mida teha, kui eraettevõttel napib paberdokumentide hoiupindu

Sel juhul on võimalik lepingu alusel anda oma dokumendid säilitamiseks dokumentide säilitusteenust pakkuvasse eraarhiivi. Arhiivi säilitusteenuse hind kujuneb jooksva riiulimeetri alusel (levinumaid arhiivikarpe mahub ühte riiulimeetrisse kaheksa või kaksteist tükki). Lisaks pakutakse sageli ka korrastusteenust.

Rahvusarhiiv ei tee enam eraarhiivide puhul järelevalvet, seega ei pea eraarhiividel olema ka vastavat tegevusluba. Jälgida tuleks, et sinna hoiule antud dokumentide säilitustingimused oleks nõuetekohased, konfidentsiaalsusnõuded täidetud ja võimalikult täpselt lepingus fikseeritud.

Osale arutelus

  • Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Majandustarkvara RAPID

Tarkvaraga RAPID saate korraldada keskmise või väikese ettevõtte raamatupidamise ja majandusarvestuse - laoarvestus, palgaarvestus, teenindus, üüriarvestus, jm. RAPIDi tasuta versiooniga saab töö tehtud üksikettevõtja, alustav ettevõte või mittetulundusühing.

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Valdkonna tööpakkumised

KAARLI HAMBAPOLIKLIINIK otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Tripod Grupp OÜ

30. november 2018

MAXIMA EESTI OÜ ootab oma meeskonda PALGAARVESTAJAT

Maxima Eesti OÜ

19. november 2018

Uudised

Tööriistad