Finantstöö hindamine

Kaire Uusen
Kaire Uusen, ajakirjanik

Kui tööstuses ja müügitöös saab töötaja tulemusi hinnata näiteks koguse järgi, siis leidub ametikohti, sh finantsala, kus töötaja tulemuslikkust on märksa keerukam mõõta. Näiliselt hea töö võib osutuda kokkuvõttes hoopis ebaõnnestumiseks.

Töötaja tulemuslikkuse ja oskuste hindamine ning selle alusel individuaalsete tasude maksmist peetakse tõhusa juhtimise üheks peamiseks võtteks. See võimaldab juhtidel mõjutada personali kompetentsust ning parandada ettevõtte töö kvaliteeti ja kvantiteeti.

Ideaalis võime tahta püsivat tulemustasustamise süsteemi, aga tegelikkus võib sellele mitmel põhjusel vastu töötada.

Töötaja tulemuslikkust on keeruline mõõta

Näiteks see, kui töötaja täidab ülesandeid kaks korda kiiremini, ei tähenda finantsvaldkonnas alati kvaliteetset tööd, sest kiirustamise negatiivne pool (vead, valesti täidetud lepingud, tabelid jne) võib selguda alles tükk aega hiljem. Kahju, mis kiirustamine kaasa toob, ei mõjuta sel juhul ainult töötaja tulemusi, vaid kogu ettevõtet või halvemal juhul isegi paljusid ettevõtteid või inimesi. Teiseks põhjuseks, miks töötaja tulemuslikkuse hindamine ei õnnestu või ei anna õiget pilti, on see, et alati pole selgelt mõõdetavaid näitajaid ning tööd võivad mõjutada otsused, tingimused või reeglid, mida töötaja/ettevõte ise ei saa mõjutada. Samas võib olla ka vastupidi, et töö tulemused on mingil perioodil ülihead välistingimuste tõttu – näiteks kohustab seadus teatud tähtajaks mingit teenust kasutama või tahetakse enne reeglite rangemaks muutmist/maksutõusu võimalikult palju ette ära teha/toota.

Juhul kui töötaja teeb vaid kindlaid töölõike, on keeruline tema töötulemusi hinnata seetõttu, et tema töö sõltub suures osas teistest, samuti ei saa ta teiste töötajate tööd mõjutada (muidugi juhul, kui tema ülesandeks pole kontroll või juhtimine). Väga tihti sõltub töö tulemus sellest, kuidas kogu „ülesannete ahela” lülid oma tööd teevad. Kaastöötaja kehv töö nullib ka hea tegija tulemused või vastupidi – nõrgema lüli töö jääb tänu teiste efektiivsele tööle vähem märgatavaks.

Tulemuste hindamissüsteem tasub hoolikalt läbi mõelda

Kui pole selgelt mõõdetavaid näitajaid, aga siiski soovitakse töötaja tulemuslikkust hinnata, võivad hindamist hakata mõjutama töötaja isiksuseomadused. On üldteada tõde, et hea suhtlusoskuse ja meeldiva välimusega töötajate väärtust hinnatakse alati sel juhul kõrgemaks. Kui soov on finantstöötajate tulemusi omavahel võrrelda – kes teeb kõige paremini tööd, siis ka see ei pruugi finantsvaldkonnas alati õnnestuda, kui töö iseloom ja ülesanded on väga erinevad. Hindamine on lihtsam juhul, kui suur osa töötajatest või osakonnast teeb sama laadi tööd. Kui üks finantsspetsialist analüüsib andmeid ja teine suhtleb peamiselt klientidega, siis neid töötajaid on samade kriteeriumide alusel pea võimatu hinnata. Võimalik see on, aga kas see soovitud tulemust annab, on küsitav.

Sellistel juhtudel on raske saavutada tulemuste/tulemuslikkuse hindamise eesmärki, mis on enamasti ettevõtte eesmärkide täitmisele kaasa aitamine ning töötajate motiveerimine / rahulolu suurendamine. Mõnel juhul on lihtsam üldse mitte töötajate tulemuslikkust hinnata, vaid maksta kokkulepitut palka. Inimeste hindamine võib tuua kaasa lisaprobleeme ning asjatuid pingeid. Algse eesmärgi – töötajate motiveerimine ja tulemuste paranemine – asemel võib tulemus olla vastupidine.

Arvestada tuleb sellega, et töötajad vajavad stabiilsust. Isegi siis, kui nad teavad, et tulemuslikkuse tasu või boonused on ajutised ning sõltuvad ettevõtte tulemustest, väheneb ikkagi töötajate motivatsioon.

Tasustamis- ja motiveerimissüsteemil on paraku väga tugev psühholoogiline mõju töötajatele, mistõttu tuleb igasuguse tulemuste hindamissüsteemi loomisel mõelda ette, mis juhtub siis, kui ettevõte ei saa enam seda süsteemi käigus hoida.

Nordea panga ja ERGO kindlustusseltsi kogemus

Nordea panga finantsosakonna asejuhataja Kristel Volver nõustub, et kuna raamatupidajad ja finantsspetsialistid ei tooda ettevõttele mõõdetavat tulu, siis on raske tuua välja majanduslikke mõõdikuid nende töö tulemuslikkuse hindamiseks. „Küll aga võib välja tuua peamiste hindamisvahenditena tähtajaks esitatud raportid, regulatsioonide jälgimise ja positiivse tagasiside järelevalveasutustelt. Kokkuvõetult on raamatupidajad ja finantsspetsialistid teinud eduka töösoorituse siis, kui keegi asutusele ettekirjutusi või trahve ei vormista,” selgitab Volver. Nordea panga kogemusel motiveerib finantsvaldkonna töötajaid kõige enam kombineeritud tulemustasu süsteem, mis hõlmab nii isiklikku sooritust kui ka asutuse üleüldist edukust, mille taga on ka kaudselt suurepärase töösooritusega finantsistid. „Tulemustasu maksmine peaks toimuma kord aastas ja sellega kaasnema asutusesisene tunnustuse avaldamine ning tulemustasu suurus võiks olla kooskõlas isiku töötasuga ning jääma ühe kuutasu ulatusse,” pakub Volver.

ERGO pearaamatupidaja Jelena Panfilova sõnul sarnaneb neil raamatupidajate tulemustasu süsteem ettevõtte teiste n-ö tagatoa töötajate omaga. „Tulemustasu puhul on nii töötaja kui ka meeskonna jaoks üheks konkreetseks objektiivseks mõõdikuks tähtaeg. Inimest motiveerib see, kui sa teda usaldad ja oled andnud talle konkreetse vastutuse. Oluline on ka, et kõik saaksid aru oma töö sisust, sellest, mis on iga numbri taga,” selgitab Panfilova.

Tema sõnul on oma kolleegi austades ja väärtustades koostöö palju ladusam.

„Mina olen põhimõtteliselt vigade lugemise vastu. Kui kardetakse vigadest rääkida, siis võib see viia uute vigade tegemiseni ja selleni, et vigadega ei tegeleta õigel ajal. Tükkide lugemine pole minu arvates ka õige – pigem on oluline, et ka keerulisemad ja aeganõudvamad asjad saavad hinge ja hoolega tehtud. Väga oluline on koostöö nii raamatupidajatel omavahel kui ka teiste ettevõtte töötajatega,” märgib Panfilova. Kvartaalse tulemustasu positiivne külg on ERGO kindlustusseltsi kogemust arvestades see, et sellega võetakse vähemalt kord kvartalis oma inimeste jaoks aeg maha. Aastase tulemustasu süsteemi plussiks on Panfilova hinnangul aga see, et saab seada töötajale pikemaajalise arenguplaani.

Üksikisiku vs. grupi tulemuste hindamine

Kui iga töötaja tulemuslikkust või head tööd on keeruline hinnata, siis ongi üks võimalus hinnata kogu ettevõtte tulemusi ja maksta näiteks kord aastas tasu kogu töötajate grupi ühistegevusest sõltuva koondtulemi eest. Sedalaadi tasu võib just finantsvaldkonnas olla kergem mõõta, võttes aluseks nt kasumi, klientide arvu kasvu võrreldes eelmise perioodiga, tehingute arvu kasvu jne. Sellisel alusel tasustamine toimib siis hästi, kui eesmärk on meeskonnatööd motiveerida parimate tulemuste saavutamiseks või kui on tegemist valdkonnaga, kus üksikisikute tulemuslikkust/panust on väga keeruline mõõta.

Ehkki võib eeldada, et konkreetsete näitajate alusel on hea müügikonsultantide või klienditeenindajate tööd hinnata, tuleb siiski taas analüüsida tervikpilti, sest nagu eelnevalt öeldud, võivad müügitulemused paraneda hoopis muudel põhjustel (isegi ettevõttest mitte olenevatel põhjustel). Näiteks kasvab müük mitte parema müügitöö tõttu, vaid tänu kvaliteetsemate toodete või teenuste pakkumisele, tänu uue IT-süsteemi rakendamisele, uue andmebaasi ostmisele või uute turgude leidmisele vms. Teisisõnu, tänapäeval on individuaaltööd üksteisega väga tihedalt seotud, mistõttu suureneb vajadus grupitööd ergutada.

Mõned ettevõtted jaotavad kasumit kogu personali vahel ilma mõõtmist või hindamist tegemata. Sellega rõhutatakse, et ettevõtte tulemused sõltuvad kõigi töötajate panusest, mitte ainult võtmeisikute omast või nn põhiosakondade tööst. Oma osa tulemuste saavutamisse annab ka ettevõtte abipersonal.

Kasumit võib jaotada kas väljamaksetena sularahas, aktsiatena või suurendada töötaja kindlustatust muude vahenditega. Erinevus kasumi jaotamise ja tulemusel põhineva tasustamise vahel on see, et kasumi jaotamise tingimused on omanik kas eelnevalt kindlaks määranud või toimub jaotamine mingi varasema otsuse põhjal.

Milline on hea hindamissüsteem?

Heaks peetakse sellist hindamissüsteemi, mis arvestab ja aitab kaasa eelkõige ettevõtte eesmärkide saavutamisele. Tõsi on see, et ettevõtte eesmärke saavad täita ainult inimesed, seega tähendab see ka töötajate tulemuste/tulemuslikkuse hindamist.

Töötajate tulemusi/tulemuslikkust on mõistlik hinnata siis, kui ettevõttes suudetakse luua selline motivatsiooni- ja hindamissüsteem, mis arvestab kõigi ametikohtade eripära ning tulemuste hindamine motiveerib töötajaid paremaid tulemusi saavutama. Kui töötulemused ei parane või pinged/probleemid ettevõttes hoopis kasvavad, ei tasuks üksikisiku tasandil hindamist teha. Kui üksiktöötaja tasandil hindamine ei too soovitud tulemust, tasub kaaluda ettevõtte tulemuste alusel boonuste maksmist kõigile töötajatele näiteks kord aastas. Sel juhul individuaalset hindamist ei toimu, vaid tasu on kas kindel protsent palgast või rakendatakse muud jaotust. Valikud sõltuvad taas ettevõttest, tegevuse spetsiifikast, hindamissüsteemi kvaliteedist, kui põhjalikult-täpselt suudetakse töötajate panust hinnata.

Hindamissüsteem peab olema usaldusväärne

Töötaja tulemuste/tubliduse hindamiseks kasutatav meetod peab vastama kahele kriteeriumile: olema põhjendatud ja usaldusväärne. Põhjendatud on see siis, kui mõõdetakse täpselt seda, mida kavatsetakse mõõta. Usaldusväärsus tähendab seda, et ka teistkordne hindamine/mõõtmine annab sama tulemuse, kui tuleb näiteks teine hindaja. Põhjendatuse kriteeriumi täitmine eeldab, et tuleb leida peamised tegurid, milles ilmnevad töötaja tulemuslikkus / hea töö ning mis on usaldusväärselt mõõdetavad.

On kolm võimalust, kuidas muuta hindamissüsteem usaldusväärsemaks, kui puuduvad n-ö tõeliselt objektiivsed näitajad töötajate töö tulemuslikkuse hindamiseks (näiteks kogus mingis ajaühikus, tehingute arv). Esiteks, süsteemi loomisel tuleb võtta arvesse vaid need võimekust/tulemusi tagavad iseloomustavad näitajad, mis on ettevõttes ja selles tegevusvaldkonnas olulised (näiteks töötaja initsiatiiv, analüüsivõime, avatus uuele, koostöövõime, juhtimis- või juhendamisoskus, praktilised teadmised, organiseerimisvõimed). Kui finantstöötaja töö on peamiselt arvutis ning eeldab täpsust, rutiinitaluvust, tähelepanuvõimet, siis ei ole õige hinnata suhtlusoskust, avatust, organiseerimisoskust, esinemisoskust jm töös mitte olulisi omadusi või oskusi.

Teine tähtis aspekt on personali koolitamine ja hindamissüsteemi põhjalik tutvustamine – kõik peavad saama süsteemist ja hinnatavatest näitajatest ühtemoodi aru. Kolmandaks hindamisega seonduv – kuidas säilitada hindamisel erapooletus ja oskus elimineerida väliseid tegureid. Hindamise eel peavad personaalse tasustamise printsiibid heaks kiitma nii juhtkond kui ka töötajad. Hindajal ja hinnataval peavad olema täiesti mõistetavad hindamise põhimõtted, hindamise tehnika ja see, kuidas hindamise tulemusi kasutatakse tasustamisel ja juhtimisel. Tasub ka meeles pidada, et kehvem hinne (hindamistulemus) ei pea alati viima tulemustasu viivitamatule vähendamisele.

Tasu suurus on kindlalt seotud saavutatud ja hinnatud tulemusega ning süsteem peab võimaldama, et inimene saab töö tulemuslikkuse parandamisega oma palga suurust mõjutada. Igasugune hindamisprotsessis esinev vajakajäämine tuleb kohe kõrvaldada ning hindaja peab oskama näha seost hinnangu ja tegevuse tulemuse vahel.

Millistel põhjustel on mõistlik hinnata töötajaid kord aastas?

• Enamiku ettevõtte eesmärkide/tööde perioodiks on üks aasta.

• Töö tulemust mõjutavaid tegureid muudetakse olulisel määral kord aastas ja ka tulemuslikkust on kergem hinnata kogu aasta tulemuste põhjal.

• Tehes aasta kestel hindamisi, vähendab see hindamiste kvaliteeti ja rakendatavust.

Objektiivsed näitajad töö tulemuslikkuse hindamisel:

• teenuse/töö maht (võib mõõta ka kulunud aega)

• tehingute arv ja/või kvaliteet

• tootlikkus

• kulude kokkuhoid

• klientide arvu kasv

• puuduste vähenemine (võrreldes viimase perioodiga)

• klientide rahulolu tagasiside põhjal

jms

Töötaja võimekuse näitajad finantsvaldkonnas (kui objektiivsed näitajad puuduvad või on neid raske ühe töötaja panusega siduda):

• täpsus, korrektsus (nt: a) alati täpne, b) esineb harva üksikuid ebatäpsusi c) esineb aeg-ajalt vigu d) teeb tihti vigu) 

• diskreetsus

• seaduste tundmine

• koostöövõime

• analüüsivõime

• probleemide lahendamise oskus

• avatus uuele

• juhtimis- või juhendamisoskus

• praktiline kogemus (aastates)

jms

Kuidas hinnata raamatupidaja head tööd?

Riina Käi, AS-i Tallinna Vesi finantsdirektor

Raamatupidajatele mõõdikute seadmisel lähtume kindlasti sellest, mis valdkonnaga üks või teine raamatupidaja seotud on. Kõige üldisemalt saab aga tulemuslikkust mõõta näidikutega, mis peegeldavad raamatupidaja töö korrektsust ning täiendavalt suhtlust nii sise- kui ka väliskliendiga. Võimalike töö korrektsuse ja kvaliteedi mõõdikute nimekiri on päris pikk.

Näidetena võiks tuua ära:

• sisestuse korrektsus ehk sisestamisel tehtud vigade protsent;

• arvete koostamise korrektsus, raamatupidaja eksimuse tõttu koostatud kreeditarvete hulk;

• aruannete korrektsus, esitatud aruanded (finantsaruanded, maksuaruanded, juhtimisaruanded) peegeldavad ilma vigadeta ettevõtte finantsseisu ja -tulemust ehk vigade arv koostatud aruannetest;

• märkusteta auditiaruanne;

• aruanded on õigeaegselt koostatud ja esitatud;

• kuu sulgemine on teostatud õigeaegselt ja ilma viivituseta;

• maksed teostatud õigeaegselt;

• algdokumendite sisestamise aeg.

Lisaks sisestuse korrektsusele, efektiivsele tööle, aruannete kvaliteedile ja õigeaegsele esitamisele ei ole vähem oluline nii sise- kui ka väliskliendi rahulolu. Samuti ei saa mööda vaadata efektiivsusest ning tööprotsesside vastavusest seadusandlusele ja ettevõtte eesmärkidele. Sellest tulenevalt võib raamatupidaja tööd mõõta täiendavalt ka näiteks järgmiste mõõdikute abil:

• kõik arvestust puudutavad protseduurid on uuendatud ning kooskõlas seadusandluse ja ettevõtte eesmärkidega;

• protseduurid on optimaalsed;

• protsesside efektiivsemaks tegemise ettepanekute arv;

• sisekliendi rahulolu indeks;

• väliskliendi probleemsete pöördumiste arv (maksuamet, pangad, kliendid, tarnijad, töötajad jne);

• osakonna pühendumuse indeks jms.

Raske on kindlalt öelda, milline tulemustasu süsteem on parim. Kuna raamatupidajate puhul on tegu tugiüksusega, siis kindlasti osa tulemustasust peab olema sõltuvuses kogu ettevõtte tulemusest. Selleks, et raamatupidamiselt oodatavad mõõdikud oleks täidetud, raamatupidamis- ning maksuarvestus korrektne, õigeaegne ja osakonna töö võimalikult efektiivne, ei saa kuidagi mööda vaadata ka vajadusest teha tulemustasu sõltuvaks inimese enda panusest. Kindlasti peab vähemasti osa isiklikest eesmärkidest olema seotud ka n-ö igapäevatöö rutiinist pisut erinevate projektidega, et ka arvestuse töö oleks ajaga kaasas käiv ja tõhus, mitte ei tiksuks harjumuspäraste töövõtete lõas. Samas osa eesmärkidest võib olla seotud kindlasti ka korrektsuse ja tähtajalisusega. Eesmärkide seadmisel tuleb arvestada töötaja enda ettepanekutega ja ettevõtte eesmärkidega, tuues välja seosed, kuidas tema töö on seotud ettevõtte üldiste eesmärkide täitmisega. Nagu eespool mainitud, siis raamatupidamine on tugiüksus, mitte müügiüksus, millest tulenevalt on mõistlik, et tulemustasu makstakse välja kord aastas. Kindlasti tuleb aga aasta jooksul koos töötajaga üle vaadata, kuidas eesmärkide täitmine on senini sujunud, mida vaja veel teha ning teinekord võib isegi kaaluda aasta keskel eesmärkide ülevaatamist, kui prioriteedid on mingil põhjusel muutunud. Eesmärgid peavad olema selgelt sõnastatud, saavutatavad ja objektiivselt mõõdetavad. Protsendi suurus peab aga ilusti paigutuma ettevõtte üldisesse tulemustasusüsteemi raamistikku.

Osale arutelus

  • Kaire Uusen, ajakirjanik

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Books 8 on uue põlvkonna äritarkvara väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.

Põhipakett sisaldab kõike majandusarvestuseks esmatarvilikku võimaldades registreerida ostu ja müügitehinguid, jälgida klientide võlgnevusi ning enda võlgnevusi tarnijatele. Kõikidest sisestatud toimingutest tehakse automaatselt kanne pearaamatusse.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Lemoine Estonia otsib RAAMATUPIDAJAT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Uudised

Tööriistad