Dokumentide hävitamine ja hävitamise dokumenteerimine

Maila Kukk
Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige

Esmapilgul võib tunduda, et pole midagi lihtsamat, kui säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine. Siiski tuleb silmas pidada, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada.

 

Läbimõtlemist vajab hävitamise meetod, mille puhul on vaja lähtuda dokumendi andmekandja tüübist ja konfidentsiaalsusastmest, et hävitamine oleks turvaline. Teame ju kõik juhtumeid, kui prügimäelt või tänavalt on leitud selliseid dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid.

Dokumentide hävitamiseks määratakse kõigepealt kindlaks hävitamisele kuuluvad dokumendid ja seejärel need hävitatakse. Sellega peaks kindlasti tegelema regulaarselt – nii saab ära hoida dokumentide kuhjumisekontori- ja arhiiviruumides ning serverites. Kui sageli dokumente hävitada, sõltub aga aastasest dokumentide juurdekasvust ja vaba hoiupinna olemasolust. Dokumendimahukates asutustes ja ettevõtetes on otstarbekas dokumentide hävitamisega tegeleda kord aastas. Ent kui dokumente tekib vähe, siis on mõistlik teha seda vajaduse järgi.

Hävitatavate dokumentide eraldamine

Kindlasti on selleks, et organisatsioonil oleks olemas selge ülevaade oma arhiividokumentidest, tarvis hävitamine dokumenteerida. Esiteks peame kindlaks tegema, milliste dokumentide säilitustähtaeg on möödunud. Vaatamata säilitustähtaja möödumisele peab siiski enne dokumentide hävitamist olema täiesti kindel, et nende hulgas pole selliseid, millel on veel kas praktiline või siis nn lisaväärtus (laiem väärtus). Kuigi dokumentide loetelus on dokumentide säilitustähtajad määratud läbimõeldult ja kehtivate õigusaktide alusel, võib nende lisaväärtus selguda ka vahetult enne hävitamist.

Dokumentide praktilise väärtuse puhul peaks jälgima nende kasutusvajadust ja -sagedust ning tõendusväärtust (dokumendid on vajalikud õiguslike toimingute teostamisel või nende seaduslikkuse tõendamiseks). Ei tohiks unustada ka seotust teiste, hävitamisele veel mittekuuluvate dokumentide ja andmetega (näiteks ühe sarja dokumentide hävitamisel võivad teiste sarjade dokumendid või andmebaasis sisalduvad andmed muutuda mõistetamatuteks või raskesti kasutatavateks).

Dokumentide lisaväärtus võib olla tähtis organisatsiooni järjepidevuse tõendamisel, samuti võib dokument sisaldada palju koondinfot põhitegevuse kohta (näiteks aruanded, analüüsid) või siis teavet oluliste sündmuste, arengusuundade või isikute kohta (ainulaadsus).

Kui mingi dokumendisarja puhul tekkis küsimus, et seal sisalduvad dokumendid on säilitustähtaja möödumisel jätkuvalt organisatsioonile vajalikud, tuleb kindlasti mõelda selle sarja säilitustähtaja pikendamisele.

Dokumentide hävitamise erisused avaliku sektori asutustes ja eraettevõtetes

Eraettevõte juhindub tavaliselt oma dokumentide hävitamisel enda kehtestatud dokumentide loetelust, kus on kirjas dokumendisarjade säilitustähtajad. Ent kui mingil põhjusel dokumentide loetelu koostatud ei ole, peab näiteks raamatupidamis- ja finantsdokumentide ning töölepingute puhul ikkagi järgima seadustes nimetatud säilitustähtaegu. Nii tuleb töölepinguid töölepingu seaduse järgi säilitada 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates (eelmise töölepingu seaduse kehtimise ajal sõlmitud töölepinguid aga 50 aastat).

Raamatupidamise seadus sätestab, et raamatupidamisdokumentide säilitustähtaeg on seitse aastat, pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb aga säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

Kui eraettevõtja või füüsiline isik (näiteks notar) täidab talle riigi poolt seadusega antud avalikku funktsiooni, siis selle funktsiooni täitmisel tekkinud dokumentide puhul peab arvestama avaliku sektori asutustega samade kohustustega.

Avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamisel juhinduma arhiivieeskirjast. Need asutused, kes kuuluvad arhiivimoodustajate hulka (st nende tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente), peavad taotlema avalikult arhiivilt (Rahvusarhiiv, Tallinna Linnaarhiiv) luba oma dokumentide hävitamiseks, kui säilitustähtaja ületanud dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.

Kõik avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamise dokumenteerima. Eraettevõtetel sellist kohustust ei ole, kuid seda tuleks siiski kindlasti teha, et oleks selge ülevaade oma arhiivis hoitavatest dokumentidest.

Hävitamise dokumenteerimine: hävitamisakti koostamine

Eesmärk on esitada andmed hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta nii, et saaks kindlaks teha nende koosseisu, hulga ja teabekandja.

Hävitamisaktis peaksid sisalduma järgmised andmed:

  • sarjade tähised ja pealkirjad (vastavalt dokumentide loetelule);
  • hävitatavate dokumentide/toimikute piirdaatumid;
  • hävitatavate dokumentide/toimikute hulk;
  • viide õigusaktile (vastava aasta dokumentide loetelu või selle puudumisel vastav seadus, näiteks raamatupidamisseadus);
  • dokumentide säilitustähtaeg;
  • andmekandja (digitaaldokumendid on soovitatav hävitamisakti kirja panna failide või dokumentide hulgana, märkides võimalusel ka nende mahu kilo- või megabaitides);
  • avalike ülesannete täitmisel tekkinud dokumentide/toimikute puhul viidatakse ka vastavale hindamisotsusele.

Kindlasti tuleb kirja panna ka, kui palju dokumente/toimikuid kokku, millisel viisil, millal ning kelle poolt hävitatakse.

Paber- ja digitaaldokumentide hävitamise meetodid

Paberdokumentide puhul kasutatakse hävitamismeetoditest üldjuhul purustamist. Hävitamisteenuse pakkujatel on kasutusel tööstuslikud purustid, millega purustatakse dokumendid tuvastamatuks fraktsiooniks, välistades täielikult andmekandjatel oleva informatsiooni taastamise. Ka arvuti kõvakettaid, mikroskeemide plaate ja CD-sid hävitatakse analoogilisel teel. Suuremad hävitusteenuse pakkujad võimaldavad soovi korral tundlikku infot sisaldavate dokumentide hävitamise juures olla, samuti saab hävitamisest video tellida.

Võimalik on lasta hävitamisteenuse pakkujal paigaldada kontorisse paberikoguja, kuhu visatud dokumente ei pea sorteerima, arhiveerimisklambreid ja toimikukaasi eemaldama.

Reegel peaks olema, et säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kõik dokumendid, olenemata teabekandjast ja andmete asukohast.

Nii tuleks dokumendihalduse hea tava kohaselt elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist kustutada kindlasti ka failid, kui vastav paberkandjal toimik on eraldatud hävitamiseks.

Arvestama peab ka sellega, et kui kasutada digitaaldokumendi kustutamiseks arvutist klahvi DELETE, siis kõrvaldame ainult juurdepääsu failile, kuid andmed säilivad arvutis ja neid saab teatud programme kasutades ka tavakasutaja hõlpsasti lugeda. Otstarbekas oleks kasutada näiteks failide ülekirjutusprogramme.

Digitaaldokumentide puhul on hävitamismeetoditeks ka magnetväljaga kustutamine ja failide tükeldamine.

Digitaaldokumentide turvalise hävitamise nõuded leiab näiteks Rahvusarhiivi veebilehelt Valdo Prausti koostatud juhisest „Digitaalse info hävitamine”, mis sisaldab digitaalsete andmete hävitamisviiside detailset kirjeldust koos viidete ja soovitustega. 

Samuti peaks juhinduma ISKE (infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem) nõuetest, mis aitab määrata riskid andmete hävitamisel ja meetodid nende vältimiseks. Eelkõige tasuks tutvuda meetmetega M2.167 „Andmete kustutamine või hävitamine” ja M2.13 „Tundlike ressursside jäljetu hävitamine”. ISKE on kohustuslik riigi ja kohaliku omavalitsuste andmekogude infosüsteemides, kuid sellest saavad kindlasti vajalikku teavet ka eraettevõtted.

Dokumentide õigeaegne ja turvaline hävitamine on oluline iga asutuse ning ettevõtte jaoks. Selleks on vaja teha veidi eeltööd ja olla kursis õigusaktide ning võimalike riskidega.

Osale arutelus

  • Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad