Paljud ettevõtted eelistavad e-arveldust

Kairi Oja
Kairi Oja käsitleb e-arvete temaatikat

Riik kavandab 2017. aasta algusest üleminekut e-arveldusele, mis muudaks riigiga arveldamise lihtsamaks. See tähendab, et avaliku sektori ettevõtetele saab tulevikus esitada arveid vaid e-arvetena.

Erasektorile muudatus esialgu kohustuslik ei ole, tulevikus aga peaks kõikjal Euroopa Liidu piires üle mindama e-arveldusele.
E-arvete puhul kiputakse sageli ekslikult eeldama, et elektrooniliselt teele lähetatud arve ongi e-arve. Tegelikult see nii ei ole ja e-arveks muudavad arve teatud kindlad parameetrid.

E-arve tähendus ja kasutus

Sisuliselt on e-arve programmis iseliikuv ja ennast kohaldav arve. Eesti Energia energiamüügi äriprotsesside juhi Krista Tammäe sõnul niisugune muutus Eesti Energia energiamüügi töös suuri muudatusi kaasa ei too, kuna Eesti Energia alustas e-arvete kasutamist juba kümmekond aastat tagasi. Tegelikult toimus e-arvete kasutamise ja leviku hüppeline kasv tema sõnul juba 2014. aastal, mil riiklikud otsekorraldused asendusid e-arve püsimaksetega.
„Oleme Eesti Energias võtnud kasutusele e-arved ning saadame nüüd ühes kuus pankadesse ca 270 000 e-arvet,” märgib Tammäe. E-arvete kasuks räägib tema hinnangul nii keskkonnahoid kui ka kliendi jaoks loodav mugavus, aga samuti sellest tulenev rahaline kokkuhoid. Praegu ei kasutata Eesti Energias e-arveid ainult nende klientide puhul, kes pole neid ise eelistanud näiteks seetõttu, et ei kasuta arvutit. „Samas otsime sellele olukorrale alternatiivseid lahendusi, näiteks e-arve alternatiivina arve info edastamist SMS-i teel,” lisab ta.
Eesti Energia kui äriettevõtte jaoks on muudatus Tammäe ütlust mööda igati tervitatav, kuid kindlasti on oluline, et riik teeks omalt poolt elanikkonnale laiemat selgitustööd muudatuste vajalikkusest ja tekkivast üleüldisest kasust. „Alles seejärel saame nii meie kui ka teised ettevõtted keskenduda oma klientidele konkreetsete teenust puudutavate muudatuste selgitamisele,” lausub ta. Ta jätkab, et e-arvetele üleminek võib kujuneda keeruliseks ennekõike neile klientidele, kes ei kasuta sidevahendeid ega saa nende kaudu arve kohta täiendavat infot küsida. „Kuid juba praegu näeme, et nende klientide hulk, kes pole meiega oma e-posti aadressi, mobiiltelefoni või lauatelefoni numbrit jaganud, on pigem marginaalne,” sõnab ta.

Eeldab suuremaid investeeringuid

Kindlasti ei ole mõeldav sedavõrd mastaapset tehnoloogilist muutust ellu viia ilma investeerimata. Eesti Energia on
e-arvete pakkumiseks vajalikud suuremad investeeringud juba eelnevatel aastatel ära teinud, uusi suuremahulisi kulutusi e-arvete jaoks ei paista Tammäe sõnul praegu tulemas. E-arvetele üleminekuga seonduvad investeeringud on Tammäe sõnul vähemasti Eesti Energia puhul end juba ära tasunud.
Enne SEPA-le üleminekut tegi Eesti Energia põhjaliku analüüsi ja ettevalmistused koostöös Pangaliidu liikmetega ning operaatorfirmade OpusCapita ja Omnivaga, tänu millele võidakse nüüdseks öelda, et märkimisväärseid vigu ei ole seni tekkinud.
Tammäe soovitab kõigil neil, kes alles kavandavad e-arveldusele üleminekut, minna e-arvetele üle järk-järgult, et võimaldada klientidel uue olukorraga harjuda. „Näiteks võiks e-arvele ülemineku esimestel kuudel saata arve kliendile paralleelselt nii e-arve kanalisse, nt panka, kui ka varem kasutusel olnud kanalisse, näiteks e-postiga või paberarvena,” leiab ta.

E-arveldus muudab arve-majanduse läbipaistvamaks

Nii meil kui ka rahvusvahelistel turgudel finantsprotsesside automatiseerimise lahendusi pakkuva ettevõtte OpusCapita Eesti juhi Karl-Eric Schneideri sõnul on võrdlemisi suur osa ettevõtetest avalikus ja erasektoris juba e-arveldusele üle läinud. Peamise ja selgeima argumendina e-arvelduse kasuks toob Schneider välja selle, et ettevõtte kogu arvemajandus muutub läbipaistvamaks ning seeläbi ka paremini planeeritavaks.
Tegelikkuses on rahandusministeeriumi esialgselt kavandatud eesmärk viia 2016. aasta lõpuks avaliku ja erasektori vaheline arveldamine üle e-arvetele. Aastaks 2020 on e-arvete kasutamise määraks kavandatud 100%.

Masinloetavaks e-arveks nimetatakse niisugust arvet, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas.

Nii saab sellest nn masinloetav arve. „Tasub aga tähele panna, et mitte iga elektroonilisel teel, näiteks tavapäraselt PDF-vormingus teele saadetud arve ei ole e-arve. Sestap toonitan, et e-arveks muutub arve vaid siis, kui selle on teele pannud spetsiaalne tarkvara ja vastu võtnud samuti vastav tarkvara, mis toimetab arvega edasi,” selgitab Schneider.
Ta jätkab, et kuna ettevõtted kasutavad erinevaid majandustarkvarasid ja arveldussüsteeme, mis omavahel ei ühildu ning infot edastada ega vastu võtta ei saa, ongi loodud OpusCapita tüüpi operaatorettevõtted, kelle tarkvaralahendus muudab ettevõtte majandustarkvara loodud arvedokumendi masintöödeldavaks ehk e-arveks ning edastab selle adressaadi vastuvõtjale. Teisisõnu – operaator viib need kaks poolt omavahel kokku.

Arvete automatiseerimise edusammud ja takistused

Telema AS-i tegevjuhi Hele Hammeri sõnul on ostu- ja müügiarvetega majandamine üks bürokraatlikumaid protsesse üldse, mistõttu on nende automatiseerimine kõigile osapooltele igal juhul mõistlik. „Iseäranis suur kasu tõuseb ostuarvete käitlemise puhul, sest seda tehakse siiani valdavalt käsitööna ning see võtab palju aega. E-arvete kasutuselevõtt hoiaks kokku palju „rumalat tööd” ning laseks töötajatel keskenduda mõistlikumatele tegevustele,” sõnab Hammer. „Samas pole sedavõrd mastaapne otsus kunagi ühepoolne – vaja on partnerid kaasa tõmmata: hankijaid tuleb veenda e-arveid saatma ja kliente neid siis ka vastu võtma,” jätkab ta.

Esimene samm ostuarvete protsessi automatiseerimisel on tavaliselt kõigi arvete e-kujule viimine, laekugu nad ettevõttesse siis paberil, meiliga või XML-vormingus.

Paberil ja meiliga laekuvad arved tuleb digiteerida.  „Seda saab teha kas ise – tänapäeval on skännerid taskukohased kõigile – või osta teenusena sisse,” lisab Hammer. Teatud arvete mahust alates on teenuse sisseostmine tema hinnangul kindlasti mõistlikum kui isetegemine.
Hammeri sõnul pidurdab e-arvete kasutuselevõttu enim partnerite suutmatus e-arveid saata või saada. „Eks see üks omamoodi nõiaring ole, samas töötab see ka vastupidi: mida enam on e-arve-võimekaid ettevõtteid, seda lihtsam on kõigil e-arveid saata ja vastu võtta,” märgib ta.
Hammeri sõnul on levinud arusaam, et ettevõtete võimekus e-arveid saata on väike. „See võimekus on tegelikkuses aga väga heal tasemel. Juba 2014. aastal, seoses SEPA tulekuga, arendasid kõik Eestis levinud majandustarkvarade pakkujad oma tarkvaradele võimekuse
e-arveid väljastada. Seega võib hinnanguliselt väita, et juba nüüd võiks 90% Eestis väljastatavatest arvetest olla e-arved,” nendib Hammer.
Komplitseeriv asjaolu on e-arvete vastuvõtmise võimekus, mis on seotud ka elektrooniliste ostuarvete kinnitusringidega. „Paljud tarkvarad ostuarvete elektroonilist käsitlust ei võimalda. Siin on ettevõtetel võimalus valida juba kolme (Opusele ja Omnivale lisandus ka Telema) teenusepakkuja lahenduste vahel. Kõik need operaatorid pakuvad ostuarvete elektroonilise menetlemise – kulude jaotamine, kinnituste lisamine – teenust. Lahendus on integreeritud ettevõtte majandustarkvaraga,” selgitab Hammer.

Avatud on operaatorettevõtete-vaheline e-arvete rändlus

Parasjagu suur takistus e-arvete levikule on olnud Hammeri hinnangul ka e-arvete rändluse mittetoimimine. „2015. aasta sügisel läks viimaks käima Opuse, Omniva ja Telema vaheline mõlemasuunaline e-arvete rändlus. Sellega on teine suurem takistus leevendunud,” räägib Hammer.
Enne nimetatud kokkulepet said kliendid saata e-arveid vaid oma võrgu klientidele. „Rändlus tähendab sisuliselt seda, et hoolimata sellest, millise e-arvete operaatori klient ettevõte on, saab ta saata e-arveid kõigi kolme operaatori klientidele ja vastupidi – võtta vastu arveid kõigi kolme operaatori klientidelt,” valgustab Hammer. Praegu on tema sõnul takistuseks veel keskse
e-arvete aadressregistri puudumine. „Tõsi, rahandusministeerium lubas 2016. aasta jooksul selle ära korraldada,” sõnab ta lootusrikkalt.

E-arvetega pea kuuekordne kokkuhoid

Hammeri sõnul on uudis e-arvete kohustuslikuks muutmisest ammu oodatud, sest see looks viimaks eeldused ja võimaluse eespool mainitud nõiaringist väljamurdmiseks. „Eesti on huvitaval kombel siin valdkonnas pigem mahajääja kui eesrindlane, ometi oleme tuntud e-riigina. Paljudes teistes riikides on vastav kohustus juba ammu olemas, muutes nende riikide ettevõtted efektiivsemaks,” ütleb Hammer.
„Milano Polütehnilise Instituudi arvutuste kohaselt on võimalik käibemaksuarve e-kujul töötlemisega säästa 4–12 eurot iga arve kohta. Soome Riigikassa hinnangul seevastu on keskmine arve töötlemiskulu 50 eurot, mis digiteerimise korral on võimalik viia 10 euroni, päris e-arvete puhul aga ühe euroni,” avaldab Hammer. Billentise eksperdi Bruno Kochi aastatepikkune konsultatsioonikogemus on näidanud, et keskmiselt õnnestub e-arvete kasutuselevõtuga säästa 60–80% kulusid. „Tasuvusajaks on uuritud ettevõtetel olnud 0,5–1,5 aastat,” lisab Hammer.
Kui eelnevad arvutused on pärit Euroopast ja võiksime eri põhjustel kahtluse alla seada suured säästunumbrid (nt palgaerinevustest tulenevalt), siis ka Eestis on Telema eestvedamisel e-arvete säästupotentsiaali uuritud. „Mitukümmend ettevõtete esindajate gruppi on arvutanud välja paberil ostuarvete käsitlusprotsessi ja elektroonilise ostuarvete käsitlusprotsessi kestuse erinevuse minutites. Kui keskmiselt võtab paberarve käsitlus 30 minutit, siis e-arve saab keskmiselt menetletud 5 minutiga. See on koguni kuuekordne ajasääst,” jätkab Hammer ning lisab, et iga ettevõte saab säästetud aja siis vastavalt enda konteksti panna, arvestades arvete mahu ja keskmise palgatasemega. 

HEA TEADA:

Müügiarvete puhul – eeldades, et tarkvara on võimeline e-arveid väljastama, tuleb valida e-arve operaator, luua ühendus oma majandustarkvara ja operaatori vahel (tihti on seegi juba olemas) ning saatmine võib alata. E-arve operaatorid võtavad teenuse eest kuutasu ja dokumenditasu.
Müügiarvetega on üldiselt lihtsam – enamik majandustarkvarasid on võimelised väljastama Eesti e-arve standardikohaseid e-arveid. Jääb vaid valida operaator, kelle kaudu arved saajateni jõuavad. Kuidagi peab tuvastama ka partnerite ehk klientide soovid arvelduse osas – kõik ei pruugi olla suutelised e-arveid vastu võtma ning nendeni tuleb arved toimetada vanaviisi, olgu siis paberil või e-postiga. Müügiarvete e-kujule viimine ei mõjuta ettevõtte siseprotsesse eriti suurel määral.

Ostuarvete puhul tuleb valida ostuarvete menetluslahenduse pakkuja. Luua ühendus teenusepakkuja ja oma majandustarkvara vahel (ühekordne kulu, nullist paari tuhande euroni, olenevalt tarkvarast). Edaspidi tuleb operaatorile maksta kuutasu ja dokumenditasu.
Ostuarvete puhul on e-arvete käsitlusele üleminek oluline sisemiste äriprotsesside muudatus, mistõttu tuleks see samuti hoolega läbi mõelda. Ostuarvete laekumisele järgnevad nende kinnitamise, kulujaotuse, majandustarkvarasse importimise ning lõpuks arhiveerimise protsessid. Kõik need protsessid on võimalik viia elektrooniliseks ning säästa palju aega.
NB! Vältimaks paralleelprotsesside teket tuleb kõik laekuvad arved viia elektroonilisele kujule.

Allikas: Hele Hammer, Telema AS

Osale arutelus

  • Kairi Oja, vabakutseline ajakirjanik

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Valdkonna tööpakkumised

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Ramirent Shared Services AS is looking for a GENERAL LEDGER ACCOUNTANT

Ramirent Shared Services AS

27. november 2017

Uudised

Tööriistad