Aastaaruande koostamine läbi kommunikatsiooni prisma

Karin Luiga
Karin Luiga, BDO Eesti turundus- ja kommunikatsioonijuht

Praegu, kui aastaaruannete koostamine kogub parasjagu tuure, on hea aeg rääkida võimalustest tavapärasele protsessile ja tulemusele värskema pilguga vaadata ning miks mitte kohe ka teisiti tegemist proovida.

Finantsarvestuse kirglike asjatundjatena oleme BDO Eestis veendunud, et laialt levinud komme asju järjepanu ühtviisi keskpäraselt teha ei ole piisav põhjus samamoodi jätkamiseks. Alustuseks tasub endale teadvustada, kelle jaoks ja miks aastaaruandeid ikkagi koostatakse ning kes on selle info tarbijad. Siis ei ole tulemuseks see, et aruandeid pannakse kokku vaid seepärast, et seadus nii ette näeb ja aruande mitteesitamine endaga negatiivseid tagajärgi kaasa toob. Pigem on aastaaruanne vajalik instrument ettevõtte kohta info andmiseks ja saamiseks, olgu siis info tarbijaks ettevõtte enda omanikud, aktsionärid, koostööpartnerid, võlausaldajad, aga miks mitte ka töötajad või konkurendid.

Aruanne – lugu arvude taga

Pärnu Raamatupidamiskonverents keskendus 2015. aastal aruannetele ja kandis pealkirja „Aruanne – lugu arvude taga”. Asjatundlik loo rääkimine numbritega peaks ja võiks olla oluliselt rohkem teadvustatud ning levinud. Tulenevalt kasvõi asjaolust, et n-ö tavaliste inimeste finantskirjaoskus, ammugi aga oskus ettevõtte majandustulemusi tõlgendada ei pruugi olla kuigi kõrge. Kui mõelda organisatsiooni sidusrühmade peale, siis peaks olema iga endast lugupidava organisatsiooni soov ja tahe muuta see informatsioon olulistele sidusrühmadele kergemini mõistetavaks.
Info tarbijaid on erinevaid ning me ei peaks eeldama, et neile kõigile meeldib laialt levinud keskpäraselt normaalne ehk kiretu ja hall esitlusviis, kuhu tuleb lugu ise juurde mõelda. Sidusrühmade puhul me ei räägi vaid kitsast ringist ettevõtte ümber ? la kliendid, koostööpartnerid, vaid laiemast võrgustikust, kellel mingilgi põhjusel võiks olla huvi ettevõtte majandustulemuste vastu.

Loo numbritega rääkimise võimalused peaks ja võiks olla oluliselt rohkem teadvustatud.

Võib muidugi vastu vaielda ja väita, et ettevõtjaportaalist aastaaruannet esitades on kõik juba ette määratud ja vormistatud ning raamatupidajatel või ettevõtte juhtidel jääb üle ainult numbrid sisse kirjutada ja aruanne ongi valmis. Või siis vähemalt neil, kes oma aruandeid Eesti hea raamatupidamistava kohaselt koostavad. Siiski, nagu BDO Eesti ka omal nahal eelmisel aastal ära proovis, ei ole aruannete esitamise keskkond üleliia piirav ning näiteks tegevusaruande osa saab edukalt ka eraldi failina juurde lisada. See aga omakorda tähendab juba esimest olulist sammu kõnekama ja tarbijale sobivamas vormis aruande poole.

Tavapärane praktika kinnitab, et just tegevusaruanne on see kuum kartul, mis lendab juhi ja raamatupidaja vahel ning mida kumbki ei taha eriti koostada. Raamatupidaja jaoks võib see olla suhteliselt tülikas ja ebamäärane, sest selles aruandes tuleks rääkida ettevõtte jaoks olulistest sisulistest sündmustest, näidata turutunnetust ja anda ka infot tulevaste perioodide plaanide kohta. Juht aga peab aastaaruande koostamist tihti tülikaks lisakohustuseks. Arvestades raamatupidaja informeeritust ootab tegevjuhtkond temalt ka suuremat pealehakkamist tegevusaruande koostamisel.

Lisaks finantsidele tasub pöörata tähelepanu ka mõju käsitlusele

Tulles siinkohal kommunikatsioonimaailma tänapäevasema lähenemisviisi juurde, ei peaks me tegelikult ühtegi ettevõtte protsessi või väljundit teistest lahutama ja eraldiseisvaks pidama. Oluline on nii koosmõju kui ka mõjuulatus. See tähendab, et kui ettevõte muidu pöörab tähelepanu klienditeenindusele, tal on hästi disainitud logo ja muud korporatiivse identiteedi kandjad, ettevõtte kontor on mõnus ja moodne, ta väärtustab oma töötajaid ja pakub head töökeskkonda ning korraldab koostööpartneritele tänuüritusi, siis on arusaamatu, miks käsitleb seesama ettevõte oma aasta kõige olulisemat finantsraportit kui vaid normi täidet. Miks on see hall ja igav ega kajasta ettevõtte lugu? Sellest ei õhku grammigi ettevõtte au ja uhkust, kuna esitusvorm on nagu igal teiselgi.

Kui turunduse puhul on eristumine ja värv eluliselt tähtsad, siis miks me arvame, et finantskommunikatsioon tohib olla igav ja hall? Kas raamatupidaja töö vili ei kõnele midagi selle ettevõtte kohta?

Kompleksusteooria, millele kord juba viitasime väites, et oluline on erinevate tegurite koosmõju, annab selge vihje vaadata üle kõik organisatsiooni väljundid (finantsaruandlus sealhulgas) ja panustada sellesse, et nende väljundite vahel ei tekiks kakofooniat. Ettevõtte nimel kirja kirjutades te tavaliselt ei vormista seda valgele paberile, vaid kasutate ettevõtte logo ja kontaktandmetega blanketti. Visiitkaart ei ole üldjuhul valgel paberil nimi ja number, kuigi selline minimalistlik lähenemine annaks olulise edasi. Aastaaruannet koostades võiks organisatsiooni lugu samuti näha olla.  Ning seda viisil kus finantsid on tõlgitud ka arusaadavasse inimkeelde.

Niisamuti kui 90 protsenti juhi tööst on kommunikatsioon, on ka selline tavaline asi nagu aastaaruanne kommunikatsioon, sõnum ettevõtte sidusrühmadele. Kokkuvõte lõppenud majandusaasta tulemustest, olulisematest sündmustest ja pilguheit tulevastesse perioodidesse. Selle sõnumi loomisse võiks panustada ka teised peale raamatupidaja ja väärtustada seda instrumenti. Ettevõtte reputatsiooni ehitamine on katkematu protsess ning väärib rõhutamist, et ükski osa ei ole teistest vähem tähtis. Ka aastaaruandel on oma selge sihtrühm ja aruanne peab olema muude ettevõtte identiteedi kandjatega samaväärne, nii sisult kui vormilt.

Mõjus bränd on hingestatud

Tugevad korporatsioonid on aru saanud, et mõjus bränd on hingestatud nagu inimene ja nad üritavad brändi kujundamisel käituda ja näida nagu isiksused. Paljud teist on kindlasti kuulnud väidet, et äri ei tee mitte ettevõte ettevõttega, vaid inimesed omavahel. Seda silmas pidades tasub pöörata oma pilk võimaluste otsimiseks, et leida lahendusi see suhtlus teha meeldivamaks ja anda põhjust endaga suhtlemiseks. Nagu öeldud, ei tasu eeldada, et kõigi sihtrühma liikmete finantskirjaoskus on väga kõrge. Uuringud on näidanud, et inimese aju omandab pildi kujul infot 60 000 korda kiiremini kui teksti kujul. Ainuüksi seepärast tasub aruande koostamisel panustada niisuguse vormi loomisse, mida oleks mõnus ja lihtne lugeda ning omandada. Miinimumnõuded aruandele ei tähenda, et ei võiks olla rohkem infot.

Eristumine algabki tihti just sellest, et annate rohkem, kui teilt oodati ja seda kohtades, kus seda ei oodatagi.

Tänapäeva turunduse DNA koosneb tehnoloogiast, analüütikast, loost, disainist ja strateegiast. Kõik need komponendid on kasutatavad ka aastaaruande koostamise juures. Lihtsustatult kirjeldades paneb strateegia paika raamistiku ja rõhuasetused, kuidas oma infot esitada, analüütika annab sisendi disainile, mis aitab rääkida teie lugu ning tehnoloogia ehk antud juhul näiteks faili vorming, aitab selle nipsti üles laadida ettevõtjaportaali. Tulemuseks on omanäoline aruanne, mis käib ühte sammu ettevõttega, mille kohta see koostatud on.

Üks pilt räägib rohkem kui tuhat sõna

Tuntud ja tark ütlus on, et üks pilt on parem kui tuhat sõna, mistõttu soovitame teil tutvuda BDO Eesti 30.09.2014 lõppenud majandusaasta aastaaruande tegevusaruandega, mis oli isegi meie valdkonnas teedrajav ja esimene omataoline. Seda koostades lähtusime värskematest trendidest, mille kohaselt infograafikud ja visualiseerimine on selgem viis infot esitada. Ning kasutades sarnast stiili läbi kogu tegevusaruande, tagab selle sisu arusaadavuse laiemale auditooriumile. Meie kogemus näitab selgelt, et asjade tegemine lõppadressaati arvestades tasub end kuhjaga ära ning võite olla isegi meeldivalt üllatunud, kui suur kasutuspotentsiaal sellisel näiliselt lihtsal dokumendil olla võib.

Kes sel korral aja- või ressursipuudusel niipalju vaeva ei taha näha, saab aruandesse inimlikku poolt sisse tuua vähemalt pildimaterjali kasutades ja veidi rohkem fookust ettevõtte tutvustamisele pannes. Tänapäevases võistleva info maailmas ei ole ükski võimalus end paremini tutvustada raisatud aeg. Ning kui oma stiil välja kujundatud, on mõistlik ühtset stiili jätkata ka muudes aruannetes, et kommunikatsioonikeel oleks selge ja omane just teile. Kui infotarbija näeb ka mõnd teist teie organisatsiooni materjali, siis vaatab talle vastu sarnane stiil ning tekib äratundmine. Tuues taas siinkohal näite oma organisatsioonist, kasutasime info visualiseerimise strateegiat ka BDO Eesti läbipaistvusaruandes. Huvi korral leiate Audiitorkogu kodulehelt võrdluseks teiste audiitorbüroode läbipaistvusaruanded ja näete, et BDO Eestil oli lihtne eristuda.

Laiast maailmast veel näiteid tuues tasub heita pilk Mailchimpi või Fiskarsi 2014. a aastaaruannetele. Ning väike guugeldamine sõnaga „infographs” võtab silme eest veel kirjumaks, kuid annab ka isikliku kogemuse, et pildina on asju tõesti palju kergem esitada ja omandada.

Aastaaruanne
BDO Eesti 30.09.2014 lõppenud majandusaasta aastaaruande tegevusaruanne

Artikkel ilmus ajakirja Raamatupidamise Praktik veebruari numbris. Ajakirja üksiknumbri ja aastatellimuse saad vormistada SIIT.

Osale arutelus

  • Karin Luiga, BDO Eesti turundus- ja kommunikatsioonijuht
    Sven Siling, BDO Eesti partner, audiitor- ja koolitusteenuste juht

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad