Digitaalne info – probleemid ja väljakutsed

Maila Kukk
Maila Kukk tutvustab digitaalse info haldamise, säilitamise ja kasutamise...

Tänapäeva infoühiskonnas kahekordistub digitaalse info hulk ligikaudu paari aasta tagant. Selle infohulga haldamiseks, säilitamiseks ja kasutamiseks on vaja leida võimalikult efektiivsed lahendused.

Digitaalset teavet on küll tunduvalt lihtsam luua, kopeerida ja jagada kui paberil teavet, ent samas peab jälgima, et teave säiliks autentsena ja oleks kasutatav. Samuti tuleb olla kursis muudatustega infotehnoloogia valdkonnas.

Digitaalne info on digitaalsel kujul esitatud terviklik infokogum, mis võib moodustuda näiteks Twitteri säutsust, e-kirjast või koosoleku salvestisest. Digitaalse info loomise, haldamise ja kasutamisega on seotud avaliku sektori asutused ja eraettevõtted, kelle tegevusvaldkond ja huvid on erinevad.

Millega arvestada, et digitaalne info oleks kasutatav

Arvesse tuleb võtta seda, et digitaaldokumendi leidmiseks peab see olema piisavalt kirjeldatud (vajalike metaandmete olemasolu). Samuti võib probleeme tekitada see, et kui paberdokumendi puhul on originaal ja koopia eristatavad, siis digitaaldokumendil mitte.

Digitaalsed dokumendid võib jaotada kaheks:

  • digitaalsena sündinud, digitaalsena tekitatud – originaalne digitaaldokument, mis on loodud digitaalmeetodeid kasutades;
  • digiteerimise tulemusena saadud – digitaaldokument, mis on saadud näiteks paberdokumendist skaneerimise teel. Siin peab arvesse võtma, et osa originaalis leiduvast infost läheb alati kaotsi, paratamatult toimub teabekadu.

Digitaaldokumentide puhul on oluline, et oleks olemas vajalik tarkvara, et seda infot kätte saada ehk faili avada: praegu digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda.
Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul on vaja jälgida, et dokumendi kogu säilitustähtaja jooksul oleks failid avatavad. Nii tuleb digitaalse info säilitamise kohta teha otsus selle elutsükli palju varasemas etapis (juba selle loomisel) kui paberil teabe puhul – mõelda mitu sammu ette.

Kuna tarkvara valik on suur, siis on meil digitaaldokumente paljudes failivormingutes: näiteks DOC, DOCX, RTF, TXT, PDF, XML, DDOC, BDOC jne. Siinjuures tuleb arvestada ka sellega, et eri failivormingud võivad isesugustes tarkvarades ka erinevalt avaneda. Kuid kõik failivormingud ei ole arhiveerimiseks sobivad – peame ju saama neid kasutada küllaltki pika aja jooksul, näiteks võib digitaaldokumendi säilitustähtaeg olla üle 10 aasta või alatine. Paljudes avaliku sektori asutustes tekib aga ka selliseid digitaaldokumente, mis on arhiiviväärtuslikud.

Arhiivivormingud on jaotatud lähtuvalt andmetüüpidest (tekst, pilt, heli, video). Näiteks teksti puhul on arhiivivorminguteks TXT, PDF ja XML, piltidel TIFF ning PNG.

Paber- ja digidokumentide kooshaldamise probleemid

Palju segadust on just paber- ja digitaaldokumentide kooshaldamisega: digitaalsena tekkivat teavet ei saa tihti kadudeta paberile viia ja paberdokumendina vormistatud teave võib kaotada digitaalsele kujule viimisel tõestusväärtuse.

Paber- ja digitaaldokumentide kooshaldamist ühtses süsteemis nimetatakse hübriidasjaajamiseks.
See hõlmab dokumendisüsteeme, kus eri sarjades või ühe sarja erinevates toimikutes tekivad dokumendid erinevatel andmekandjatel kui ka hübriidtoimikuid.
Hübriidtoimik on omavahel sisuliselt seotud dokumentide kogum, milles andmed asuvad erinevatel andmekandjatel (näiteks paber- ja digitaaldokument, film ja selle konteksti avav paberdokument). Sel juhul on erinevatel andmekandjatel samaliigiliste dokumentide originaalid.
Kehtivatest õigusaktidest (kohustuslikud avalikule sektorile) leiab ka hübriidasjaajamist reguleerivaid sätteid. Arhiiviseaduse alusel on lubatud arhiiviväärtuslikes dokumentides sisalduv teave üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. Näiteks võib olla vaja digiteerida kustuvate tekstidega paberdokumendid või vananenud andmekandjal digitaaldokumendid migreerida teisele, sobivale andmekandjale.

Millal tuleb digitaalselt loodud dokumendid vormistada paberil? Kindlasti siis, kui pole kindel, et suudame tagada asutuse või ettevõtte jaoks olulise teabe- ja tõestusväärtusega dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kasutatavuse neile dokumentide loeteluga määratud säilitustähtaja jooksul. Samuti siis, kui pooltevahelise kokkuleppe puhul (näiteks lepingu ühel poolel) puudub suutlikkus digitaalselt allkirjastatud dokumente säilitada. Autentne on niisugune digitaaldokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha. Peab arvestama, et autentne dokument arhiivinduslikus mõttes ei pruugi ühtida autentse dokumendi mõistega juriidilises mõttes, näiteks kohtutes.

Kui dokumendisarja ühes toimikus (nn hübriidtoimikus, kus on nii paber- kui ka digitaaldokumente) on valdavalt digitaaldokumendid, siis on parema leitavuse ja kasutusmugavuse huvides otstarbekas paberdokumendid skaneerida. Sel juhul peab silmas pidama, et skaneerimisprotseduuri reeglid oleks võimalikult täpselt asjaajamiskorras kajastatud. Nii saab tuvastada skaneerimise aja ja teostaja. Hea on, kui paberdokument on skaneeritud vormingusse, mis võimaldab hilisemat otsingut dokumendi sisust. Skaneerimisel kasutatakse tänapäeval peale skännerite ka foto- ja veebikaameraid.

Digitaaldokumentide säilitamise lahendused

Digitaaldokumentide säilitamine võib osutuda küllaltki suureks väljakutseks. Arvestada tuleb andmete kasutajate võimalusi, erinevaid riske ja maksumust. Unustada ei tohi ka isikuandmete kaitse ja infoturbe nõudeid ning seda, et teabe säilitamine on alati aktiivne tegevus. Näiteks digitaalset allkirja pole võimalik algsel kujul kaua säilitada.

Kui digitaalallkirja sisufailide puhul on kasutatud arhiivivorminguid, siis võib digitaalallkirjastatud faili kasutatavus olla vähemalt 10 aastat.
Pikema aja jooksul on ohustatud nii digitaalallkirja kui ka selles sisalduva sisufaili kasutatavus. Rahvusarhiiv soovitab pikaajalise säilitustähtajaga digitaalselt allkirjastatud failide puhul hiljemalt arhiveerimise käigus sisufailid digitaalallkirja kapslist eemaldada ning säilitada „avatuna” ning paralleelselt säilitada ka digitaalallkirja kapsel, mida on endiselt võimalik kasutada allkirja kehtivuse tõestamiseks. Probleemiks on seegi, et digitaalselt allkirjastatud dokumente hoitakse tihti süstematiseerimata.

Avaliku sektori asutused peavad oma arhiiviväärtuslikud digitaaldokumendid üleandmistähtaja kättejõudmisel üle andma Rahvusarhiivi digitaalarhiivi. Samuti on neil võimalus tasulise teenusena Rahvusarhiivi üle anda ka need rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid, millel ei ole arhiiviväärtust.

Sobiva haldamisviisi leidmiseks tuleb teha eeltööd

Ka mitmed eraarhiivid pakuvad digitaalset arhiveerimisteenust avaliku ja erasektori organisatsioonidele ning eraisikutele. Juurdepääsu andmetele on võimalik tagada näiteks online-keskkonnas ID-kaardi põhiselt. Digitaalsesse arhiivi saab arhiveerida digitaalset infot ja digiteerida paberil olevat infot, mis tagab, et teave on talletatud ühtses formaadis, võimaldades infot operatiivselt leida. Selleks saab kasutada otsingumootorit, seejärel info taasesitada või edastada soovitud isikutele e-posti vahendusel. On ka ettevõtteid, mis pakuvad digitaalsete dokumentide majutusteenust majutuskeskkonnas või infosüsteemides, mis luuakse tellija soovi järgi nn rätsepatööna.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumente saab alles hoida ka elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arhiivikomponendis. Üks võimalus on hoida neid näiteks organisatsiooni ühiskasutusega võrgukettal. Sellisel juhul peab olema tagatud ka pidev varundamine. Andmekandjate valik digitaaldokumentide säilitamiseks tuleb riskide vältimiseks põhjalikult läbi mõelda. Võimalik on kasutada näiteks väliseid kõvakettaid, magnetlinte või CD-sid (sel puhul tuleb arvestada, et nende eluiga on neli kuni viis aastat).
Digitaaldokumentide haldamiseks ja säilitamiseks on mitmesuguseid lahendusi, kuid kindlasti on õige ja sobivaima viisi valikuks tarvis teha eeltööd.

 

 

 

Osale arutelus

  • Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad