Vara mahakandmise korrektne protsess

Mahakantud vara
Mahakantud vara

Tugevat kontrollikeskkonda aitab tagada organisatsioonisisene kord varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise kohta nii, et protsess on läbipaistev ja dokumenteeritud ning maandab vara varguse ja mittesihipärase kasutamise riski.

Vara arvestusega seotud raamatupidamise protseduure on üksikasjalikult ja täpselt kirjeldatud õigusaktides (raamatupidamise seadus, riigi raamatupidamise üldeeskiri, Raamatupidamise Toimkonna juhendid) ja organisatsioonisisestes kordades (näiteks raamatupidamise sise-eeskiri).

Siseaudiitorina hindan sageli, kas ja kui paljudes organisatsioonides on läbi mõeldud ja dokumenteeritud varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamisega seotud protseduurid. Mida suurem organisatsioon, seda rohkem on eriilmelisi varasid. Ka mõnel väikesel organisatsioonil võib olla palju eri otstarbe ja eesmärgiga varasid.

Vara mahakandmise ja hävitamise üldpõhimõtted

Avalikus sektoris reguleerivad varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamisega seonduvat riigivaraseadus ning selle alusel välja antud õigusaktid, sh asutusesisesed korrad ja juhendid. Erasektoris selline regulatsioon puudub ning varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise töökorralduslikud aspektid on jäetud organisatsiooni kontrollikeskkonna lahendada.

Riigivaraseaduse § 55 sätestab riigivara kõlbmatuks tunnistamise üldised tingimused ja § 56 riigivara mahakandmise ja hävitamise üldpõhimõtted.

Leian, et riigivaraseaduses nimetatud üldpõhimõtted on hea lähtealus ka erasektoris organisatsioonisiseste põhimõtete ja töökorralduse kehtestamisel. Pakun järgnevalt siseaudiitori pilgu läbi välja olulisimad punktid, mida varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise protseduurid sisaldama peaksid. Järgneva mudeli aluseks on suure organisatsiooni vajadused, mis paratamatult tähendab bürokraatlikumat reeglite kogumit, kui see on vajalik väiksemas organisatsioonis. Kindlasti peaksid põhimõtted ja protseduurid olema kirjalikud ja kinnitatud organisatsiooni tegevust korraldava juhtimisorgani poolt. See dokument peaks olema kõigile asjasse puutuvatele töötajatele kättesaadav. Soovitatav oleks dokumenti ka näiteks infotunni formaadis tutvustada, et asjassepuutuvad isikud saaksid nõutavatest protseduuridest ühtemoodi aru ja mõistaksid laiemat konteksti.

Varade kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise protsessi saab jagada järgmisteks osadeks (nimekiri on soovituslik): 

• vara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks eeltingimuste esinemine;

• vara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks ettepaneku tegemine;

• vara kõlbmatuks tunnistamise ja  mahakandmise otsuse tegemine;

• kõlbmatuks tunnistatud ja mahakantud vara hoiustamine kuni vara hävitamiseni;

• kõlbmatuks tunnistatud ja mahakantud vara hävitamine.

Eelkõige on ettepanekute ja otsuste tegemise ning hävitamise etapis oluline, et organisatsioonisiseses korras oleks kindlaks määratud tegevuse eest vastutavad isikud ja nõuded tegevuse dokumenteerimisele. Eeltingimuste esinemise ja mahakantud vara hoiustamise puhul on oluline kirjeldada korras eeltingimusi ja nende fikseerimise korraldust ning vara hoiustamise nõudeid ja tingimusi.

Vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise eeltingimused

Riigivaraseadus sätestab, et riigivara tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha:

• kui see ei ole riigivõimu teostamiseks või muul avalikul eesmärgil vajalik;

• ei ole ette näha, et selline vajadus tekib tulevikus ja riigivara kasutamiseks andmise või võõrandamise kulud ületaksid saadavat tulu, mistõttu ei ole majanduslikult otstarbekas vara kasutuseks anda või võõrandada;

• kui vara on osaliselt või täielikult hävinud, riknenud, varastatud, kadunud või muul põhjusel kasutuskõlbmatuks või võõrandamatuks muutunud.

Niisugused põhjused võib vara kõlbmatuks tunnistamise eeltingimusena aluseks võtta ka erasektoris. Tähtis on, et vara kõlbmatuks tunnistamise eeltingimus oleks dokumentaalselt tõestatud. Asjakohase dokumendi võib koostada näiteks valdkonda tundev spetsialist ning selles peaks olema arusaadavalt kirjeldatud, miks vara on kõlbmatu. Näiteks ei ole piisavaks selgituseks “katki”, vaid oluline on vara riknemise sisuline kirjeldus. Vajaduse korral võib kirjelduse juurde füüsilise tõendusmaterjalina lisada varast tehtud fotod. Vahel võib vaja minna ka sõltumatu ekspertiisi abi. Näiteks kui mõne vara puhul ei osata ise määrata vigastuse põhjust, suurust ja selle parandamise võimalikkust.

Vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise ettepanek

Olenevalt organisatsiooni suurusest ja kasutuses olevate varade hulgast, võib vajalik olla moodustada varade kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmisega tegelev komisjon. Väiksemate organisatsioonide puhul võib see olla ebaotstarbekas ja üleliia bürokraatlik, kuid suuremate organisatsioonide puhul hädavajalik, et tagada funktsioonide lahusus ning toimingute objektiivsus ja professionaalsus.

Organisatsioonides, kus on vastav komisjon moodustatud, tuleks vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise ettepanek teha komisjoni nimele.

Kui komisjoni ei ole, tuleks läbi mõelda, millise ametikoha ülesannete juurde kulub varade kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise ettepanekute menetlemine ja vastavate otsuste tegemine ning see kirjalikult protseduurina kehtestada.

Vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise ettepanek peab olema vormistatud kirjalikult (näiteks taotluse vormis) ning see võiks sisaldada järgmisi andmeid:

• vara liik;

• vara nimetus;

• vara identifitseerimisnumber;

• vara kogus;

• vara soetamise aeg;

• vara soetusmaksumus ja jääkmaksumus;

• vara seisukorra kirjeldus;

• varaga seotud eritingimused (näiteks keskkonnaohtlikkus);

• vara kõlbmatuks tunnistamise põhjused;

• vara hävitamise viis.

Vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise otsuse tegemine

Vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise otsuse teeb selleks moodustatud komisjon või keegi teine, kellele vastav ülesanne on sisekorraga määratud. Kui otsuse teeb komisjon, tuleks otsuseni jõuda koosoleku käigus, mis protokollitakse. Organisatsioonisiseses korras tuleks määrata, millal on komisjon otsustusvõimeline (mitu liiget peab kohal olema) ja milliseid andmeid peab komisjoni protokoll sisaldama. Otsuse läbipaistvuse tagamiseks soovitan protokollis kindlasti kajastada järgmisi andmeid:

• koosoleku toimumise aeg;

• koosolekul osalejate nimed ja töökohad;

• koosoleku päevakord;

• vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise taotluste kohta tehtud otsused koos otsuseni jõudmise argumentidega.

Tehtud otsuse alusel koostatakse vara hävitamise akt.

Kõlbmatuks tunnistatud ja mahakantud vara hoiustamine kuni vara hävitamiseni

Hävitamisele kuuluva vara hoiustamisega seotud nõuete määramine organisatsioonisiseses korras on oluline vara kaitstuse tagamiseks.

Peamine soovitus: hävitamisele kuuluv vara peaks olema hoiukohas vastavalt märgistatud. Märgistuse puudumisel ei pruugi hävitamisele kuuluv vara olla eristatud arvestuses olevast varast ja hävitada võidakse vale vara. Erimärgistuse puudumine võib segadust tekitada ka varade inventuuri käigus.

Kõlbmatuks tunnistatud ja mahakantud vara hävitamine

Organisatsioonisiseses korras tuleks kehtestada nõuded kõlbmatuks tunnistatud ja mahakantud vara hävitamisele ja hävitamise dokumenteerimisele. Vara hävitamist saab mõnel juhul korraldada organisatsioon ise, kuid vajaduse korral saab teenuse ka sisse osta.

Riigivaraseadus § 56 lg 2 sätestab, et kõlbmatuks tunnistatud asi hävitatakse võimalikult odavalt ja keskkonnasäästlikult. Kuidas need nõuded täpselt tagada, on organisatsioonisiseste protseduuride lahendada.

Vara hävitamine keskkonnasäästlikult on oluline nii avalikus kui ka erasektoris. Organisatsioonisiseses korras võiks olla näidisloetelu, milliste keskkonnanõuetega tuleks eri liiki varade hävitamisel arvestada, samuti oleks hea viidata sellele, millised on kohaliku omavalitsuse keskkonnaorganite, päästeameti jt ametkondade ettekirjutused (või vähemasti viidata korras, et nende ettekirjutustega tuleb arvestada).

Vara hävitamise teenuse sisseostmisel on eespool kirjeldatud nõuete täitmine teenuse osutaja vastutus.

Avalikus sektoris on riigivaraseadusest tulenevalt oluline tagada vara võimalikult odav hävitamine, erasektori puhul ei saa seda normiks kehtestada siis, kui ettevõtte huvides kaaluvad muud hävitamisega seotud asjaolud üles selle odavuse.

Mahakantud vara hävitamine dokumenteeritakse vara hävitamise aktis, mis peaks sisaldama vähemalt järgmist infot:

• vara üleandja ja vastuvõtja andmed ja allkirjad (kui vara antakse hävitamiseks üle teisele isikule);

• vara nimetus;

• vara identifitseerimisnumber;

• vara kogus;

• ühik;

• vara soetusmaksumus;

• vara hävitamiseks üleandmise või hävitamise põhjus;

• vara hävitamiseks üleandmise või hävitamise aeg ja koht;

• hävitamise korraldanud ettevõtte nimi või komisjoni koosseis juhul, kui hävitamist korraldab vara omav organisatsioon ise;

• hävitamise viis.

Artikkel ilmus esmalt ajakirjas Raamatupidamise Praktik.

 

Osale arutelus

  • Krisi Pungas, CGAP, Siseaudiitor.ee

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Valdkonna tööpakkumised

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Ramirent Shared Services AS is looking for a GENERAL LEDGER ACCOUNTANT

Ramirent Shared Services AS

27. november 2017

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Uudised

Tööriistad