Ettevõtja, too oma äri kapist välja!

Kristjan Ok
Datafox OÜ IT-teenuste juht Kristjan Ok

Paljud ettevõtte tegevusalast sõltuvad protsessid on automatiseeritud spetsiaaltarkvaraga, mida toetab IT-taristu. Kuigi moodsad tehnoloogiasaavutused on loodud võimalikult optimaalsed ja säästlikud, on nõuded IT-taristule päev-päevalt kasvanud.

Infotehnoloogia (edaspidi IT) on viimase paarikümne aasta jooksul olnud kahtlemata kiiremini arenenud valdkondi maailmas. Veel kümmekond aastat tagasi seisnes enamiku keskmise suurusega kodumaiste ettevõtete IT-taristu strateegia peamiselt arvutipargi omamises ja arendamises. Arenguvõimelistel kollektiividel oli kusagil kontorinurgas ka moodne server, mis enamasti dokumente jagas ning kasutajate tuvastamist kontrollis. Veidi suurematel tegijatel oli oma isiklik meiliserver. Nüüdseks on IT-teenuste maht suurel määral kasvanud.

Infomaht kasvab iga päevaga

Eri allikatele tuginedes võib väita, et iga päevaga toodame rohkem infot kui tsivilisatsiooni algusest tänapäevani. Mida rohkem andmemaht kasvab, seda suuremad on ka nõudmised arvutusvõimsusele, andmesidevõrkude kiirusele, andmevarundusele, füüsiliste komponentide konsolideerimisele ja täiendavatele IT tugiprotsessidele.

Veel enne ülemaailmse majanduskriisi algust 2008. aastal keskendusid suuremad serverite ja lisaseadmete tootjad peamiselt üha võimsamate komponentide loomisele ja nende müügi kasvule. Suured muutused maailmaturul andsid mõista, et vanaviisi edasi ei saa. Ka IT-taristu pidi nüüd muutuma ettevõtte jaoks senise kuluartikli asemel optimeeritud tugiteenuseks äriprotsesside toetamisel.

Praegu on IT teenusepakkuja suurim võimalus pakkuda kuluefektiivset IT-lahendust, mis tehnoloogiliselt võimaldaks maksimaalset tuge äriprotsessidele, kuid oleks madalaima omamiskulu (TCO – total cost of ownership) ja võimalikult kiire tasuvusajaga (ROI – return of investment).

Praegused juhtivad IT-lahenduste tootjad lähtuvad just turu nõudlusest ning pakuvad minimaalse TCO ja kiireima ROI-ga lahendusi. Kuluefektiivsus saavutatakse eelkõige virtualiseerimis- ja pilvetehnoloogiate kasutamise abil, mis võimaldab IT-taristu ressurssi kasutada täpselt nii palju, kui organisatsioon oma klientide teenindamiseks parasjagu vajab.

Kasutaja soovib üha rohkem Facebooki-kogemust ka tööl

Kogu see jutt serveritest ja IT baastaristust on iseenesest vajalik, kuid teame, et IT kasutajakogemus algab siiski lõppkasutajast. Olgu selleks siis ettevõtte töötaja, kes kasutab oma igapäevatöös IT-süsteeme või klient, kellele pakutakse teenust e-kanalite kaudu. Mõlemad on meile ettevõtjatena ühtviisi olulised.

Kui veel aastakümneid tagasi oli arvuti pelgalt spetsiifiline töövahend üksikutes eluvaldkondades, siis nüüd ei kujuta enamik meist enam oma igapäevatööd ilma selleta ette. Näeme pigem selgelt kasvavat trendi, kus märkimisväärse osa tööst saame tehtud nutiseadmetega ning konkreetselt määratletud seadme senine osatähtsus on vähenemas. Samuti muutuvad üha populaarsemaks ainult tulemusele orienteeritud (ROWE – Results-Only Work Environment) töökeskkonnad, kus töö tegemise tulemus ei sõltu asukohast, ajast ega töövahenditest.

Lisaks seisavad tööandjad üha enam vastamisi täiesti uue väljakutsega – nn digitaalsete immigrantidega. Need on praegused noored, kes samm-sammult tööturule sisenevad ning kelle IT-kasutusharjumused on paljudele tööandjatele tõeliseks väljakutseks. Küsige huvi pärast mõnelt oma 18-aastaselt noorelt sõbralt või sugulaselt, kas ja kui tihti ta kasutab e-posti? Võite saada vägagi huvitava vastuse. Kui ta pole seda siiani kasutama harjunud, miks ta peaks seda tegema oma esimese tööandja juures? Sama kehtib nende töötajate kohta, kes soovivad enam uute trendidega kaasa minna.

Moodne lõppkasutaja on kahtlemata varasemast IT-teadlikum ning ootab oma tööandja või teenusepakkuja infosüsteemidest sarnast kasutuskogemust avalike pilveteenustega.

Näiteks kui kasutaja on harjunud suhtlema Facebookis, dokumente hoidma Dropboxis ja e-kirju lugema Outlookist, sõltumata seadmest ja asukohast, siis ootab ta sarnast kasutajamugavust ka oma tööandja või teenusepakkuja keskkonnas. Ilmselgelt seavad sellised lõppkasutajad organisatsiooni IT-teenuste korraldusele täiesti uued väljakutsed. Lõppkasutaja on nutikas ning otsib võimalusi teenuste kasutamiseks. Kui tööandja seda ei võimalda, loob kasutaja iseseisvalt need võimalused, kasutades näiteks Dropboxi laadi tarkvarasid ettevõtte andmetele kaugelt ligipääsuks. Samuti on tänapäeval elementaarne lugeda tööandja meiliaadressilt kirju oma isiklikust nutiseadmest. Võib ju arvata, et nendes harjumustes pole midagi halba, kuid paraku ei saa tööandja sellist tegevust kontrollida ning see võib põhjustada korvamatu kahjuga andmekadusid. Sõna otseses mõttes lekivad ettevõtte andmed majast välja. Pole vaja mitu korda arvata, mis võib juhtuda siis, kui mõni konkurent pakub sinu töötajale või kliendile atraktiivsemat IT kasutajakogemust. Sellistele ootustele on selgelt keeruline vastata, kui sinu ettevõtte IT piirdub vaid serveriga “koristaja kapis”.

Joonis 1
Probleem: IT ei suuda täita äri vajadusi

Karm reaalsus – ettevõtte süda asub endiselt “koristaja kapis”

IT teenusepakkuja esindajana pean tõdema karmi reaalsust – ka aastal 2015 leidub veel küllaldaselt neid ettevõtteid, kelle äri “tiksub kapis”. Pean eelkõige silmas olukorda, kus kogu ettevõtte äriprotsesse teenindav server asub mõnes ruumis, mida jagatakse näiteks koristajaga või mis on kasutusel muu kola hoiustamise eesmärgil. Neid näiteid võib tuua veelgi. Võib arvata, et nii mõnigi lugeja tunneb end siinkohal puudutatuna. Seejuures on sageli tegemist Eesti mastaabis täiesti tuntud ja soliidsete ettevõtete ning kaubamärkide esindajatega. 

Küsimuse peale: “Mis juhtub siis, kui see üks ja ainus äri teenindav server ühel päeval ootamatult kaob?”, saame sageli vastuse: “Siis võime paraku oma äri püsivalt või vähemasti mõneks ajaks sulgeda”.

Võrdlus Vene ruletiga on siin asjakohane. Loomulikult, midagi ei pruugi juhtuda, kuid tark- ja riistvara vananedes kasvab tõenäosus andmekaoks. Samuti jäävad alati meie suurimaks ohuks IT lõppkasutajad. Olen ise olnud hiljuti tunnistajaks olukordadele, kus kasutaja oli ühele tundmatule lingile vajutades suutnud käivitada pahavara, mis krüpteeris lisaks kasutaja arvuti kõvakettal olevatele andmetele kogu ettevõtte failiserveri. Enamasti on sellisel juhul olnud lihtsaks lahenduseks eelnevalt varundatud andmete nakatumisele eelneva seisu taastamine. Paraku kõige ekstreemsemal juhul puudus ettevõtte serverist ka andmevarundus, mis oleks võimaldanud pahavaraga nakatumise eelneva andmete seisu taastada. Uste sulgemisest päästis selle organisatsiooni vaid asjaolu, et enamik ärikriitilisi andmeid oli liigutatud tarkvarasse, mida pakutakse nimetatud ärivaldkonnale avaliku pilveteenusena. Need näited ei ole midagi kauget, vaid toimuvad siinsamas meie keskel. Küsimus on vaid selles, kas oleme sellisteks asjadeks valmis? IT lõppkasutaja ootab selle kõige juures veelgi paremat kasutajakogemust.       


Tulevik on käes, kas soovid selle kõigega ise toime tulla?

Eeltoodust lähtuvalt saame aru, et vanaviisi jätkata ei ole mõistlik ega ka piisavalt turvaline. Kuidas siis ikkagi tulla toime IT-kasutajate järjest enam kasvavate (ja sageli põhjendatud) nõudmistega ning seejuures säilitada andmete turvalisus? Seda enam, et ettevõtte juhtidena soovime pigem seniseid kulutusi IT eelarvele vähendada. Teatavasti ei ole meil võimalik lõppkasutajale “ei” öelda, sest oht oma töötaja või klient konkurendile kaotada on üha suurem. Samuti on suurem oht andmete kadumiseks.

Rahustuseks tuleb tõdeda, et olukord ei pruugi tegelikkuses olla sugugi nii vastuoluline ja lootusetu, kui esmapilgul paistab. Oma teenusepakkuja praktikast lähtuvalt julgen välja pakkuda mõned töötavad lahendused, mis võivad aidata esmapilgul tupikusse suunduva olukorra lahendamisel.

Kuigi igal ettevõttel on oma äris teatav unikaalsus, tuleb tunnistada, et IT baastaristu teenuste vaates on organisatsioonid sageli vägagi sarnased. Nii on sarnased ka probleemid ja nende lahendused.

Seega mõtle, kas soovid ettevõtte juhi või otsustajana selle kõigega ise toime tulla? Suure tõenäosusega on sarnase väljakutse ees olnud ka keegi teine ning kuidagi lahenduse leidnud. Siin on abiks IT-teenuse pakkujad, kel on praktika mitmesuguste probleemide lahendamisel erinevates organisatsioonides. Siit ka üha enam populaarsust koguv märksõna – IT-teenusena (ITaaS – IT as a Service), mis pakub võimalust osta teenusena sisse erinevaid IT-arhitektuuri komponente (vt joonis 2):

• IaaS (Infrastructure as a Service) – IT infrastruktuur teenusena;

• PaaS (Platform as a Service) – tarkvara (arendus)platvorm teenusena;

• SaaS (Software as a Service) – valmis tarkvara teenusena.

Seda nimekirja võib lähtuvalt erinevatest tehnoloogiatest täiendada veelgi, kuid eelnimetatud komponendid on peamised, mis ühe organisatsiooni IT-strateegiat mõjutavad. Kui nendele teenustele lisada veel teatud omadused – iseteenindusega halduskeskkond, ligipääs üle avaliku interneti, paindlik ressursside haldamine ning kasutuspõhine arvestus –, võime neid teenuseid nimetada pilveteenusteks. Selliste lahenduste tehnilise osa on taganud vastava tehnoloogia tootja ning IT tugipartneri roll on pilveteenuseid targalt lõimida kohaliku IT-taristuga. Selline lähenemine võimaldab ettevõttel oma IT-ressurssi enam panustada kasutajate üha kasvavate nõudmiste täitmisele ning seeläbi äri kasvatamisele. Samuti tähendab pilveteenuste kasutamine sageli sama või madalama kulubaasi puhul laiemat teenuste kooslust.

Joonis 2
ITaaS komponendid ja väärtus kasutajatele

Pilveteenuste kasutamine

Teema paremaks selgitamiseks toon mõned praktilised näited avalike pilveteenuste kasutamise kohta. Selleks et ehitada oma organisatsioonis üles moodne äriklassi IT-teenuste kooslus: e-post ja kalendrid, võrgukoosolekud, dokumendihaldussüsteem, failide ühiskasutus, kasutusõiguste haldamise põhimõtted ning Office’i töölauarakendused, on vaja juurutada vähemalt viis serverit ning sellega kaasas käiv taristu (spetsiaalne ruum, võrguseadmed, serverid, kettamassiiv, virtualiseerimisplatvorm, operatsioonisüsteemid, serverteenused, andmevarundus, litsentsid jms). Sellise komplekti juurutamise ühekordne indikatiivne maksumus on ligikaudu 60 000 eurot. Seejuures näiteks tuntud avalike pilveteenuste pakkujad Google ja Microsoft suudavad sama teenuste kooslust SaaS mudeliga pakkuda hinnaga alates 4 eurost/kasutaja kuus. Seejuures on tagatud andmete turvalisus ja käideldavus tasemel, mida suure tõenäosusega oma serverites mõistlike kuludega saavutada pole võimalik. Vähemasti koristajaga ruumi jagades kindlasti mitte.

Selge on see, et olukord ei pruugi olla alati nii mustvalge. Näiteks võib olla IT-taristusse tehtud hiljuti märkimisväärseid investeeringuid ning serverid on suutelised veel aastaid töötama. Või on ettevõttel pidevalt vaja suurt hulka arvutusvõimsust ja/või andmemahtu, mida ei pruugi olla mõistlik avalikust pilvest sisse osta. Samuti ei pruugi olla mõistlik ise luua oma kõige ärikriitilisemate IT-süsteemide jaoks varuasukohta, kui seda saab teha mõni teenusepakkuja. Sellisel juhul võiks olla sobivaim lahendus hübriidpilv, mis võimaldab oma IT-taristut laiendada avalikesse pilveteenustesse samm-sammult ning erinevate IT-teenuste kaupa. Hübriidpilv peab jääma keskselt hallatavaks tervikuks, et tagada kontroll IT-teenuste ja kasutajate üle ühtse tervikuna. Ka siin on olemas arvestatavad tehnilised lahendused.

Ära unusta peamist eesmärki – äri tahab teha äri

IT-ressursside kasutamisel (pilve)teenusena annavad head eeskuju paljud meie iduettevõtted. Enamasti  on sellel väga selge põhjus – äri on vaja kiiresti kasvatada, kuid puudub võimekus (ja sageli ka vajadus) panustada keeruka IT-taristu juurutamisse ja haldamisse. Seda enam, et äri kiire kasvu puhul ei pruugi IT-võimekus olla klientide teenindamiseks enam piisav. Avalikke pilveteenuseid iseloomustavad omadused vastavad suurepäraselt iga kiiresti kasvava ettevõtte vajadustele. See on ka põhjus, miks olen mitu korda suutnud säästa alustavat ettevõtet serveri ostmisest. Päris oma IT-taristu jõuad alati ehitada, kui andmemahud muutuvad nii suureks ja ressursinõuded kasvavad, et see ennast lõpuks ka majanduslikult ära tasuks. Täiesti võimalik, et seda ei juhtugi. Kui oled siiski kaalutletud otsusele jõudnud, et vajad oma IT-taristut, siis mõtle ka erinevatele taristu ülesehitamise võimalustele. Kas juurutad selle oma majja või kasutad spetsiaalselt kohaldatud ruume teenusepakkuja juures (IaaS mudel)? Või ostad sisse vaid platvormi (PaaS mudel), kuhu oma teenused päris ise üles ehitada? Kasuta kindlasti kompetentseid spetsialiste, kellel on kogemus IT-taristu lahenduste juurutamisel ja edaspidisel haldamisel. Ning ära unusta, miks seda kõike on vaja teha – äri tahab teha äri. IT-lahendused ei saa olla eesmärk omaette, vaid üks olulistest komponentidest ärieesmärkide saavutamisel.

Joonis 3
Lahendus: IT toob võimalused äri kasvamiseks

Osale arutelus

  • Kristjan Ok, Datafox OÜ IT-teenuste juht

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Veebipõhine Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara terviklahendus

Tänapäeva ettevõtete väljakutseks on pidev ärikeskkonna muutumine. Majandus- või äritarkvara peab seejuures olema paindlik, kasvama koos ettevõttega. Samas tuleb koguda ja vaadata oma andmeid täiesti uuel viisil, et teha tuleviku otsuseid, mitte konstateerida minevikku. Majandustarkvara peab olema kaasaegne, hästi integreeritud ja aitama tööaega kokku hoida.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Lemoine Estonia otsib RAAMATUPIDAJAT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad