Raamatupidamise sise-eeskirja tähtsus

Ave Nukka
Ave Nukka kirjutab raamatupidamise sise-eeskirja tähtsusest ja kasutatavusest

Raamatupidamise sise-eeskiri tuleb raamatupidamise seaduse kohaselt koostada igal Eestis registreeritud ettevõttel. Lääne-Viru Rakenduskõrgkooli üliõpilased on lõputöödes uurinud mitme ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjade sisu vastavust kehtivate õigusaktidega ja ettevõtte spetsiifikaga.

Enamikul uuritavatel ettevõtetel esineb raamatupidamise sise-eeskirjas vastuolu Eesti hea raamatupidamistavaga või ei kajastu olemasolevas dokumendis piisavalt ettevõtte tegevus. Põhiprobleem on, et kord koostatud sise-eeskirja ei oldud sisse viidud raamatupidamisarvestust puudutavates õigusaktides tehtud muudatusi. Mitmes lõputöös esitatud järeldustele toetudes tekkis küsimus, kui oluline ja kasutatav dokument on raamatupidamise sise-eeskiri ettevõtte igapäevases raamatupidamisarvestuses.

Raamatupidamise sise-eeskirja olulisus ja kasutatavus taandub selle dokumendi sisu aja- ja asjakohasusele. Ajakohasus tähendab raamatupidamise sise-eeskirja sisu vastavust kehtivatele õigusaktidele ja ettevõtte tegeliku arvestuse kajastamisele ehk kuidas ja kui sageli tehakse muudatusi sise-eeskirja. Asjakohasuse all peetakse silmas konkreetse ettevõtte raamatupidamisarvestuse eripära ja valikute kajastumist sise-eeskirjas. Aja- ja asjakohasuse väljaselgitamiseks püüti leida vastuseid küsimustele, millised raamatupidamise sise-eeskirja osad on vajalikud ning millised on väiksema tähtsusega? Püütakse välja selgitada ka raamatupidamise seaduses etteantud sise-eeskirja sisuloetelu piisavus ja olulisus.

Rakendusuuringu koostamise struktuur

Rakendusuuringu koostamisel kasutati teoreetilise alusena seadusandlikke juhiseid ja teemakohaseid materjale. Üldise struktuuri loomisel lähtuti raamatupidamise seaduses etteantud sise-eeskirja kohustuslike koostisosade loetelust.

Vastuste kogumisel püüti jõuda võimalikult paljude sihtrühma liikmeteni eesmärgipäraselt valitud kanalite kaudu. Elektroonilise küsitluse linki levitati Eesti Raamatupidajate Kogu abil kogu liikmetele, raamatupidamis- ja maksuportaali foorumis ning Facebookis majandusarvestuse suletud kogukonnaga liitunute seas. Lisaks saadeti küsitluslink raamatupidamisteenuse osutamisega tegelevale 20 ettevõttele. Küsitlusele laekus kokku 114 vastust. Valdav osa vastajaid esindas mikro- või väikeettevõtet (82%). Uuringu käigus kogutud andmete analüüsiks rakendati võrdlusmeetodit.

Uuringu teoreetilise osa kokkuvõttena joonistub välja kaks seisukohta:

• Raamatupidamise sise-eeskiri ei peaks dubleerima õigusaktidega ette antut ja kohustuslikku. Sise-eeskiri kajastab vaid konkreetse ettevõtte erisusi.

• Raamatupidamise sise-eeskiri peab olema väga põhjalik, et see oleks nii tööjuhendiks raamatupidajale kui ka kontrollivahendiks ettevõtte juhile. Piisavalt detailne sise-eeskiri on abiks raamatupidaja vahetumisel uue töötaja sisseelamisperioodil. Ettevõtte juht ei pea tingimata teadma kõiki raamatupidamise korraldamise nõudeid erinevatest seadusandlikest allikatest ning seepärast vajab ta oma kontrollikohustuse täitmiseks põhjalikku raamatupidamise sise-eeskirja.

Ühest vastust, milline eelnevalt esitatud seisukoht on õige, anda ei saa. Iga raamatupidamise sise-eeskirja koostaja loodetavasti selgitab välja selle vajaliku detailsusastme, millest lähtuvalt koostab ettevõttele raamatupidamise sise-eeskirja. Raamatupidamise seadusandlikud juhendmaterjalid kirjeldavad eri arvestusmetoodikaid või annavad erinevaid valikuvariante ning iga ettevõte teeb oma tegevusest lähtuvalt valiku, mis kinnitatakse sise-eeskirjas. Seega võib vajadus raamatupidamise sise-eeskirja järele olla pigem ettevõtte-sisene.

 

Sise-eeskirja erinevad aspektid

Uuringu esimeste küsimustega püüti välja selgitada raamatupidamise sise-eeskirja olemasolu, selle koostamise aega, meeskonda ja põhimõtteid.

Valdavalt oli vastajate ettevõtetes raamatupidamise sise-eeskiri olemas (96%). Raamatupidamisarvestuse sisseseadmisel oli koostanud sise-eeskirja 36% vastajaist, aasta jooksul pärast ettevõtte asutamist 28% vastajaid. Vastusevariandi “Ettevõte oli tegutsenud juba mitu aastat” osakaal oli 32%.

Peale sise-eeskirja olemasolu püüti välja selgitada, kuidas toimus sise-eeskirja koostamine: kes olid koostajad ning mis võeti koostatava dokumendi aluseks. Esitatud vastustest selgus, et peaaegu pool vastajatest (48%) on koostanud raamatupidamise sise-eeskirja meeskonnatööna – ettevõtte juht koos raamatupidajaga. Ainult ettevõtte juhi koostatud sise-eeskiri oli kahes vastuse andnud ettevõttes. Teine pool vastajatest (48%) märkis, et sise-eeskirja on koostanud raamatupidaja.

Kui raamatupidamise sise-eeskirja koostaja on vaid ettevõtte juht ning kui ta ei kaasa raamatupidajaid ning võtab aluseks ainult veebinäidised, siis ei saa olla kindel, kas dokument ettevõtte tegevust piisavalt kajastab. Sageli pole veebinäidised ajakohased ning ettevõtte juht ei pruugi olla pädev raamatupidamise sise-eeskirja sisunõuetes.

Peamiselt on sise-eeskiri vajalik dokument ettevõtte-siseste kokkulepete kirjapanemiseks. Tuleb läbi mõelda, mida ühe või teise meetodi rakendamine selle ettevõtte tegevuse ja tulemuste seisukohalt mõjutab.

Järgnevalt on uuringu tulemuste põhjal esitatud ülevaade raamatupidamise sise-eeskirja eri osade olulisusest ja koostamise keerukusest.

Uuringus osalejate arvates on kontoplaani koostamine võrreldes sise-eeskirja teiste osadega kõige lihtsam. Enamik vastajaid pidas kontoplaani sise-eeskirjas kõige olulisemaks. Ettevõte koostab kontoplaani kontodest, mida ta kasutama hakkab ning kujundab seeläbi ettevõttele omanäolise kontode loetelu. Peamine küsimus, mis siinkohal tekib, on see, kas kontode loetelus on vaid kasutatavad kontod või loetelu sisaldab ka nõutud kontode sisukirjeldust. Kontoplaani sisukusest oleneb, kuivõrd hea töö- ja/või kontrollijuhis on see sise-eeskirja osa.

Hinnates erinevate sise-eeskirja osade olulisust märkisid vastajad kontoplaani koostamise järel teiseks väga tähtsaks osaks majandustehingute dokumenteerimise ja kirjendamise. Selle osa koostamist pidasid uuringuandmetele toetudes lihtsaks või arusaadavaks pigem pikemat aega (10 ja enam aastat) tegutsenud ettevõtetest vastajad.

Tähtsad on kasutatavad arvestuspõhimõtted ja info esitusviis

Raamatupidamise seaduse järgi on raamatupidamise sise-eeskirja kohustuslik osa kajastada ettevõtte dokumendikäivet. Seda pidasid vastajad pigem oluliseks kui väga oluliseks. Algdokumentide käive seostatakse ettevõtte struktuuriga ning vastavate ametikohtade tööülesannete ja vastutusega. Seega lähtub dokumentide liikumise kirjeldus ettevõtte spetsiifikast ning teiste niisuguste ettevõtete näidiseid või üleüldist veebinäidist pole asjakohane kasutada.

Infotehnoloogia ajastul on peaaegu mõeldamatu pidada raamatupidamisarvestust arvuti abita ning seetõttu käsitleti raamatupidamise registrite koostamist koos arvutitarkvara rakendamisega. Uuringus osalejate vastused selle olulisuse ja sisu koostamise kohta olid erinevad. Raamatupidamise sise-eeskirja koostamise seisukohalt pole üheselt määratletud, mida on vaja esitada raamatupidamisregistrite pidamise ja arvutitarkvara kasutamise kohta. Suurem oli vastajate osakaal, kes arvasid, et see osa sise-eeskirjas on väheoluline. Valdavalt peeti selle osa koostamist arusaadavaks või lihtsaks.

Tulude ja kulude kajastamist pidasid vastajad üheks tähtsaks osaks sise-eeskirjas. Olulisuse mõõtmisel peeti varade ja kohustuste inventeerimise osa järel tähtsuselt teiseks tulude ja kulude kajastamist.

Kulude ja tulude analüüsile tuginedes saavad tegevjuhid infot tulevikuotsusteks ning seetõttu tuleb täpselt määrata tekkivate tulude ja kulude liigitus.

Raamatupidamise seaduse kohaselt kohustub raamatupidamiskohustuslane inventeerima oma varade ja kohustuste saldod enne aastaaruande koostamist. Varade ja kohustuste inventeerimise kirjeldus on uuringu tulemustele toetudes kõige olulisem osa raamatupidamise sise-eeskirjas. Varade ja kohustuse inventeerimise osa koostamise/muutmise kohta jagunesid arvamused: arusaadav 56%, lihtne 35% ja ülejäänud 9% ei osanud vastata või pidas seda keeruliseks. Kui ettevõttes on info liikumine sissetulekute, väljaminekute, kadude ja hävinemise kohta puudulik, tekib olukord, kus raamatupidamisandmed ja tegelikud seisud pole võrreldavad.

Raamatupidajate ja ettevõtete juhtide seas tehtud küsitlusest selgus veel, et kasutatavad arvestuspõhimõtted ja info esitusviis on sise-eeskirjas oluline osa ja selle koostamine erialaga seotud isikutele ka arusaadav.

Aruannete koostamise korralduse kirjeldust sise-eeskirjas pidasid vastajad pigem oluliseks kui väga oluliseks. Suhteliselt suur oli selle küsimuse puhul vastajate osakaal, kes pidasid seda osa sise-eeskirjas väheoluliseks (19%). Koostamise ja muutmise seisukohalt oldi valdavalt arvamusel, et see on arusaadav või lihtne (kokku 96% vastajaist).

Sise-eeskirja palju ei kasutata

Sisekontrolli meetmete kirjeldus selgitab erinevate ametikohtade õigusi, kohustusi ja vastutust majandustegevuse arvestuse pidamisel ja aruandluses. Mikro- ja väikeettevõttes, kus eri ametikohtade tööülesandeid pole võimalik alati õiguste ja kohustustega täpselt määrata, võib piisavaks sisekontrolli meetmeks pidada asja- ja ajakohast raamatupidamise sise-eeskirja. Analüüsides küsitluse vastuseid, peeti sisekontrolli meetmete kirjeldamist sise-eeskirjas üllatavalt suures osas (31%) väheoluliseks või mitteoluliseks. Selle osa koostamist/muutmist hindasid vastajad teistest osadest kõige keerulisemaks. Vastuste jaotuse põhjenduseks võib olla, et sisekontrolli meetmete kirjelduse sisust ei saada aru. Üheks sisekontrolli meetmete osa koostamise keerukuse põhjuseks võib olla, et ettevõtte struktuuris pole piisavalt ametikohti määramaks ametikohtade õiguste, kohustuste ja vastutuste piirid ning kontrollipõhimõtted. Teiseks, hinnates erialaautorite välja antud suuniseid selle osa sisu koostamiseks, siis materjale, millest juhinduda, on samuti vähe.

Uuringus osalejatel paluti vastata ka küsimusele raamatupidamise sise-eeskirjas tehtud viimaste muudatuste kohta. Viimaseid muudatusi sise-eeskirjas on tinginud valdavalt muutunud seadused ning ettevõtte vajadused. Kolmandikul vastajate ettevõtetes pole sise-eeskirja koostamisest alates muudetud. Seostades suurema osa (74%) vastajate ettevõtete vanuse (viis ja enam aastat) ning sise-eeskirja koostamise aja (aasta jooksul pärast ettevõtte asutamist ja raamatupidamisarvestuse sisseseadmisel kokku 64%) tekib mõningane vastuolu sise-eeskirja ajakohasuses, sest viimaste aastate seadusandlikud muudatused on andnud alust ajakohastada sise-eeskirja. Juhul kui raamatupidamise sise-eeskiri on sedavõrd oskuslikult koostatud, et puuduvad seadustest esitatud väljavõtted ning viidatud on vastavale regulatsioonile, ettevõtte tegevus on oluliste muudatusteta, siis tõenäoliselt pole olnud ka vajadust sise-eeskirja muudatusi teha.

Kokkuvõttes võib märkida, et raamatupidamiskohustuslased järgivad raamatupidamise seaduse nõuet koostada raamatupidamise sise-eeskiri, kuigi seda dokumenti palju ei kasutata. Kõige olulisemad osad raamatupidamise sise-eeskirjas on uuringutulemuste põhjal varade ja kohustuste inventeerimise ning tulude ja kulude kajastamise kirjeldus kasumiaruande kirjetel. Kõige vähem oluliseks võib pidada raamatupidamisregistrite ja arvutitarkvara kasutamise kirjeldust. Võrreldes sise-eeskirja osade koostamise/muutmise keerukust, siis lihtsaimaks peeti aruannete koostamise korda. Kõige keerulisemaks sisuosaks oli vastajate arvamuse järgi sisekontrollimeetmete rakendamise ja sellega seotud asjaolude kirjeldamine.

Kui raamatupidamise sise-eeskiri pole seadustes sätestatud regulatsioonide ümberkirjutis ja sisaldab vaid ettevõtte eripärast ja valikutest tulenevat, siis sagedasele ajakohastamisele kulutatakse kokkuvõttes vähem ressursse.

Osale arutelus

  • Ave Nukka
    Lääne-Viru Rakenduskõrgkooli majandusarvestuse juhtiv lektor

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Kiire ja lihtne aruandlus ja palgaarvestus

Raamatupidamistarkvaraga AccountStudio muudad aruannete koostamise ja palkade arvestamise kordades lihtsamaks ja kiiremaks.

Books 8 on uue põlvkonna äritarkvara väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.

Põhipakett sisaldab kõike majandusarvestuseks esmatarvilikku võimaldades registreerida ostu ja müügitehinguid, jälgida klientide võlgnevusi ning enda võlgnevusi tarnijatele. Kõikidest sisestatud toimingutest tehakse automaatselt kanne pearaamatusse.

Valdkonna tööpakkumised

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Ramirent Shared Services AS is looking for a GENERAL LEDGER ACCOUNTANT

Ramirent Shared Services AS

11. detsember 2017

Uudised

Tööriistad