Kas algdokumente tohib ainult elektroonselt säilitada?

Egle Vainula BDO
BDO Eesti partner ja raamatupidamisteenuste juht Egle Vainula

BDO Eesti partner ja raamatupidamisteenuste juht ning Raamatupidamise käsiraamatu peatoimetaja Egle Vainula selgitab, kuidas peab e-arvete ajastul säilitama raamatupidamise algdokumente.

Rahandusministeeriumi poolt avaldatud andmete kohaselt on Eestis väljastatavate arvete maht aastast ca 60 miljonit, millest ligikaudu pooled on juriidiliste isikute omavahelistest  tehingutest tekkivad arved. 2014. aastal kogu arvete mahust 19 % saadeti ettevõtete poolt e-arvena, 64 % pdf formaadis ning 17 % paberkandjal. Seega liigub 83 % arvetest läbi elektrooniliste kanalite, mistõttu säilitavad paljud ettevõtted dokumente elektroonselt.

Samas on paljudel ettevõtjatel tekkinud küsimus, kas algdokumentide ainult elektroonne säilitamine on lubatud. RPS § 12 lg 1 järgi tuleb raamatupidamise algdokumente säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. RPS § 7 lg 4 kohaselt peab elektroonsel kujul säilitatavaid algdokumente olema võimalik kirjalikult taasesitada. Seega on raamatupidamise algdokumentide säilitamine raamatupidamistarkvaras täiesti seadusekohane, kui algdokumente on võimalik antud tarkvarast seitsme aasta jooksul taasesitada. Sel juhul puudub vajadus ostuarveid välja printida ning paberkandjal arhiveerida. Kui paberil saadetud ostuarved skaneeritult tarkvarasse lisatakse, võib paberarved hävitada. Oluline on see, et tarkvara vahetamisel veendutakse, et dokumente saab nõutud perioodi jooksul taasesitada.

Elektroonsed dokumendid ja allkirjakohustus

RPS § 7 lg 1 p 7 järgi peab algdokumendil olema majandustehingut kirjendava raamatupidamiskohustuslase esindaja allkiri, mis kinnitab tehingu toimumist. Kuidas aga algdokument allkirjastada, kui müügiarve esitatakse elektroonselt? Viidatud sättes ei öelda, et allkirjastama peab ettevõtte juht. Esindusõigus võib olla ka arveid koostaval volitatud töötajal või võib võrdsustada allkirja ostuarve elektroonse aktseptimisega, mis samuti kinnitab tehingu toimumist. Sealjuures ei tohi ettevõtja aga unustada välja töötada tehingupettuseid välistavat sisekontrollisüsteemi.

Eesti on e-arvete kasutajana pigem mahajääjate seas, sest näiteks Soomes liigub ligi 74 % arvetest e-arvena. Rahandusministeerium on algatanud e-arvete kasutuselevõtu edendusprojekti, kus ühe meetmena plaanitakse 2016. aastal teha e-arvete väljastamine kohustuslikuks avalikule sektorile arveid esitatavatele ettevõtetele. Asjaomased sätted on lisatud ka peagi vastuvõetavasse raamatupidamise seadusesse.

Lähemalt kuulete sellest ja teistest olulistest e-raamatupidamise teemadest juba 24. novembril Tallinnas toimuval seminaril E-arved praktikas. Lisainfo ja registreerimine SIIN.

Osale arutelus

  • BDO Eesti partner ja raamatupidamisteenuste juht Egle Vainula

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Veebiseminarid 24/7

Tarkvara

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad