Kolime arvemajanduse digiajastusse

Excellent Business Solutions äriarendusjuht Tõnu Schilf
Excellent Business Solutions äriarendusjuht Tõnu Schilf

Excellent Business Solutions Eesti ASi äriarendusjuhi Tõnu Schilfi sõnul võiksid kõik ettevõtted e-arved kasutusele võtta juba täna, kuigi kohustuslikuks muutub e-arvete kasutamine alates 2016. aasta lõpust neile, kes riigisektoriga arveldavad. See muudab arvete töötlemise kiiremaks ja mugavaks ning suurendab oluliselt ettevõtete efektiivsust.

„E-arveid vastuvõtvate ja saatvate riigiasutuste ja ettevõtete arv on viimasel aastal küll kasvanud, kuid enamus kasutab täna endiselt PDF-kujul edastatavaid arveid ja uuele süsteemile ülemineku suhtes on hoiak pigem passiivne,“ ütles Schilf, kelle sõnul on aeg ka meie arvemajandus Eestile kui tuntud e-riigile kohaselt digiajastusse üle viia.

„E-arvete kasutusele võtmiseks on sisuliselt vaja vaid luua konto operaatori arvekeskkonnas ning nende saatmine ja vastuvõtmine ettevõtte äritarkvaras aktiveerida. Uus lahendus muudab arvete töötlemise protsessid efektiivsemaks, vähendades arvete käsitsi sisestamise vaeva ja vigade tekkimise tõenäosust, ning annab ettevõttele võimaluse saada ülevaade finantsseisust reaalajas,“ selgitab Schilf, lisades, et siinkohal on väga raske leida mõjuvat põhjust, miks peaks masinloetavate e-arvete kasutuselevõttu edasi lükkama.

E-arvete kasutamise eesmärk on muuta arveldamine paberivabaks nii organisatsioonide kui ka riigi tasandil, kuna see säästab keskkonda ning võimaldab arveid kiirelt ja mugavalt töödelda. E-arvete kasutamine muutub 2016. aasta lõpuks eraettevõtete ja riigiasutuste vahel kohustuslikuks, mis tuleneb Euroopa Komisjoni seatud eesmärgist, et aastaks 2020 kasutataks Euroopas peamiselt e-arveid.

Kuidas e-arved töötavad?

E-arve ei ole PDF-formaadis dokument, vaid XML-fail, mida edastatakse äritarkvarade vahel elektrooniliselt. Kui ettevõte A on äritarkvaras e-arve salvestanud, on see ettevõttele B juba teele läinud. Selle eest, et arve tõhusamail viisil teise ettevõtteni jõuaks, vastutab siis juba operaator.

Kui ettevõte B on e-arvete süsteemiga liitunud, edastab operaator selle ning arve saatjale ei maksa see midagi. E-arve vastuvõtja tasub operaatorile ca 20 eurosenti. Kui arve saaja aga ei ole e-arvete kasutaja, edastatakse arve talle PDF kujul meiliaadressile ning see maksab saatjale ca ühe eurosendi. Paberarve saadetakse välja alles siis, kui kumbki eelnevatest variantidest ei ole võimalik ja kui saatja on seda soovinud sellisel kujul saata.

E-arvete menetlemine on ligi viis korda kiirem

Kaitseliidu Peastaabi rahandusosakonna juhataja asetäitja Inno Kalberg

Oleme kasutanud e-arveid alates 2013. aasta jaanuarist ning näeme, kuidas see on lihtsustanud meie tööprotsesse ja muutnud arvete menetlemise tunduvalt kiiremaks. Kui varasemalt kulus paberarve või e-posti teel saabunud arve saamisest kuni makse teostamiseni keskmiselt kaks nädalat, siis e-arve saab menetletud kuni nelja päevaga. Lisaks on e-arvete kasutamisega tagatud ka ostutehingu kontroll ja vigade tekkimise oht on tänu kinnitusringi võimalusele väiksem. Meie jaoks suurendas tööprotsessi efektiivsust ning paindlikkust ka internetipõhine ligipääs arvetele ja maksete ajaloole, mis tähendab, et ostuarve saab kinnitada või varasema tehingu sisu kontrollida ka väljaspool kontorit.

Üle tuhande töötajaga organisatsioonis oli ülemineku planeerimises märkimisväärse tähtsusega töötajate nõustamine ning muutuse vajalikkuse ja reaalsete kasude selgitamine. Esimeste sammudena panime paika tegevusplaani, tagasime keskkonna toimimise testversioonis ja kindlustasime infotehnoloogilise toe piisava kvaliteedi. E-arvete keskkonna kasutamine on sujunud probleemideta ja üleminekul tekkis pigem rohkem asutusesiseseid arvestustehnilisi küsimusi kui keskkonnaga seonduvaid teemasid. Siinkohal peame oluliseks järjepidevat tagasiside andmist ja nõustamistoe olemasolu, lisaks viime ka kord aastas struktuuriüksustele läbi teabepäevi.

Täiendav info e-arvete kasutamise statistika kohta 2013. aastal Rahandusministeeriumi ja Ernst & Young uuringus siit.

Excellent Business Solutions pakub uuenduslikku äri/majandustarkvara, mis laseb ettevõttel keskenduda oma põhitegevusele. Excellenti tooted ja teenused sobivad nii küpsele suurettevõttele kui ka alustavale tegijale, nii suurkorporatsiooni tütarfirmale kui kohalikule väikeettevõtjale.

e-arvete kasutamine 2013. aastal
e-arvete kasutamine 2013. aastal

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad