Pane Outlook enda kasuks tööle

Enamik meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ja koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks tegevust ainult väikese osa Outlooki võimalustest.

Outlooki kalender aitab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud võimaldavad meil oma tegevusi täpsemalt kavandada.
Kirjeldan mõnda oma lemmiktöövõtet, mida Outlookis kasutan ja oma koolitustel tutvustan. Toon näitena ingliskeelse liidesega Outlooki versioone 2010 ja 2013, sest need on kõige levinumad.

Alustame lihtsatest reeglitest. Tean mitut organisatsiooni, milles kehtib arukas kokkulepe: kui olen kirja to:-väljal, siis pean tegutsema, ning kui cc:-s, siis on kiri mulle infoks. Tavaliselt nende nn koopiakirjade lugemisega pole suurt kiiret, piisab sellest, kui viskate neile pilgu peale korra päevas.

Koopiakirjade kaust ja rämpskirjade eraldamine
Siseneva info tulva aitab kontrolli all hoida see, kui lood reegli, mis tõstab need koopiakirjad automaatselt eraldi kausta. Selleks lood esmalt Inboxi alla alamkausta “CC”, seejärel valid tööriistaribalt Rules ja lood uue reegli, mille ainsaks tingimuseks valid “Where my name is in the CC box” ning palud Outlookil sellele tingimusele vastavad kirjad tõsta CC-kausta.

Tasub tähele panna, et kui reegliga tõstad kirju mingisse teise kausta, siis Outlook ei kuva enam teadet nende kirjade saabumise kohta. Kui soovid nende kohta säilitada töölauateate, siis pead reeglis sätestatud tingimusele vastavate kirjadega tehtavate toimingute aknas valima teiste seas ka kõige alumise toimingu “Display a Desktop Alert”.

Meilikasti potsatavad tavaliselt peale asjalike kirjade ka infomeilid: reisibüroode teated, sotsiaalvõrgustike märguanded, listikirjad ja muu säärane kraam. Iga kord, kui mu kirjakasti maandub selline kiri, siis küsin endalt: kas võiksin selle tellimisest loobuda? Kui tahan loobuda, siis vajutan tellimusest loobumise viidet. Juhul kui selline viide puudub või kirja saatja saadab edaspidi mulle tellimusest loobumisest hoolimata kirju edasi, lisan ta rämpsposti saatjate nimestikku.
Osa kirju sisaldab infot, mida vahel vajan: olgu selleks lennukampaaniate kirjad või mõne ettevõtte uudiskirjad. Sellistele kirjadele olen teinud Inboxi alla kausta “Loe hiljem”. Kui selline kiri saabub mu kirjakasti, siis valin reeglite loomise nupu alt “Always move messages from:” ning palun Outlookil edaspidi suunata selle saatja kirjad kausta “Loe hiljem”. Kui sel moel kirjakasti sisu kultiveerida paar nädalat, siis jõuavad edaspidi Inboxi peamiselt olulised kirjad.

Delegeeritud tegevuste käekäik
Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastmejuhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Ligikaudu pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigel ajal. See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.”
Selle reegli loomiseks teed esmalt parema hiireklõpsuga Inboxil selle alla kausta “Ootab vastust”. Nüüd valid Rules ning reeglite haldamise ja lood uue reegli. Selles reeglis märgid ära, et see käib kirjade kohta, mis tulevad sinult ning mille koopia saaja sa oled. Seejärel palud Outlookil sellised kirjad tõsta kausta “Ootab vastust”. Klõpsad edasi-edasi-edasi, annad reeglile nime, mille järgi selle hiljem ära tunned ning reegel ongi valmis.

Edaspidi kui saadad kirja, millele ootad vastust, lisad end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb su arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”. Korra päevas käid vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutad need, mille vastus on käes. Seejärel lisad saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätid lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.
Hommikul tööle tulles vaatad esmalt öösel saabunud kirjad läbi ja seejärel käid läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajaduse korral tuletad inimestele nende kohustusi meelde.

Kas tead, milline on Outlookis kirjale lisatava lipukese vaikimisi tähtaeg? Täna! Mitme lipustatud kirjaga tegeled tegelikult tänase jooksul? Heal juhul mõnega, aga tavaliselt mitte kõigiga. Lipukesele vasaku hiireklõpsuga lisatavat tähtaega saad muuta, kui teed mõne kirja lipukesel parema hiireklõpsu ning valid hüpikmenüüst “Set quick click”. Võid valida vaikimisi tähtajaks homse, reede (this week), järgmise nädala reede (next week) või kuupäeva määramata jätta ning selle soovi korral hiljem käsitsi lisada. Selle nõksuga vähendad oluliselt “punaste” kirjade hulka oma tegevusnimestikus ja kirjade loendis.

Keskendumine ja töövood
Inimesed töötavad tulemuslikumalt, kui saavad keskenduda. Outlook seda eriti ei soodusta, sest pidevalt hüppab lahti uuest kirjast märku andev töölauateade, tähelepanu köidab ka ümbrikupilt ekraani all paremas servas ja kirja saabumisest teatav heli. Proovi nüüd keskenduda!

Olen oma arvutis maha keeranud kõik märguanded, et paremini keskenduda. Selleks valid File -> Options -> Mail ning leiad sealt kirja saabumise märguannete loetelu. Eemaldan nendest kastidest kirja saabumisest märku andvad linnukesed. Kui pead kiirelt reageerima olulistele kirjadele, siis jäta töölauateate ehk desktop alert’i märguanne peale.

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “Quick steps” ehk kiirsammud.
Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create new”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud ? la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta”. Teise tegevusena võid valida adressaadi, kellele kiri edasi saadetakse. Kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.
Kui oled kiirklõpsuinimene – soovitan kiirklõpse kasutada, sest see on märksa kiirem kui hiirega ekraanil navigeerimine –, siis võid lisada igale töövoole kiirklõpsu.

Juhul kui saabub uus kiri, mida soovid kiirsammuga töödelda, siis vajutad klaviatuuril kiirsammuga seotud klahvikombinatsiooni või valid hiirega kiirsammude menüüst soovitava tööjada.

Rohkem nippe leiad märtsikuu RP Praktikust!

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Valdkonna tööpakkumised

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Lemoine Estonia otsib RAAMATUPIDAJAT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Uudised

Tööriistad