Iti ja nuti on raamatupidaja sõbrad

Kaasaegne tehnoloogia tundub ühtpidi keerukas, ent võimaldab raamatupidajatel oma igapäevaseid tööülesandeid palju paindlikumalt, kiiremini ja turvalisemalt täita. Milliseid võimalusi saab kasutada?

IT-teenuseid pakkuva OÜ Primend tegevjuht Toomas Mõttus läks pärast keskkooli lõpetamist õppima finantsraamatupidamist. Kui esimeses loengus laotati laudadele aga pabermaterjalid, tundus nende täitma hakkamine nii iganenud ja võimatu, et noormees vahetas eriala ning pakub nüüd ettevõtetele võimalusi kasutada pilveteenuseid ja virtuaalservereid.

Ettevõtte kodulehel on tekst, et infotehnoloogia on inimestele ja sellest on suurim rõõm siis, kui see töö(elu) rikkamaks muudab.  Samas tavainimese jaoks kõlab juba sõna „infotehnoloogia“  sellise patsiga poiste salakeelena, millest ei tasu üritadagi aru saada. Kuidas siis näiteks raamatupidaja võiks infotehnoloogiast  rõõmu tunda?

Toomase arvates on IT-maailm muutunud väga kasutajasõbralikuks, on näiteks ju nii sülearvuti kui nutitelefoni tööle rakendamine lihtsad protseduurid. „Viieteistkümne aasta eest kutsuti ka printerit paigaldama spetsialist, ent tänapäeval tehakse seda ise. Ka võrguseadistused olid suur ja keerukas töö, samas kui praegu kasutatakse wifi-võrku vaikimisi,“ toob Toomas mõned näited.
Ettevõtte teenuseüksuse juht Tõnis Tikerpäe täiendab, et töötaja jaoks võrdub rõõm lihtsusega: „Meie propageerime pilvelahendusi. Kasutajal on vaja vaid nutiseadet, mis oleks ühendatud internetiga. Nii kui brauseri avad, saad teenuseid kasutama hakata.“

Pilveraamatupidamine – kas vaid kõrgema pilotaaži jaoks?
Ettevõtte IT-lahenduste müügijuht Aleksei Räim soovitab nii raamatupidamisfirmal kui igal ettevõttel esmalt enda jaoks läbi mõelda, millised IT-teenuseid kasutatakse ning millised on vajadused ettevõttena toimimiseks. „Ilmselgelt on vajalik raamatupidamisprogramm, vahendid ettevõtte ressursside üle arve pidamiseks, ühiskalendri jagamise võimalus jms. Abiks oleks ka videokonverentsi ja kiirsõnumite vahetamise keskkonnad. Põhiline on see, et ettevõte tagaks uuele töötajale tervikliku komplekti töövahendeid,“ toob Aleksei välja.

Toomas Mõttus meenutab, kuidas nad mõtlesid läbi oma raamatupidamise korraldamise. „Tahtsime hankijate arved sisse võtta, pidada laoarvestust ning  väljastada arveid. Need protsessi osad otsustasime ise teha. Raamatupidaja aitab aruannete ja tehingute kirjeldamisega, ent igapäevase töö teeme ise ära. Meie jaoks on pilvelahendus ainuvõimalik, sest nii meie kui raamatupidamisbüroo saame andmetele võrdselt ligi ja muudatused on samaaegselt mõlemale poolele nähtavad,“ kiidab Toomas Mõttus.

Pilves sujub ühistöö ladusamalt
Raamatupidajatel tasub Toomase soovitusel mõelda ka sellele, kuidas paberihaldus lihtsamini otsitavaks muuta. Infosüsteemist on lihtsam vajalikku leida kui paberarhiivist. „Kui mingi dokument ongi paberkujul, siis tasub see sisse skännida ja varustada fail piisava hulga sisu kirjeldavate metaandmetega (kuupäev, võtmesõnad, allkirjastajad vms).

Isegi kui raamatupidajal endal ei ole vaja, et absoluutselt kõik dokumendid oleks elektroonilised, tuleks mõelda koostööle ja selle hõlbustamisele. „Näiteks saab büroo sissetulevad dokumendid salvestada pilve. Klient ei pea enam uusi dokumente saatma meilitsi, vaid need lähevad juba otse kataloogi, kus neid saab sortida ja sirvida. See lihtsustab koostööd,“ selgitab Toomas.
Ta lisab, et tavaprotseduur on saata aruanne meiliga . Küsimus tekib aga siis, kui vana aruannet ei leia enam postkastist üles.  Kui kliendil on ligipääs ühistöö keskkonnale pilves, saab ta ise vajaliku dokumendi üles otsida ja avada.
Tõnis lisab, et oluline on ka see, et andmed saaks kätte väljastpoolt kontorit. „Raamatupidamisdokumentidele võiks olla ka majast väljas ligipääs, nii et kui ülemus helistab ja küsib aruannet, saab selle nutiseadme abil üles otsida ja edastada.“

Pilvelahendus muudab töö paindlikumaks
Aleksei Räime sõnutsi võtavad nemad klientide keerulised IT-vajadused enda kanda ning hoolitsevad turvalisuse ja autentimise eest. Inimesed pole enam aheldatud füüsilise tööpaiga külge ning saavad endale sobival ajal ja meelepäraseid seadmeid kasutades tööd teha. Lühidalt pakub Primend oma klientidele:
1. Lihtsalt ja kiiresti kasutusele võetavaid lahendusi;
2. Teenuseid, mida saab kasutada kõikides seadmetes, ettevõtte arvutites, isiklikus mobiiltelefonis või tahvelarvutis, suvalises arvutis üle brauseri.

Suurema avatuse ja liikumisega kaasnevad aga suuremad (küber)ohud. Toomas Mõttus toonitab, et turvalisus ja kasutajaõiguste kontroll on nende jaoks väga olulised: „Netis olevad teenused pole avalikud ja on saadaval ainult vastavate õigustega grupile. Väga sensitiivne info on krüpteeritud ning kaitstud kasutajanime ja parooliga. Kui varasemal ajal oli põhiline vastuargument pilveteenuste kasutusele see, et mis saab, kui internet kaob ära, siis tänapäeval seda ei küsita, sest neti äraminekul nii ehk naa töö katkestatakse.

PILVETEENUSE EELISED:
1. Paindlik tööaeg ja –paik.
2. Hõlpsasti otsitavad ja jagatavad süsteemid.
3. Seadmest sõltumatu turvalisus
4. Sujuv koostöö isegi väljaspool kontorit
5. Alustamine ei nõua suuri investeeringuid

TESTI OMA NUTI- JA ITITEADMISI:
1. Kas sa tead, mis on sinu arvuti opsüsteemi versioon?
2. Kas sa tead, kust seda vaadata?
3. Kas sa tead, kust vaadata, kui palju on su arvuti kõvakettal vaba ruumi?
4. Mis viirusetõrje su arvutis on?
5. Millal uuendati viimati viirusetõrje definitsiooni?
6. Kas su arvutiparool on vähemalt 8 tähemärki ja sisaldab suur- ja väiketähti?
7. Kas su nutitelefon on kaitstud PIN-koodiga?
8. Kas sa tead, mida tähendab BYOD?
9. Kas sa tead, milleks kasutatakse Sharepoint-online’i?
10. Kas sa näed oma kalendrist kolleegide vabu aegu?
11. Kas sa saad oma töömeile lugeda oma nutitelefonist?

Kui oskad küsimustele vastata/vastad jaatavalt, oled itinutikas!

Toomas Mõttus tutvustab raamatupidajatele nutikaid töövahendeid 18. märtsil konverentsil NUTIMAKSUD 2015.

Naistepäeva puhul on konverentsipääse kuni 8. märtsini vaid 129.- (+km). LOE LISA JA REGISTREERU!








Primend on pilveteenustele keskendunud IT ettevõte, mis asutati 2014. aasta kevadel. Primend aitab teenuseid selliselt kokku siduda, et töötajad saaksid oma kasutajanime ja parooliga kasutada turvaliselt teenuseid erinevatelt firmadelt. Nii on töötajal teenuseid lihtsam kasutada ning ettevõttel parem kontroll konfidentsiaalse info üle. Lisaks on sellistes lahendustes võrdselt hea ligipääs andmetele nii lauaarvutist kui nutiseadmest.
Primendi klientide hulgast leiab näiteks Tallinna Kaubamaja, Taastava Kirurgia Kliiniku ja Ekspress Digitali.
 

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad