10 reeglit, kuidas Excelis vähem vigu teha

Eestis on konsolideerimisprotseduuride läbi viimiseks endiselt kõige populaarsem tarkvara MS Excel.  Kui olete võimalikest ohukohtadest teadlik, on ka Excelile truuks jäädes võimalik saavutada  vähemate vigadega parem tulemus.

Tänu oma universaalsusele, lihtsusele ja paindlikkusele on Exceli populaarsus mõistetav. Seda küll vaid juhul, kui suudetakse eeltoodud argumentidest tulenevaid ohtusid vältida:

(1) Kõige elementaarsem on vajaliku info ekslik sisestamine. Tegemist on paratamatu inimliku vea faktoriga: vale komakoht, üleliigne null jms.

(2) Arusaadavus. Väga sageli omab tehtud keeruline tabelarvutus mõtestatud sisu vaid tabeli koostajale. Kolmandad isikud näevad aga ränka vaeva sisu mõistmisega ning vääriti mõistmised või vaid osaline aru saamine on sellisel juhul paratamatud.

(3) 100 rea reegel. Ühel lehel kasutatavate ridade arve ei tohiks mittemingil juhul ületada maagilise 100 rea piiri, sest tekkivate vigade arv kasvab seejärel hüppeliselt. Praktikas muutub tervikpildi saavutamine juba enne 100 rea saavutamist raskendatuks. Sellistel juhtudel tuleb kas infot rohkem konsolideerida või erinevate lehtede vahel tükeldada.

(4) Vajalik tabelite sisu lihtsus. Keerulised valemid annavad üllatavalt sageli vale vastuse ning vastav tõenäosus suureneb koos kasutajate (andmete sisestajate) arvu suurenemisega.

(5) Katkised ehk valed viited infoväljaga lahtritele. Nimetatud riski saab oluliselt vähendada, kui valemitega lahtrid (aga ka kõik muu staatiline info) ülekirjutamise vältimiseks „ära lukustada“.

(6) Valemite ülekirjutamise oht. Kui sageli oleme me kõik leidnud ennast olukorrast, kus mõne Exceli valemi toimimise eesmärgi paremaks mõistmiseks oleme klõpsanud valemi reale ning järgmisel hetkel avastanud, et oleme tahtmatult juba suutnud valemisse „täiendusi“ sisse viia.  Tulemusena on „valed“  valemid väga lihtsad tekkima. Sarnaselt eelmisele punktile, aitab ka siin valemilahtrite lukustamine.

 (7) Vähesed või puudulikult sisse ehitatud kontrollid. Kui sisse lipsanud vigu ei suudeta piisavalt suure tõenäosusega avastada, ei ole võimalik saada piisavat kindlust, et tehtud töö ikka õige tulemuse on andnud.

(8) Kõigi eelduste ja muutujate lahus hoidmine edasisest arvestuskäigust. Antud kriteeriumi olulisusest saadakse sageli aru alles siis , kui reeglit on rikutud, eeldused ja muutujad arvestuskäigus alles sisse toodud ning tulemusena kõik segi aetud nagu Kört-Pärtli särk pühapäeva hommikul. 

(9) Kommentaare tasub lisada nagu ka taustavärviga rõhutada tõesti vaid kõige olulisemat. Valimatult kõigi lahtrite varustamine kommentaaridega ning lahtrite „värvimine“ saadab vaid ühe sõnumi –mitte miski ei ole oluline, sest olulist ei ole tulemusena vähemolulisest enam võimalik eristada.

(10) Positiivseid ja negatiivseid numbreid tuleb süsteemselt eristada. Teinekord on kasu, kui negatiivsed numbrid märkida teise värviga, näiteks punaseks. Selge ja järjekindla eristuse olemasolul on hilisemate valemite loomine ja tulemuste tõlgendamine oluliselt lihtsam, samuti väheneb oluliselt vigade tekkimise risk.

Eeltoodud ohukohtade põhjal on lihtsam mõista, miks tasub ka alternatiivsete tarkvaralahenduste järele ringi vaadata selmet jätta kogu ettevõtte aruandluse ja planeerimise süsteem tuginema sedavõrd haavatavale lahendusele nagu seda on Excel. Aga kui olete võimalikest ohukohtadest teadlik on ka Excelile truuks jäädes võimalik saavutada  vähemate vigadega parem tulemus. Ning kindlasti ei tasu alahinnata võimalust lasta tehtud töö kellelgi üle vaadata, sest kaks pead (ja neli silma) on alati parem kui üks pea (ja kaks silma).

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad