Raamatupidaja läinud, kuri karjas

Äriühingu asutamisega või  soetamisega kaasneb vajadus raamatupidamise järgi. Raamatupidaja või büroo vahetumisel ei tohi dokumendid kaduda ja jooksev arvestus peab olema õigeaegne.

Palju on kirjutatud juhatuse vastutusest raamatupidamise korraldamisel, kuid puudub selgitus, mida nimetatud tegevus võiks sisaldada. Käesoleva artikli eesmärk on esitada autori tõlgendus raamatupidamise korraldamisest raamatupidaja vahetusel.

Raamatupidamise korraldamine algab tavapäraselt raamatupidamist teostava isiku otsimisega. Tõepoolest, raamatupidamist võib läbi viia juhatuse liige ise, kuid praktikas on levinud siiski palgata tööle raamatupidaja või pöörduda raamatupidamisteenust pakkuva firma poole.  Ei saa eeldada, et üks raamatupidaja tegeleb firma raamatupidamisega selle asutamisest kuni  tegevuse lõpetamiseni. Ette võib tulla olukordi, kus raamatupidaja lahkub töölt ja tuleb tööle palgata uus inimene või kujuneb olukord, kus on majanduslikult mõistlikum pöörduda igapäevase raamatupidamise arvestuse läbiviimiseks raamatupidamisteenust pakkuva äriühingu poole. Niisuguste olukordade puhul on vajalik jälgida, et ei kaoks raamatupidamise dokumendid ning ka jooksev raamatupidamise arvestus oleks õigeaegselt tehtud. Kuidas seda lihtsana tunduvat protsessi aga reaalses elus läbi viia?

Alustama peab raamatupidamise sise-eeskirjast
Raamatupidamise korraldamisel peaks alustama raamatupidamise seaduses sätestatud kohustuse täitmisest koostada raamatupidamise sise-eeskiri. Raamatupidamise sise-eeskiri on juhatuse nägemus raamatupidamise korraldamisest ja sisekontrolli protseduuride kehtestamisest. Sise-eeskirja ning sisekontrolli protseduuride järgimine ja täitmise kontrollimine on nii raamatupidaja kui ka juhatuse kohustus.
 Raamatupidamise sise-eeskiri peaks muu hulgas reguleerima ka algdokumentide säilitamist (RpS § 11 lg 1). Dokumentide säilitamise korra hulka võiks kuuluda ka raamatupidajate vahetuse korral dokumentide üleandmise reeglistik. Sellisel juhul on lahkuval raamatupidajal selge arusaam, kuidas dokumente uuele raamatupidajale valmis panna ja millised on töösuhte või teenuse osutamise lepingu lõpetamisel tema ülesanded.

Töölepingulises suhtes oleva raamatupidajaga sõlmitakse kirjalik tööleping Tööleping peab sisaldama kohustuslike andmetena ka tööülesannete kirjeldust ja ametinimetust, kui sellega kaasneb õiguslik tagajärg (TLS § 5 lg 1). Pole võimalik, et juhatuse liige testiks töölepingu sõlmimisel raamatupidaja teadmisi kogu raamatupidamisega seonduvast seadusandlusest. Kuid oma firma raamatupidamise korraldamisel peaks juhatuse liige siiski olema teadlik oma ettevõtte majandustegevuse raamatupidamise spetsiifikast, mis peaks kajastuma ka raamatupidaja tööülesannete kirjelduses. Kas tööülesannete kirjeldus on kirjutatud töölepingusse või sellega kaasnevasse lisasse (näiteks ametijuhend), see kujunebki vastavalt raamatupidamise korraldamise vajadusest. Korrektse tööülesannete kirjelduse puhul on suurem tõenäosus oodata raamatupidajalt töölepingu tingimuste järgi käitumist.

Raamatupidaja vahetumisel oleks mõistlik vähemalt kuu pikkune üleandmisperiood
Raamatupidajate vahetuse puhul oleks mõistlik korraldada raamatupidajate vahetus nii, et vanal raamatupidajal oleks aega anda uuele raamatupidajale õpetusi, selgitada dokumentide liikumise korda, tarkvara võimalusi jne. Kahe raamatupidaja koostöö võiks olla vähemalt üks kuu, siis peaksid olema valdavas osas raamatupidamise protsessid läbi vaadatud. Ideaalvariandis võiks vana raamatupidajaga kokku leppida ka abi osas majandusaasta aruande koostamisel ja audiitorkontrolli läbiviimisel.

Kui aga mingil põhjusel peab raamatupidaja lahkuma töölt raamatupidamist üle andmata, siis peaks juhatus paluma raamatupidajal kirjeldada nii täpselt kui võimalik teostatud töid, et uuel raamatupidajal oleks teada, kuhu tööd on pooleli jäänud.
Näiteks: „ ostuarved on sisestatud ostuarvete registrisse 05.12.2014.a. seisuga, laoarvetuses on arvele võetud kaubad sama kuupäevaga, müügiarved on sisestatud müügiarvete registrisse 02.12.2014.a. seisuga ja kassa on inventeeritud ning raha üle antud juhatuse liikmele 04.12.2014.a. seisuga.“ Lisaks tuleb korraldada, et lahkuva raamatupidajaga seotud internetiparoolid saaksid välja vahetatud ja olemasolevad kasutajaõigused sulgeda.

Raamatupidamisteenuse kasutamisel sõlmitakse töövõtuleping, milles tuleks kokku leppida kõik olulised tingimused
Raamatupidamist on võimalik korraldada ka raamatupidamise teenuse ostmisega raamatupidamisteenust osutavast firmast. Teenuse ostmiseks/osutamiseks sõlmitakse töövõtuleping, mis on suunatud lepingus kindlaksmääratud eesmärgi saavutamisele. Töövõtulepingu puhul on lepingupooled alati võrdsed. Töövõtja on kohustatud osutama tellijale teenust ehk saavutama kokkulepitud tulemuse, see tähendab, tegema kindlaks määratud töid kokkulepitud viisil (VÕS § 635 lg 1). Seega võivad lepingupooled tuginedes lepinguvabaduse põhimõttele leppida kokku teenuse ostmise/osutamise lepingu tingimustes. Ainukeseks piiranguks lepingu sõlmimisel on tingimus, et leping ei tohi olla vastuolus seaduse sisu ja mõttega.
Raamatupidamise korraldamise seisukohalt võiks raamatupidamise teenuse ostmisel/osutamisel leppida kokku kõik lepingupooltele olulised tingimused alates dokumentide kohaletoimetamise korrast kuni lepingu lõppemisel pretensioonide esitamise tähtajaga. Arusaamatuste vältimiseks tuleks kahepoolselt kuupäevaliselt leppida kokku algdokumentide raamatupidamisregistrisse kandmise kord.
Näiteks: selleks, et oleks võimalik esitada 10.-daks kuupäevaks TSD, peavad töötasu arvestuse algdokumendid olema raamatupidamisfirmas hiljemalt kuu 7.-ndaks kuupäevaks. Seega on igal 10.-ndal kuupäeval raamatupidamisteenuse osutajal kohustus vastav deklaratsioon esitada. Raamatupidamise korraldajal on aga teada, et iga kuu 10.-ndaks kuupäevaks on töötasu arvestusega seonduv raamatupidamise arvestus teostatud ja deklaratsioonid esitatud. Lõpetades teenuse osutamise lepingu 9.-ndal kuupäeval ei pruugi nimetatud arvestus veel registrites kajastuda.

Üleandmise-vastuvõtmise aktis võiks kirjeldad ka teostatud kandeid raamatupidamisregistrites
Juriidiliselt korrektne on kokku leppida ka teenuse osutamise lõpetamise tingimustes. Tavapäraselt vormistatakse lepingu lõpetamisel dokumentide üleandmiseks üleandmise-vastuvõtmise akt.  Suure tõenäosusega ei anna täielikku ülevaadet informatsioon, et on üle antud 2586 ostudokumenti ja 3685 müügidokumenti. Kas see arv dokumente on kogu dokumentatsioon, pole teada. Mõistlikum on taas kirjeldada peale dokumentide loendamise ka teostatud kandeid raamatupidamisregistrites. Eelmises lõigus toodud näite puhul on teada, et 10.-ndaks kuupäevaks on lõpetatud töötasuga seonduv raamatupidamise arvestus ja sellega võib edaspidisel raamatupidamise korraldamisel arvestada.

Kui teenuse ostja jätab kokkulepitud kuupäevaks kokkulepitud tasu maksmata, siis on teenuse osutajal õigus seda nõuda. Kui lepingus on kokku lepitud, et teenuse ostja poolseks kohustuseks on tasu maksmine, siis selle tingimuse  rikkumise korral võib teenuse osutaja keelduda lepingust tulenevate kohustuste täitmisest senikaua, kuni teenuse ostja on omapoolsed kohustused nõuetekohaselt täitnud (VÕS § 111). Kui teenuse ostja soovib aga samal ajal oma dokumente kätte saada, siis isegi teenuse eest tasumata jätmisel tuleb dokumendid nende omanikule tagastada. 

Raamatupidamise korraldamise üheks osaks on töö ülevaatamise kohustus. Juhatus peab oskama hinnata, kas osutatud raamatupidamise teenus vastab lepingutingimustele (VÕS § 643). Raamatupidamise korraldaja ei pea eeldama, et talle antakse üle puudustega töö, küll aga peaks ta tegema endast kõik oleneva, et võimalikud puudused avastada. Õigeaegselt avastatud puudustest teavitamine annab õiguse nõuda nende puuduste kõrvaldamist.

Peensusteni kokku leppida kõikideks võimalikeks situatsioonideks ei ole reaalne.  Osapooled peavad täitma oma kokku lepitud kohustusi hea usu põhimõttest lähtuvalt. Tuleb lähtuda põhimõttest, et kõikidele osapooltele on arusaadavam, mida täpsemalt on raamatupidamise korraldamise reeglistik sätestatud.

 

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

Valdkonna tööpakkumised

Maxima otsib FINANTSANALÜÜTIKUT

Maxima Eesti OÜ

22. detsember 2017

Taxify is looking for an ACCOUNTANT

Taxify OÜ

17. detsember 2017

Uudised

Tööriistad