Kuidas dokumente õigesti registreerida?

Dokumentide registreerimine pole kõigile organisatsioonidele kohustuslik, vaid pigem soovituslik. Mahukama dokumentatsiooniga ettevõtted saavad registreerimise abil oma dokumente tõhusamalt hallata.

Avaliku sektori asutused peavad järgima kehtivaid õigusakte. Asjaajamiskorra ühtsed alused näevad ette, et asutus peab registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel koostatud ja saadud dokumendid (§ 17).

Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.

Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, ­saamise või saatmise viisist ning teabekandjast, seega tuleb registreerida ka näiteks olulised e-kirjad.

Eriliigilisi ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ühte dokumendiregistrisse ei registreerita (näiteks kirjad, protokollid) ning dokumendiregistrisse ei pea kandma raamatupidamisdokumente (arveid). Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord. Arvesse võetakse organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalust kasutada digitaalset dokumendiregistrit (dokumendihaldussüsteemi).Registreerimisel:

* tõestatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud

* dokumendisüsteem võetakse asjaajamisse dokumendihaldussüsteemi kandmise abil

* dokumendile antakse viit

* dokumendi metaandmed kantakse registrisse.

Registreerida on vaja:

* organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

* protokollid

* aktid

* lepingud

* saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded

* suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata

* organisatsiooni töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused

* muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokumentide registreerimise kohta loe lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Valdkonna tööpakkumised

RAMIRENT otsib oma AR osakonda SOOME GRUPI JUHTI

Ramirent Shared Services AS

02. oktoober 2018

RICKMAN TRADE OÜ otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Rickman Trade OÜ

23. september 2018

TALOT otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Talot AS

30. september 2018

Uudised

Tööriistad