Excel või eriprogramm?

Mis hetkest muutuvad eelarvestamisprotsessis spetsiifilise programmi eelised Exceli omadest suuremaks? Ettevõtete rutiinide analüüsist selgus, et Excelist piisas kuni tootejuhi ametiga kaasnevate tööülesannete täitmiseks.

Rääkides ettevõtetega, kes teevad eelarvet ikka veel Excelis, tulevad sõltumata organisatsiooni suurusest välja sarnased kitsaskohad – rohke vigade hulk eelarvestamisel ning tohutu töö uue aasta eelarvepõhjade ettevalmistamisel. Lisaks sellele jääb finantsjuhtide sõnul vähe aega eelarve analüüsimiseks, sest aeg on eelarve koostamisele ära kulunud. Puudustena torkavad silma ka vähene ülevaatlikkus eelarveprotsessist ning planeerijate õiguste kohmakas administreerimine.

Vaatamata arvukatele kasuteguritele ei kasuta kaugeltki kõik ettevõtted spetsiaalseid eelarvestamise programme. Miks? Esiteks on põhjuseks kallis hind ja teiseks muutusega kaasnevad ühekordsed ebamugavused. Spetsiifilise programmi eest tuleb maksta ning see on tarvis oma eelarvestamissüsteemile kohandada. Asjale oleks võimalik ka teisest suunast läheneda ja kohandada hoopis uus programm oma vana eelarvestamissüsteemiga, kuid enamasti läheb see ettevõtte jaoks kulukamaks.

Nii Exceli-põhiselt kui ka spetsiaalse programmi põhiselt võivad eelarvestamisprogrammi soetamisel ja rakendamisel mõlemad eelmainitud kitsaskohad esile kerkida. Exceli eelised on selle soodne hind ning minimaalne koolitusvajadus. Seetõttu ei tundunud mulle mõistlik Excelist täielikult loobuda, vaid otsustasin üritada võtta mõlemast parim. Spetsiaalse programmi eelisteks on selle süsteemsus, töökindlus ning lihtsus administreerimisel.

Milline ettevõte vajab eelarvestamisprogrammi?

Mis hetkest muutuvad eelarvestamisprotsessis spetsiifilise programmi eelised Exceli omadest suuremaks? Analüüsides erinevate ettevõtete rutiine jõudsin tulemuseni, et Excelist piisas kuni tootejuhi ametiga kaasnevate tööülesannete täitmiseks. Keerulisemate ülesannete puhul, näiteks toodete üldkulude jagamine, eelarvete konsolideerimine ning võrdlused ja analüüsid, oleks mõistlikum jätkata protsessi juba spetsiaalses eelarvestamisprogrammis. Absoluutne tõde siin muidugi puudub ning piiri saab nihutada vastavalt ettevõttele ja selle vajadustele.

Juba valmima hakanud eelarvest ning selle jooksvast seisust on ettevõtetes huvitatud mitmed osapooled. Seega tuli analüüsis efektiivsust silmas pidades tõmmata piir Exceli ja programmi kasutajate vahele. Piiri tõmbamisel võtsin kindlasti arvesse ka selle, kui suur oli vajadus operatiivse info järele. Lisaks sellele peeti silmas ka kasutaja õigusi tutvuda eelarve detailidega. Exceli lahendustest piisas neile, kellel polnud õigusi süüvida eelarvet puudutavatesse detailidesse ning kelle jaoks olid piisavad kord päevas uuendatavad andmed. Programm oli vajalik neile, kellel olid suuremad õigused ning vajadused saada infot kiiremini ning detailsemalt.

Selline eelarvestamislahendus kõrvaldas enamuse Exceli-põhise süsteemi kitsaskohtadest – andmed asusid andmebaasis ning päringud ei olnud enam lahtripõhised, vaid tuginesid konkreetsete dimensioonide väärtustele. Seetõttu kahanes vigade hulk peaaegu olematuks, andmete sisestamine võttis minimaalselt aega, programmi sai panna iseseisvalt arvutama ja eelarvestajale jäi rohkem aega tegeleda analüüsiga. Muudatuste sisseviimine oli äärmiselt lihtne ning käis vaid nupuvajutusega. Saavutati suur ajaline kokkuhoid, mille tõttu kujunes investeeringu tasuvusajaks vaid 10 kuud.

Ettevõttel tasuks kaaluda eelarvestamisprogrammi soetamist, mis ühilduks lihtsalt Exceliga, hoiaks seega kokku firma ressursse ning muudaks raamatupidamise täpsemaks. Lisaks sellele tuleks hinnata ka organisatsioonilisest eelarvestamismudelist lähtuvalt, kus kohast jookseb piir kuluefektiivsuse ja vajaduste vahel ning kombineerida mõlema tarkvara tugevad küljed oma firma eelarvestamissüsteemiks.

Olles antud süsteemi ülesehitamisel piisavalt pragmaatiline, võib tulla üllatusena, kui soodsalt on võimalik andmebaasil põhinev eelarvestamissüsteem üles seada. Sealjuures säilib üldjuhul firma eelarvestamise protsessi loogika ka pärast eelarvestamisprogrammi juurutamist. Exceli kasutajad ei pea tihtilugu isegi kaasama andmete töötlemise protsessi – nemad annavad oma sisendid Excelis ning näevad ka tulemust Excelis. Kokkuhoitud tööaeg ning närvikulu kompenseerivad kiiresti programmile tehtud investeeringu.

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Valdkonna tööpakkumised

RICKMAN TRADE OÜ otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Rickman Trade OÜ

23. september 2018

RAMIRENT otsib oma AR osakonda SOOME GRUPI JUHTI

Ramirent Shared Services AS

02. oktoober 2018

TALOT otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Talot AS

30. september 2018

Uudised

Tööriistad