Välisabi projektide dokumentatsiooni säilitamise kohustus

Küsimus: Missuguse dokumendi alusel tuleb raamatupidamise sise-eeskirjades näidata INTERREG-, PHARE -, jne. projektidokumentasioonide säilitamise pikkus . s.t. mis ajani on kohustus nende rahastajate dokumente säilitada?

Vastus: Erinevate välisabi projektide nõuded dokumentide säilitamise kohta on erinevad, nt Euroopa Liidu, rahvusvahelise organisatsiooni ja välisriigi või välisriigi valitsusvälise organisatsiooni, sh PHARE tagastamatu abi puhul on nõutav dokumentide säilitamine seitsme aasta vältel välisabi lepingu lõppemisest arvates, kuid Euroopa Ühenduse struktuuritoetuste, sh algatuse INTERREG toetuste andmise ja kasutamisega seotud dokumente tuleb säilitada reeglina kindla kuupäevani, nt 20XX. aasta 31. detsembrini.

Välisabiga finantseeritavate projektide dokumentide nõutav säilitusaeg on sätestatud kas vastavas seadusandlikus aktis või konkreetse toetuse lepingus. Vähima säilitusajana kehtib seejuures Raamatupidamise seaduses ja Maksukorralduse seaduses sätestatud 7 aastat alates majandusaasta lõpust, mil algdokumendid raamatupidamises kajastati.

Seetõttu ei ole iga abiprojekti dokumentide säilitusaega otstarbekas kirja panna toetuse taotleja/saaja raamatupidamise sise-eeskirjades, vaid seda võiks teha näiteks sise-eeskirja põhiosa lisana peetavas arhiveerimistabelis, kandes sellesse jooksvalt iga projekti koodnimetuse, säilitusühikute arvu ja asukoha ning nõutava säilitusaja lõpukuupäeva. Selline pidevalt täienev ülevaade tagab vajadusel projekti dokumentide kiire leidmise ja võimaldab säilitusaja lõppemisel dokumendid õigeaegselt utiliseerida.

Siiski tuleks täiendada ka raamatupidamise sise-eeskirja põhiosa ning kirjeldada selles välisabi projektide raamatupidamisarvestuse korraldamise üldised põhimõtted, sh meetmed lähtuvalt toetuste andjate nõudest, et toetuse saaja peab oma raamatupidamises toetuse kasutamisega seotud kulusid ning neid kajastavaid kulu- ja maksedokumente selgelt eristama toetuse saaja muudest kulu- ja maksedokumentidest.

Äripäeva käsiraamatute foorumis vastas küsimusele BDO Eesti AS.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Valdkonna tööpakkumised

PRYSMIAN GROUP BALTICS AS otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Prysmian Group Baltics AS

01. august 2018

Uudised

Tööriistad