Kuidas luua dokumente?

Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks ­(arhiiviseadus § 4). Määratlus kehtib nii paber- kui ka digidokumentide kohta.

EVS-ISO 15489-1:2004 kohaselt on dokument: jäädvustatud info või objekt, mida saab käsitleda tervikuna info, mille on loonud, saanud ja tõestuseks ning teadmiseks alal hoidnud organisatsioon või üksikisik seadusest tulenevate ülesannete täitmisel või äritegevuse ajal.

Mõisteid “dokument” ja “arhivaal” (dokument, millele on määratud säilitustähtaeg) võib tõlgendada mitmeti. Loodetavasti selguvad uue arhiiviseadusega (kavas vastu võtta aastal 2011, planeeritav jõustumine 2012. aasta alguses) ka valdkonnas kasutatavad mõisted.

Dokumendi tähtsaim eesmärk on midagi tõestada. Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne, terviklik, usaldusväärne, kasutatav (sõltumata dokumendi elukäigu etappidest). Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

Dokumente koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. Dokumentide loomisel tuleb järgida dokumendiliigile ettenähtud elemente ja vorminguid. Dokument koostatakse kujunenud heade tavade kohaselt.

Dokumendi loomisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

* dokumendi liigist

* sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast

* nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul

* võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

Dokumendi sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud

vorm peab olema õigusaktides kehtestatud vorminõuete kohane

struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust.

Dokumentide loomisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Valdkonna tööpakkumised

PRYSMIAN GROUP BALTICS AS otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Prysmian Group Baltics AS

01. august 2018

Uudised

Tööriistad