Majandustarkvara: kuidas kroonist euro saab?

Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara üleviimisel eurole on ettevõtte peamine kulu aeg, et koostada töödekava ja korraldada test üleminek. BCS Itera kaubanduskonsultant Viljar Käärt räägib, mida peab eurole üleminekut ette valmistades kindlasti teadma.

Palju eurole üleminek ettevõttele maksab?
Konkreetset töömahtu/hinda välja pakkuda ei saa. Töömaht sõltub järgmistest asjadest:

• millise ülemineku viisi klient valib.
On kaks varianti: kas kasutatakse NAVi euro konverteerimise abivahendit ning konverteeritakse krooni summad eurodeks või luuakse NAVi baasi uus ettevõte ja minnakse üle algsaldodega. Esimesel juhul on kindel, et ettevõte vajab partneri abi ning peab arvestama euro ülemineku kulutustega. Kui minnakse üle algsaldodega, siis saab põhimõtteliselt klient ka ise ülemineku ära teha. Abi võivad vajada suurte andmebaasidega ettevõtted, mille jaoks on vaja arendada liidesed saldode ületoomiseks;

• kliendile juurutatud NAV-lahenduse keerukusest.
Kehtib loogika, et mida vähem on NAVi arendatud, seda lihtsam on eurole üleminekut teha. Kui NAVis on vähe lisaarendusi, siis ei pea partner euro konverteerimise abivahendit ise täiendama, vaid kogu töö saab teha Microsofti testitud abivahendiga.

Koos partneriga valitakse sobiv ülemineku viis ning lepitakse kokku teostatavate tööde maht.

Kas me saame euro ka ise kasutusele võtta, ilma et vajaksime oma majandustarkvara partneri abi?
Jah, nagu juba kirjeldatud, on see võimalik. Sel juhul luuakse NAVi baasi uus ettevõte, sinna kopeeritakse seadistused ning metaandmed, kasutades NAVi „Seadistuste kontroll-loendi” (Setup Checklist) funktsionaalsust ja minnes üle algsaldodega. Kui ettevõttes on tugev peakasutaja, kellele ei käi mainitud tööde tegemine üle jõu, siis pole partneri abi vaja.

Kui kaua võtab aega majandustarkvara üleviimine eurole?
Euro konverteerimise protsessi kestvus on individuaalne. See sõltub peamiselt kliendi NAVi andmebaasi suurusest ning serveri jõudlusest. Eeldatav konverteerimise aeg saadakse teada koostöös partneriga, kui tehakse testüleminek. Loomulikult aitab ebameeldivaid üllatusi (suureneva ajamahu näol) konverteerimise protsessis vältida see, kui testimise ajal on koostatud detailne töödekava selle kohta, mida ja mis järjekorras peab tegema. Kui serveris on kettamahtu vähe, siis peab konsulteerima oma IT-partneriga, kuidas seda suurendada. Konverteerimise testimisel ja reaalse ülemineku ajal peaks serveris olema piisavalt vaba ruumi, et sinna saaks teha tööbaasi varukoopia ja taastada kaks tööbaasi koopiat.

Peab arvestama, et konverteerimise protsessi ajal NAVi kasutada ei saa.

Mis saab detsembris ostu- ja müügiarvetest, mis on üles jäänud?
Enne euro konverteerimist tuleb kanda niipalju dokumente kinni kui võimalik.

Arvetega, mida enne konverteerimist kinni ei kanta, käitub euro konverteerimise abivahend järgmiselt:

• krooniarve muutub pärast konverteerimist valuutaarveks, sest krooni kirjeldatakse NAVis kui valuutat. Arve summa ei muutu ning krooni tunnus pannakse arve päisesse;

• euroarve muutub pärast konverteerimist tavaarveks (LCY-arve). Arve summa ei muutu ning euro tunnus kustutatakse arve päisest (väli jääb tühjaks);

• teistes valuutades olevate dokumentide puhul jäävad valuutade tähised ja summad
muutmata.

Kuidas ma saan koostada majandusaasta aruannet, kui pool ajast toimis tarkvara kroonides, pool eurodes? Kas esimest poolaastat saab kasutada puhverajana, mil jätan aruandluse hõlbustamiseks majandustarkvara kroonidesse?
Euro konverteerimise abivahendi kasutamisel on reegel, et kogu ajalugu konverteeritakse eurole. Seega, kui on soov võtta aruandeid eurodes või kroonides, jääb üle kolm võimalust:

• vajalikud aruanded või aruannete algandmed võetakse tööbaasi varukoopiast, kus on seis kroonides. Vajadusel kasutatakse aruande kokkusaamiseks Excelit;

• konverteeritud baasis kirjeldatakse, kasutades NAVi kontoanalüüside funktsionaalsust, uued aruanded, kus saab lisaks eurosummadele aruandeid vaadata ka kroonides;

• NAVi partner täiendab olemasolevaid aruandeid nii, et neid saab vajadusel võtta nii eurodes kui kroonides.

Eurole üleminekul on ette nähtud ranged ümardamisreeglid. Kas ja kuidas ma saan ümardamise vahesid hallata?
Ümardamiste seadistused määratakse euro konverteerimise abivahendi seadistuste lehel. Seal määratakse ümardustäpsuse seadistused ja konto, kuhu kantakse konverteerimisel tekkinud vahed.

Kes ettevõtte töötajatest on eurole üleminekuga seotud? Kas peab moodustama eraldi töögrupi? Kes peab sinna töögruppi kuuluma?
Kindlasti on soovitav euro ülemineku teemal teha majasisene koosolek ning oma soovid ja mõtted läbi arutada. Siis saab kiiremini NAV partnerile need edasi anda. Suuremates ettevõtetes on soovitav moodustada töögrupp, kuhu kaasatakse kõikide valdkondade võtmekasutajad. Sel juhul on kindel, et testüleminekul ja reaalsel üleminekul ei teki probleeme, mis on seotud osakondadevahelise infoliikumise puudumisest.

Mis saab, kui 31. detsembril eurole üleminek mingil põhjusel ei õnnestu? Milline on tagavaraplaan?
Kui 31. detsembril eurole üleminek ei õnnestu, siis õnnestub see 1. jaanuaril. Üleminekut ei saa ja pole mõtet edasi lükata. Probleemide vältimiseks on vaja panustada piisavalt aega testimiseks ja dokumenteerimiseks. Kui ilmneb mõni takistus, siis proovitakse probleem lahendada võimalikult kiiresti NAVi partneri abiga.

Millised on eurole ülemineku suurimad ohud?
Kõige suurem oht on see, et ettevalmistuses jäetakse testüleminek ja korralik töödekava tegemata. Siis on kindel, et reaalsel üleminekul tekivad ettearvamatud probleemid, mille lahendamine võtab palju aega ja venitab üleminekuprotsessi pikemaks. Sel juhul peab arvestama, et NAVi partner ei pruugi kohe reageerimiseks aega leida, sest ka teised kasutajad korraldavad samal ajal eurole üleminekut. Seega soovitan panustada küllaldaselt aega testimisele, siis ei alga uus aasta ebameeldivate üllatustega.

Artikkel ilmus ajakirja Director lisas Äri-IT

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Viljar Käärt

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Valdkonna tööpakkumised

TALOT otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Talot AS

31. august 2018

Uudised

Tööriistad