KUIDAS digitaalselt arhiveerida?

Digiarhiveerimine pole veel kuigi laialt levinud, seetõttu peetakse vahel ka lihtsalt riiulisse pandud CD-kogu digiarhiiviks.

“Me kõik toodame, vahendame, töötleme ja haldame informatsiooni iga päev ja väga suurtes kogustes – alates vestlusest kolleegiga, telefonikõnest, aparaadi näidiku lugemisest kuni seaduste tegemiseni välja. Suur osa sellest informatsioonist on meie ettevõtte silmis vähetähtis ja selle säilitamise kestvus ei ole pikk, kuid teatavale osale infost omistatakse väärtus ja vormistatakse see dokumendina,” kirjeldas Eesti Äriarhiivi OÜ konsultant Raivo Ruusalepp. Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, kuid neid ei tohi veel hävitada, st nende säilitustähtaeg ei ole möödunud, on otstarbekas dokumendid arhiveerida.

Ruusalepa sõnul pole digitaalne arhiveerimine veel väga laialt kasutusel, seetõttu on otstarbekas üle korrata, mis sinna alla ei kuulu. “Digitaalne arhiveerimine ei ole failidest varukoopiate tegemine, eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle. See ei ole dokumentide publitseerimine internetis, mis iseenesest ei garanteeri dokumentide säilivust, ega ka lihtne dokumendifailide salvestamine näiteks CD-le ilma neid kirjeldamata,” loetles ta. “Digiarhiveerimine pole lihtne CDde või muude salvestuskandjate riiulile ladustamine ega arhivaalide rahvusarhiivi üleandmine – digitaaldokumendid tuleb arhiveerida juba enne nende Rahvusarhiivi üleandmise tähtaja kättejõudmist (praegu 20 aastat pärast arhivaali loomist),” selgitas Ruusalepp.
Mõnel juhul ei saa tema sõnul korrektseks arhiveerimiseks pidada ka dokumendi salvestamist mõnda standardsesse või avatud vormingusse (nt ASCII, komaeraldus, TIFF või isegi PDF), sest dokumendile esitatavad autentsusnõuded vääravad sellise säilitamise strateegia.

Mis on dokument?
Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Miks tasub dokumente digiarhiveerida? 
vabastab kontoripinda
kaob vajadus eraldi arhiiviruumide loomiseks
vajalik info on kiiremini kättesaadav
paberi ehk raha kokku-hoid
kaob vajadus dokumente füüsiliselt hävitada
info kättesaamine ei
olene füüsilisest asukohast

Millest alustada?
Kõigepealt tuleb tuvastada vajadus, miks on vaja dokumente digiarhiveerida. Samuti peab välja selgitama, millised dokumendid vajavad arhiveerimist ning millised kuuluvad hävitamisele. Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Väiksemad ettevõtted on võimelised ise digitaalarhiveerimisega toime tulema, kuid suuremad firmad võiksid juba tõsiselt kaaluda kas arhivaari, dokumendihalduri või arhiveerimisteenust pakkuva ettevõtte palkamist.

Kes vastutab?
Ettevõttes peaks dokumentide haldamise eest vastutama selleks volitatud isik. Ettevõte peab ise hindama vastavalt vastutuse suurusele, kas selleks isikuks sobib sekretär, mõni teadlikum töötaja, juhiabi või peab selleks palkama eraldi arhivaari või dokumendihalduri.

Pikemalt saad praktilist artiklit lugeda SIIT . Selleks vajaliku päevapileti saad soetada SIIT .

 

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Fredy-Edwin Esse

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Majandustarkvara RAPID

Tarkvaraga RAPID saate korraldada keskmise või väikese ettevõtte raamatupidamise ja majandusarvestuse - laoarvestus, palgaarvestus, teenindus, üüriarvestus, jm. RAPIDi tasuta versiooniga saab töö tehtud üksikettevõtja, alustav ettevõte või mittetulundusühing.

Valdkonna tööpakkumised

PricewaterhouseCoopers otsib RAAMATUPIDAJAT

PricewaterhouseCoopers AS

04. veebruar 2019

Uudised

Tööriistad