E-mail on imeline?

Milliste sõnumite edastamiseks sobib e-mail ja milliste jaoks mitte? Millal haarata hoopis telefonitoru? Nendele küsimustele annab vastused ajajuhtimise koolitaja Ardo Reinsalu.

E-mail on oma loomult suhteliselt lakooniline sõnumiedastusvahend, seetõttu on tark pidada silmas, et teatud sõnumite edastamiseks ei ole ta üldse sobilik ja samas toimib väga hästi teist tüüpi sõnumite puhul.

E-mail sobib hästi:

Faktiliste andmete ja numbrite edastamiseks.
Neist jääb järele kirjalik koopia, mida on võimalik võtta aluseks edasises arutelus.

Koosolekueelseks ja -järgseks kommunikatsiooniks.
Näiteks enne koosolekut infomaterjalide ja võrdlusmaterjalide edastamiseks ning pärast koosolekut kokkuvõtete ja protokollide saatmiseks kõikidele asjaosalistele.

Meeldetuletuseks või regulaarseks aruandluseks tehtud tööst.
Kui saadetud info ei nõua teiselt poolelt kohe vastust, siis on e-kiri väga hea vahend, sest saaja loeb seda endale sobival ajal.

Heade uudiste edastamiseks või kolleegi kiitmiseks.
Kehtib reegel, et kiita tasub inimest alati teiste ees ja laita privaatselt. See suurendab kiitusest tulenevat motivatsiooni ja annab vea puhul võimaluse inimesele ilma alandava tähelepanuta viga parandada. Heade uudiste puhul on oluline neid kiiresti ja võimalikult paljudele edastada.

Äraütlemiseks sõbrale või kolleegile.
Ehkki "ei" on e-kirja teel lihtne öelda, on sellega kerge suhteid rikkuda. Pigem tasub teha see ekstra pingutus ja endale olulise inimese puhul öelda halbu uudiseid telefonitsi või kohtumisel.

E-mail ei sobi üldse

Emotsioonide nagu huumor, sarkasm, rahulolu või mitterahulolu, rõõm, kurbus jm edastamiseks.
Kirjutaja võib kõiki neid emotsioone ise tunda, aga kui just ei ole tegemist Pulitzeri auhinna võitja tasemel sõnaseadjaga, kipuvad emotsioonid kirjas kaduma minema või saadakse neist sootuks valesti aru.

Arutelude pidamiseks, virtuaalseteks koosolekuteks või otsustamiseks.
Jah, e-kirjade kaudu on põhimõtteliselt neid kõiki võimalik teha, aga tegelik ajakulu ja valesti arusaadud sõnumitest tekkinud vead muudavad kogu protsessi ebaefektiivseks.

Kiireloomuliste sõnumite edastamiseks.
Saaja võib olla majast väljas, lõunal või kus iganes. Õigustus, et "mina saatsin talle e-kirja, aga tema ei teinud õigeks ajaks ära", aitab küll enda pealt süüd teisele veeretada, aga kiireloomuline ülesanne jäi ikkagi lahendamata.

Halbade uudiste või kolleegi laitmiseks.
Halbade uudiste juurde kuuluvad alati kõrgendatud emotsioonid, mida on e-kirja kaudu pea võimatu kontrollida. Töötaja korralekutsumisel on oluline selgitada tausta ja näidata üles hoolivust, mistõttu e-kiri jääb kommunikatsioonivahendina nõrgaks.

Äraütlemiseks sõbrale või kolleegile.
Ehkki "ei" on e-kirja teel lihtne öelda, on sellega kerge suhteid rikkuda. Pigem tasub teha see ekstra pingutus ja endale olulise inimese puhul öelda halbu uudiseid telefonitsi või kohtumisel.

 

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Ardo Reinsalu

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Parima juhtimisaruandluse ja automatiseeritud raamatupidamisega majandustarkvara Suno365

Columbus Eesti on toonud turule uue täisfunktsionaalse majandustarkvara Suno365. Tegu on pilvepõhise ja kuutasulise majandustarkvaraga (ERP) ettevõtetele, kes hindavad kaasaegseid lahendusi taskukohaste kuludega.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad