Ideaalile läheneva eelarvestustarkvara otsinguil

Alan Rein, kes on maitsnud finantsdirektori ja tegevjuhi leiba ning pikka aega tegelenud finantsarvestuse tarkvaralahendustega, kirjutab finantseelarvestamiseks sobiva tarkvara otsimisest.

Eelarvestamise töövahenditel on puudused, mida ei leevenda ka parimad
oskused ja trikid. Ütled sõna “eelarve” – vastuseks kuuled “Excel”. Nii on see paljudes, et mitte öelda enamikus Eesti ettevõtetes. Tabelarvutus on hea vahend siis, kui alustada tuleb puhtalt lehelt. Kui eelarvestruktuur ja protsess on juba sisse töötatud, siis on selle haldamine paras peavalu.

Kõige tüüpilisemad probleemid on suurte, eri allikatest pärit andmehulkadega
töötamine, lahtrite ja valemite kaitsmine kogemata muutmise eest ning keeruliste valemite haldamine ja kontroll. Exceli võimaluste piiratus annab tunda siis, kui sama alusstruktuuri piires tuleb eri kasutajatele anda erinevad ligipääsuõigused
(näeb, saab muuta). Ja iga kord kui osaeelarvete andmed tuleb konsolideerida
lõpptulemuseks, on tegemist valikulise kopeerimise või linkide taastamisega, mis tihti taandub mahukale käsitsitööle.

Raamatupidamistarkvarade puudused
Levinud raamatupidamistarkvarades on eelarvete funktsionaalsus nime poolest küll olemas, aga lihtsakoeline. Üldjuhul piirdub see kontopõhiselt eelarvenumbrite salvestamisega ning parimal juhul on olemas koondsummade jagamine alamkontode või ajaperioodide vahel. Tulemus pole kaugeltki see, mida eelarvespetsialistid ootavad.

On olemas eelarvestustarkvarad, mis on seotud konkreetse majandustarkvaraga
või on tegemist mõne tuntud ärianalüüsi tarkvara eelarvestamise ja finantsplaneerimise lisamoodulitega. Puuduseks on nende kõrge hind, keeruline ja ajakulukas juurutus ning üldjuhul saab neid kasutada ainult kindlasse arvutisse installeerituna.

Meie tarkvaraotsingu peamine eesmärk oli vabaneda traditsioonilise tabelarvutuse
puudustest, säilitades kõik positiivsed küljed. Valemeid peab olema võimalik kirjeldada samamoodi, lihtkasutaja peaks saama luua juurde eelarve alamkirjeid ning kasutada omaenda numbrite tuletamiseks vajalikke loogikaid. Eelarvest peab olema võimalik luua, säilitada ja võrrelda piiramatut arvu erinevaid versioone.

Üks tänapäevane lahendus peab olema juba oma olemuselt veebipõhine, st nii eelarve modelleerimine kui ka andmete sisestus võiks toimuda spetsiaalset
tarkvara installeerimata. Veebipõhine tähendab ka seda, et kui eelarveosalised
muutuvad, pole vaja midagi installeerida või seadistada. Veel parem – eelarvestuslahendus on kättesaadav igal pool, kus on olemas internetiühendus.

Peamised arvutus- ja seoseloogikad peaksid olema tsentraalselt hallatavad. See tähendab: kui on vaja muuta ühte valemit, mida kasutatakse kümnetes töölehtedes, piisab selle ühekordsest muutusest, ilma et peaks käsitsi kopeerima ja siis veel üle kontrollima, kas kõik sai õigesti üle kantud. Ja loomulikult, konkreetsele kasutajale peaks näha ja muudetavad olema ainult need andmed, mis eelarvemudelis on ette nähtud.

Ja mis oleks kõige toredam: tarkvara ei tuleks ühe korraga välja osta, vaid seda peaks saama kasutada nagu teenust. Nii rahalises mõttes kui ka infotehnoloogiliselt. “Itimeestel” on olemasolevate lahendustega niigi palju tööd ning kehval ajal, mil eelarvestamine on kõige tähtsam, on raha kõige vähem.

Meie otsingu tulemus
Otsisime ja leidsimegi. Lisaks eeltoodule said rahuldatud mitmed muud nõuded meie soovide nimekirjast. Lisaks veel üht-teist, mida alguses ei osanud tahtagi.

Meie leitud eelarvestustarkvara – seda saate uurida ja proovida, kui külastate
veebilehekülge www.eelarvestamine.ee – võimaldab olemasolevast finantsarvestustarkvarast käsitsi, lihtsa Exceli templiidi või siis automaatse
integratsiooni abil importida võrdluseks tegelikud finantstulemused. Vajaduse
korral saab järjekordse eelarveversiooni numbrid eksportida majandustarkvarasse.

Nii eelarve enda, eelarve võrdluseks tegelikuga kui ka erinevate eelarveversioonide
võrdlemiseks on olemas aruanded, mida ise saab lennult juurde teha. Loomulikult on aruannetes olevad andmed filtreeritud olenevalt kasutajaõigustest. Aruannetest saab teha väljundi Excelisse, graafikud ning loodud diagrammid saab kuvada esilehel tõelise dashboard’i ehk näidikulauana.

Nagu Excelis, nii saab ka lahtritele ja töölehtedele lisada kommentaare, lisaks jälgida ka üksikuid lahtrimuutusi. Eelarvestusprotsessi toetab töövoo jälgimise funktsionaalsus ning kui eelarvestamise ümber toimuv suhtlus on mahukas, saab sellesse puutuva (või miks ka mitte kogu ettevõtte finantsasju puudutava suhtluse)
ellu viia foorumeid, blogisid ja Wikit sisaldavas sisesuhtlusportaalis.

Sarnaselt ärianalüüsist tuttavate kuubikutega, saab müügieelarve koostamisel
kasutada eelarvekuupe. Kirjeldades oma andmed näiteks tootegrupi ja toote, regiooni, müügimeeste ja mis iganes muu harjumuspärase planeerimismõõtme järgi, saab eelarve andmeid analüüsida ja sisestada samamoodi nagu see käib ärianalüüsi lahendustest või Excelist tuttava Pivot’ tabeli abil.

Alan Rein töötab ettevõttes 101 Ärisüsteemid, mis on teenustarkvarana (SaaS)
pakutava eelarvestuslahenduse Adaptive Planning partner, volitatud edasimüüja ja
juurutaja Eestis.

Artikkel ilmus Äripäeva infolehes Finantsjuhtimine, mida saab tellida SIIN.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Alan Rein

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Majandustarkvara RAPID

Tarkvaraga RAPID saate korraldada keskmise või väikese ettevõtte raamatupidamise ja majandusarvestuse - laoarvestus, palgaarvestus, teenindus, üüriarvestus, jm. RAPIDi tasuta versiooniga saab töö tehtud üksikettevõtja, alustav ettevõte või mittetulundusühing.

Valdkonna tööpakkumised

MAXIMA EESTI OÜ otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Fontes PMP OÜ

22. oktoober 2018

Uudised

Tööriistad