\"Varade inventuur kui sisekontrollisüsteemi toimimise mõõdik\", Siiri Antsmäe

Lisaks sellele, et Siiri konverentsipäeva juhib ning ettekannete ajal tekkivaid arutelusid modereerib, esineb ta ka päris oma ettekandega inventuurist ja selle tähtsusest. Nagu Maire ja Krisigi, töötab Siiri Kaitsejõududes, kus ta on personaliülema nõunik. Bakalaureuse- ja magistrikraadi on ta kaitsnud Tallinna Tehnikaülikoolis.

Päris oma ettekande alguses küsib Siiri kuulajatelt, kas neil on ka selline tunne, et kui on aasta lõpp ja seega ka inventuuri tegemise aeg kätte jõuab, vaatavad töökaaslased neid pilguga, mis ütleb: "Ah jälle need raamatupidajad tulevad inventuuri jutuga!" Mida saal täpselt arvab, ma eriti aru ei saa, aga mingi kerge kihin käib tooliridadest läbi küll.

Inventuuri kui sellist ei ole vaja mitte niivõrd töötajatele üldiselt, ütleb Siiri, kuivõrd tippjuhile, et ta saaks rahuliku südamega aastaaruandele allkirja panna ning öelda: "Jah, need arvud on õiged."

Näiteks varade kaitse tähendab seda, et ustel on lukud ees ja võõrastele ligipääs piiratud. Inventuuri käigus võivad välja tulla mitte ainult sellised asjad nagu vargused ja riisumised, vaid ka hiired ja muud närilised, isegi laonurgas läbi laskma hakanud katus - on ju inventuuri üks eesmärke teha kindlaks, et varade säilitamis- ja kasutamistingimused on korras. Loomulikult ei saa unustada ka üleliigsete ja kasutult seisvate varade eemaldamine arvestusest.

Õige ja õiglane - mis neil inventuuris vahet on? Õige on see, kui inventuuriga nenditakse, et laos on tõesti 100 sokipaari, õiglane aga see, kui sealjuures märgitakse, et osad nendest sokkidest ei kõlba enam kasutada, sest hiired on neile augud sisse söönud. Ajalugu on näidanud, et kui inventuurile ei pöörata tähelepanu, on ka teised sisekontrollisüsteemid korrast ära.

Selleks, et inventuur (ja siinkohal on jutt just varude loendamisest, mitte põhivarast) õnnestuks, peaks olema tagatud, et:

• on olemas materiaalselt vastutav isik, kes inventuuri korraldab ning jälgib, et varud ka loendatavalt seatud oleks. Näiteks on Siiri näinud inventuuri, kus üks inimene seisis loendamislehega lao keskel ja ülejäänud jooksid, mingi asi näpus, lao erinevatest nurkadest kohale, et hüüda: "Pane kirja!" ning siis asi sinna tagasi viia. "See ei ole inventuur, see on tsirkus!" arvab Siiri.

• loendamislehel ei ole kirjas asjade koguseid. Tihti on nii, et lehel on nii kogused kui ka hinnad, mis muudab väga lihtsaks linnukeste märkimise, et jah, on küll asjad nii, nagu lehel, aga selline käitumine ei taga kontrolli, et asjad ka tegelikult loetud on.

• lugemise meetod sobib loetavate asjade sisuga - näiteks nööpe võiks loendada kaalu või kastide kaupa, mitte aga iga detaili haaval. Sealjuures nendib esineja, et ega avalikus sektoris väga palju niidi- ja nööbipoode ei ole.

Materiaalse põhivara lugemisel peaks aga, vastupidi!, olema nii, et lehel on kirjas asjade hind - siis on võimalik hinnata väärtust ning selle muutumist ajas.

On vajalik leida võimalus inventuuri tegevate inimeste motiveerimiseks, sest kui selle eest lisatasu ei maksta ning põhitööst ei vabastata, ei ole huvi õige ja õiglase tulemuse saamiseks.

Materiaalselt vastutav isik ei tohi olla selles komisjonis, mis loendab tema vastutusalas olevaid esemeid, küll aga võib ta olla mõnes teises komisjonis.

Saalis tõuseb diskussioon selle üle, et selline inventuur võtab eelduseks selle, et kõik inimesed on vargad ja petised, kuid Siiri pareerib vaidlejad looga riigiasutusest, kus inimene töötas aastaid ühel ametikohal ja juhtis seda komisjoni, mis luges tema varasid. Kui aasta pärast tema lahkumist hakati tegema järgmist inventuuri, selgus, et ta oli varastanud kõik need kümme aastat.

Inventuur ei ole ega pea olema organisatsiooni põhitegevus ning tuleb planeerida nii, et see toimuks ajal, kui ladudest on kõige väiksem sisse-välja liikumine, kui on rahulikum aeg ning ressurssi inventuuri läbi viia.

Komisjonil peaks olema juht, kellel on alluvad, kes kuulavad tema käske, mitte aga ei jonni: "Loe ise!"

Siiri küsib saalilt, kas teatakse, mis on märgistusleht - vaikus - ning vastab siis ise: märgistusleht on see leht, mis pannakse loetud esemele peale märgistamaks seda, et ese on loetud. Eeskiri ei sätesta, milline see olema peab - see võib olla mingi oma vorm, aga võib olla ka lihtsalt värviline post-it kleepekas - peaasi on lihtsalt see, et loetud asi oleks märgistatud.

Lugemislehele saab märkida ka selliseid asju, kui maja amortisatsiooni muutumine, ning kõik dokumendid, k.a. seletuskirjad, peaksid inventuuri dokumentatsioonipakis olemas olema.

Kui panna mitu inimest paarikaupa lao konkreetset osa lugema (nii, et osa inimesi loeb ühte ja osa teist), siis ei ole vaja lugemislehele kõigi allkirju, vaid ainult lugejate omi, sest kui hiljem selgub, et inventuuris oli viga, tuleb hakata aru pärima just nende käest, kes konkreetselt selle eseme ülelugemisega tegelesid - ning neid peab alati olema vähemalt kaks.

Osale arutelus

  • Maria Kupinskaja

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad