\"Tüüpilised vead avaliku sektori asutuse aastaaruandes\", Krisi Pungas

Kui Krisi Tallinki konverentsikeskuse kõnepulti astub, näeb külaline noort ja sarmikat naisterahvast, kes võiks - välimuse järgi hinnates - olla ülikooli vastlõpetanud noor inimene, kel pole veel õrna aimugi, mida ta elult tahab. Üsna pea selgub aga, et tööalaseid kogemusi on tal kaugelt enam, kui pealtnäha paistab - Krisi on juba alates 2004. aastast Kaitsejõudude Peastaabis kaitseväe siseaudiitor ning viimasel poolaastal ka selle osakonna juhataja. Tööalaseid kogemusi toetab ka haridus: avaliku halduse bakalaureus EBS\'ist ja majandusmagister Tartu ülikoolist.

Krisi räägib oma ettekandes peamiselt kolmel teemal: sisekontrollisüsteem, bilanss ja tulemiaruanne. Esiteks siis sisekontrollisüsteem.

Mis on sisekontrollisüsteem? Sisekontrollisüsteem on asutuses rakendatav seaduslikkusele ja otstarbekusele suunatud terviklik abinõude kompleks, mis võimaldab tagada: 1) õigusaktidest kinnipidamise, 2) vara kaitstuse raiskamisest, ebasihipärasest kasutamisest, ebakompetentsest juhtimisest ja muust sarnasest tingitud kahju eest, 3) asutuse tegevuse otstarbekuse asutuse ülesannete täitmisel, 4) tegevusest tõese, õigeaegse ja usaldusväärse informatsiooni kogumise, säilitamise ja avaldamise.

"On hästi oluline see, et me ise teaksime ja teadvustaksime seda, et sissekontrollis osalevad kõik organisatsiooni liikmed," juhib Krisi kuulajate tähelepanu definitsioonist kaugemale.

Sisekontrolli tehnika on näiteks kinnitused ja autoriseerimised, võrdlused (näiteks see, kas kaup vastab mingisugusele kvaliteedinormile), tegevuse ülevaated (kas planeeritud eelarve erineb kassakuludest), varade füüsiline kaitstus (kas laoruumid on lukustatud, kas ruumidesse saavad siseneda ainult asjaosalised isikud, aga ka inventuurid) ja funktsioonide lahusus (et üks ja seesama isik ei kiida heaks samu asju, mida ta algatab - et üks kontrolliks teise tööd).

Näiteks on eksimusteks arvete viseerimisele vaatamata topelt makstud arved, funktsioonide lahususe põhimõtete eiramine (rahaliste ülekannete tegemises ei osale kaht isikut), aga ka varade füüsilise kaitse küsimused, kui ladudesse on vaba sissepääs kõigil, kes heaks arvavad, ei eksisteeri valvet, võtmed ripuvad uste ees ja inventuure tehakse pealiskaudselt.

Mitte just väga levinud eksimusteks, aga siiski korduvateks, on kannete tegemine raamatupidamisüksusesse mitte arve kuupäevaga, kulude konteerimine valedele kontodele (kui tehingu sisu ja kulukonto ei ole omavahel kooskõlas, kuigi sealjuures ei pruugi probleem olla mitte selles, et raamatupidaja pole põhjalik, vaid esinevad puudused arvete viseerimises), ettemaksude tasumine (seaduse järgi on ettemaks võimalik, kuid tuleb kaaluda, kas selle tegemine on vajalik - tuleb tagada, et eksisteerib dokument, mis tagab kauba kättesaamise) ja nõuete allahindamata jätmine, kui need on kaua üleval olnud.

Mitmel juhul on varad sattunud korraga mitme asutuse bilansi hulka, kui üks asutus on andnud teisele asutusele vara tasuta kasutusse, aga mõlemad panevad selle oma bilansis kirja, ning inventuure on tehtud kiirustades, varude kasulikku eluiga ja realiseerimiskõlblikkust hindamata - sel juhul ei saa audiitor kindel olla, et varud bilansis ka õigesti kajastatud on.

Tihti pole mahakandmisaktidel kogu vajalikku informatsiooni ("Tehke ka vajalikke kandeid põhivara kaartidele!" ütleb Krisi) ja inventuuride vorminõuetest ei peeta kinni: lugemislehed on soditud, pole selgelt läbi kriipsutatud ja pandud märget "õige", on kirjutatud pliiatsiga, mitte pastakaga. Üldkokkuvõttes on need pisikesed asjad, aga tervikuna võivad anda päris suure vea.

Juhtub ka seda, et kõik soetatud varad ei ole riigivara registrisse kantud, on unustatud kandeid riigivara registrist maha võtta. Krisi paneb kuulajatele südamele: "Kui olete teinud varale allahindlusi, ümberhindlusi, siis tuleks see kindlasti ka riigivara registris kajastada - tihtipeale on need toimingud tegemata olnud."

Kui asutuses tehakse sularahatehinguid, peab olema ka sularaha kasutamise eeskiri. "Ma ei tea, kas kellelgi on, mina ei ole kohanud sellist dokumenti varem," ütleb Krisi. Selles dokumendis peaks olema kassa limiit, nõuded dokumenteerimisele, nõuded inventuuridele ja ka kassale esitatavad turvanõuded.

Eksimustest võib nimetada näiteks materiaalse vastutuse lepingu puudumist kassa juures, tehingute tegemine oluliselt suuremas väärtuses, kui kassalimiit lubab, aga ka allkirja puudumine kassa väljaminekuorderil - ometi on seda vaja, et saaks kindlaks teha, kas inimene on selle raha kätte saanud.

Puhkuste osas jäetakse tegemata puhkusekohustuse inventuure, ettepuhatud puhkuse päevad saldeeritakse kohustuste all ja neid ei ole 31.12 seisuga bilansis real "ettemaksed töövõtjatele". Kuna ettepuhatud puhkusepäevi on aga üldjuhul vähe, siis oluliseks veaks seda ei loeta.

Vahel puudub regulatsioon laekunud tulude kasutamise kohta - on olnud juhuseid, kus tulukontolt on müüdud kaupa ja tasutud puhkusepreemiaid. "Võiks olla kirjas, kuidas te neid laekunud tulusid kasutate," soovitab Krisi.

Kandekuupäevade tegemisel on vahel märgitud kandekuupäevaks teenuse osutamise perioodi viimane kuupäev (kuigi see ei ole arve esitamise kuupäev), mõnel juhul ei ole kande kuupäev seotud ei teenuse kuupäevaga ega arve kuupäevaga - audiitorile näitab selline lähenemine süsteemitust ja tegelikult rikutakse ka tekkepõhisuse printsiipi.

Tööjõukulude osas tööb Krisi eksimuste näidetena ära ametijuhendite puudumise (kui ametijuhend puudub, on raskendatud töötulemuste mõõtmine, lisatasu ja preemia määramine, koolitusvajaduse selgitamine), tööajatabelite puudumise juhtkonnal (seadusega peaks kõigil töötajatel tööajatabelid olemas olema) ja taotluste ning sündmust tõendavate dokumentide puudumine (esineb juhtumeid, kus preemiaid makstakse seoses spordivõistlustel osalemisega, abiellumisega).

Mis puudub erisoodustusse, siis jäetakse tasutamata erisoodustus piirmäära ületavatelt kuludelt (1200 siseriikliku ja 2000 krooni välislähetuse puhul) ning taseme- ja vabahariduskoolituse kuludelt (ainus koolitus, mille pealt ei ole vaja erisoodustust maksta, on tööalane koolitus - kui keegi õpib ülikoolis tööandja kulul, tuleb selle pealt tasuda erisoodustust). Suvepäevade puhul ei piisa, kui erisoodustus tasutakse ainult toiduarvetelt - seda tuleb maksta ka bändilt, majutuselt jmt.

Riigihangete puhul jäetakse need vahel sootuks läbi viimata või puudub dokument, kus on kirjas, kuidas riigihanget korraldatakse, kus säilitatakse dokumentatsiooni. "Milleks meile sisemine regulatsioon, meil ju seadus olemas!" on Krisile mitmel korral öeldud, kuid sel juhul võib tekkida olukord, kus osa hankeid on tehtud, osa tegemata, osa dokumentatsioon esitatud, osa esitamata...

Pikemaajalises lähetuses töötajatele tehakse vahel ettemakseid kvartalite kaupa, kuigi tuleks teha hoopis kuude kaupa (kui välislähetus on pikem kui 1 kuu), töötajate motivatsiooni tekitamisse puutuv - näiteks õppereiside korraldamine - mis erasektoris võib tunduda loomulik, võib tunduda raha raiskamisena. Sellistel puhkudel tulebki enda sees kaaluda, kas kulu on põhjendatud või mitte.

Osale arutelus

  • Maria Kupinskaja

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad:

Palgakalkulaator

Tarkvara

TAAVI PALK – parim valik kõigile palgaarvestajaile

Töötasude arvutamist ja maksustamist puudutava seadusandluse igaaastane muutumine ja uute peensuste jätkuv lisandumine on palgaarvestusest teinud ühe komplitseerituma valdkonna finantsarvestuses.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Posti Group is looking for a TEAM LEADER

Manpower OÜ

08. oktoober 2017

Uudised