Registrite ja Infosüsteemide Keskus ootab häid aruandeid

Suve algus tähendab paljudele ettevõtjatele majandusaasta aruande esitamisperioodi lõppu, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele (edaspidi RIK) aga aruannete töötlemisperioodi algust. Kuidas seda mõlemale poolele lihtsamaks ja meeldivamaks teha ja millised on RIK-i ootused aruande esitajatele?

Äriühingud ja sihtasutused peavad kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu esitama äriregistrile või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrile majandusaasta aruande kinnitatud lihtärakirja. Enamiku äriühingute ja sihtasutuste jaoks on aruannete esitamise periood käimas. 30. juuni on viimane päev, mil nad saavad aruannet esitada. Juba paar aastat saavad ettevõtjad majandusaasta aruandeid esitada ka elektroonilisel teel, st kontorist lahkumata. Kahjuks kasutatakse seda täna veel suhteliselt vähe, kuigi elektrooniline esitamine on mugav, lihtne, käepärane ja kiire andmete edastamise võimalus. Tuleb vaid teha mõni lihtne klahvivajutus: autentida esitajaisik ID-kaardiga või läbi internetipanga, vaadata üle ettevõtte kohta süsteemis olevad andmed, lisada aastaaruande fail ja allkirjastada. Ära jäävad mahukad väljatrükid, mitmekordsed allkirjastamised ja posti koormamine.

Peale elektroonilise esitamise keskkonda sisselogimist kuvatakse esitajale nimekiri elektrooniliselt esitatud või temale kinnitamiseks suunatud aruannetest ning võimalus lisada uus aruanne. Valides konkreetse äriühingu, saab kasutaja ette eeltäidetud lehe äriühingu või sihtasutuse aruannetega. Sellele järgneb ettevõtja andmete kontrollimine. Kontrollida ja vajadusel muuta tuleb majandusaastat, sidevahendeid ning osanike nimekirja. Majandusaasta aruande esitamisel kohtule ei pea aktsiaselts ega osaühing aruandele lisama aktsionäride või osanike nimekirja, kui osaühingu osanike nimekirja peetakse Eesti Väärtpaberite Keskregistris. Nende äriühingute puhul kontrollitakse andmeid ristkasutuse korras otse EVK-st. Lisada tuleb loomulikult ka majandusaasta aruanne koos audiitori järeldusotsuse ja kasumi jaotamise ettepanekuga ühe failina. Edasi tulekski aruanne kinnitada ja saata Registrite ja Infosüsteemide Keskusele.

Juurdepääs majandusaasta aruannete elektrooniliseks esitamiseks võimaldatakse esindusõiguslikele isikutele (juhatuse liige, täisosanik, likvideerija või pankrotihaldur) vastavalt kehtivate kannete isikukoodidele kohtute registriosakondade keskandmebaasis. Palju on küsimusi tekitanud just see, et juhatuse liikmeid on palju ja iga aruanne tuleb kinnitada paljudel inimestel. Elektroonilisel teel esitamise korral piisab ühe juhatuse liikme kinnitusest. Loomulikult võivad soovi korral allkirjastada kõik liikmed.

Elektroonilise esitamise link koos juhistega on kergesti leitav Registrite ja Infosüsteemide Keskuse veebilehelt www.eer.ee. Esitatud aruanne peab vastama vorminõuetele, mis on kehtestatud justiitsministri määrusega "Kohtule dokumentide esitamise kord".

Milliseid aruandeid ootab RIK?

RIK ootab eelkõige elektroonilisi aruandeid nende kiirema töötlemise ja kontrollimise eesmärgil, et need võimalikult kiiresti kasutajatele kättesaadavaks teha. Majandusaasta aruanne ei ole pelgalt dokument, mis korraks esitatakse, toimikusse pannakse ja sinna seisma jääb. Registri jaoks on ta alusmaterjal paljudeks väljunditeks. Mida korrektsemalt esitatud andmetega on tegemist, seda kompetentsema hinnangu annab see ka ettevõtja kohta ja seda kvaliteetsemat registrit on võimalik üleval hoida. Informatsiooni lõpptarbija ei ole mitte RIK, vaid suures osas andmete esitajad ise, kes tunnevad huvi konkurenti või partnerit puudutavate andmete vastu, aga ka üldise finantsinformatsiooni vastu. Registrite ja Infosüsteemide Keskus teostab esitatud aruannete põhjal andmete töötlust, mis tähendab raamatupidamisnäitajate sisestust, kontaktandmete uuendamist ning sidusandmete kodeerimist ja vajadusel ettevõtjaga uuesti kontakteerumist. Seda kõike tehakse loomulikult selleks, et registris olevad andmed kasutajatele lõpptulemusena võimalikult kiiresti, mugavalt ja informatiivsetena kättesaadavaks teha.

Seega on registri huvi aruanded vastu võtta võimalikult kiiresti peale majandusaasta lõppu. Tänase päeva seisuga on ettevõtjale jäetud põhjendamatult pikk periood aruande koostamiseks ja esitamiseks. Lubatud maksimaalselt poolele aastale lisandub veel registri poolt töötlusperiood optimaalselt pool aastat. Ligi aasta on aga informatsiooni ootavatele kasutajatele väga pikk aeg ja aruande esitamise kiirendamisega on võimalik seda tunduvalt lühendada. Ka käesoleva aasta aruannete laekumise praktika näitab, et ikka jääb selline pisiasi, nagu aruande esitamine, viimasele minutile. Oodatavast 55 000 aruandest on mai alguse seisuga esitatud kõigest ligi 3000.

Kindlasti osad ettevõtjad lihtsalt „unustavad” teatud kohustused. Siinjuures võimaldab elektrooniline esitamine veel viimasel minutil õigeaegselt aruanne esitada, säästes oma äriühing sundlõpetamisest registri poolt. Osadele on veel tänagi üllatus, et kui äriühing ei ole tähtaja jooksul esitanud aruannet ega esitanud ja põhistanud registripidajale mõjuvat põhjust, mis takistab tal aruannet esitamast, võib registripidaja lõpptulemusena äriühingu registrist kustutada.

Lisaks esitamise tähtajale on aruande kvaliteet tähtis. Alates käesolevast aastast teostab register lisaks täies mahus bilansi-ja kasumiaruande töötlusele ka rahavoogude aruande sisestust. Seega on väga oluline aruande koostajate poolt jälgida ka selle olemasolu ja õigsust. Soovituslikke juhiseid selleks saab kõigile raamatupidajatele tuttavast Raamatupidamise Toimkonna juhisest RTJ 2, mis käsitleb nõudeid informatsiooni esitusviisile raamatupidamise aastaaruandes. Tähelepanu juhiks ka sellele, et ikka veel esitatakse raamatupidamisaruandeid, kus näitajad erinevate aruande osade vahel on vastuolus. See teeb kogu aruande, mis väljastatakse huvilistele, ebausaldatavaks. Viimase perioodi aruannetest oli selliseid 4%.

Lisaks raamatupidamise aruandele on registri jaoks olulised mõned kõrvalnäitajaid, millele tavaliselt tähelepanu ei pöörata ning nende õigele kajastamisele ja kontrollimisele esitamise momendil ei pöörata piisavalt tähelepanu. Andmete kasutajate jaoks on üks oluline näitaja ettevõtja põhitegevusala, mis on aluseks paljudes otsingutes ja koondandmete väljastamisel. Selle määramise aluseks on tegevusaruanne ja müügitulu jaotust tegevusalade kaupa kajastav aruande lisa. Tegevusaruanne küll nõuab tegevusvaldkondade ja ka toote- ja teenuste gruppide kirjeldamist, kuid samas ei tooda välja, milline peaks olema piisav täpsus nende andmete esitamisel. Kindlasti on see suurem probleem registrile edasises töötluses kui aruande koostajale. Aruande koostaja poolt näidatud „kaubandus”, „teenindus” või „tootmine” on sisuliselt mittemidagiütlev teave registritöötajale, kes õigete andmete kättesaamiseks peab ettevõtjat uuesti tülitama ja lisainformatsiooni küsima. Tegevusala töötlemisel on nii äriregistris kui ka teistes andmekogudes aluseks „Eesti majanduse tegevusalade klassifikaator EMTAK ”. Tänane praktika näitab 20% aruannetest osas täpsustamise vajadust, et tagada klassifikaatoriga nõutud vähemalt neljanda taseme täpsus. EMTAK-i klassifikaator on koos selgituste ja otsinguvõimalustega kättesaadav meie asutuse kodulehel http://www.eer.ee/emtak.phtml ning väga hea abimaterjal aruande koostajale tegevusvaldkonna ja sellega seotud toote-ja teenusegrupi kirjeldamisel.

Teine valulaps registri jaoks on keskmine töötajate arv majandusaastal, mis peaks tegevusaruandes vastavalt raamatupidamise seaduse nõudele ilusti näidatud olema. Kahjuks on viimastel aastatel 20 % aruande esitajatest jätnud selle nõude kahe silma vahele.

Nagu eelpool mainitud, on lõpptulemus oluline kasutajale. Kes ja kuidas kasutavad Teie poolt esitatud majandusaasta aruande dokumente ja töödeldud registri-ja aruandlusandmeid?

Registrite ja Infosüsteemide Keskus pakub väga erinevaid teenuseid laiale ringile kasutajatele. Enim kasutatavad on internetipõhised päringusüsteemid. Läbi Äriregistri www-Teenuse vaatavad Teie poolt esitatud aruandeid ligi 1200 lepingupartneri kasutajad keskmiselt 400 000 korral aastas. Lisaks väljastatakse andmeid ka infotelefonide vahendusel, pangalingi kaudu ja klienditeeninduse kohapealses infopunktis. Kindlasti on lugejate hulgas meie päringusüsteemide kasutajaid.

Juba teist aastat pakub Registrite ja Infosüsteemide Keskus Eesti ettevõtjate andmeid ka Euroopa kasutajatele ning Euroopa ettevõtjate andmeid Eesti kasutajatele. Tegemist on Euroopa Äriregistrite (EBR- European Business Register) ühisel internetipõhisel päringusüsteemil põhinevat informatsiooniteenusega, mida pakuvad 16 Euroopa riigi äriregistrid. EBR-Teenus pakub informatsiooni projektis osalevate maade rahvuslikest äriregistritest.

Kes veel ei kasuta oma töös äriregistrite andmete kontrollivõimalust, saab nii Eesti kui Euroopa Äriregistrite info kasutamise võimalustega lähemalt tutvuda meie kodulehel www.eer.ee.

Millised on Registrite ja Infosüsteemide Keskuse ettepanekud tulevikuks? RIK peab vajalikuks aruannete esitamiseperioodi lühendamist ja hajutamist audiitorkontrolli vajadusest lähtuvalt vastavalt kolmele ja viiele kuule ning pooldab ka elektrooniliste aruandlusvormide sisseviimist töötlusmahu vähendamiseks. Omalt poolt arendab RIK edasi elektroonilise esitamise rakendusi senisest kliendisõbralikumaks.

Registripidajate sõnum kõigile aruande esitajatele 2006 aastal :

esitage aruanne elektrooniliselt vähendades sellega enda ja registritöötajate lisatööd ja –kulutusi;
kontrollige aruande koostisosade olemasolu;
kontrollige tiitellehe andmete õigsust, see on Teie äriühingu visiitkaart kontakti saamiseks;
olge võimalikult täpsed tegevusaruande koostamisel, näidates ära tegevusala ja keskmine töötajate arv.

Osale arutelus

  • Piret Meelind

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Standard ERP on integreeritud äritarkvara keskmistele ja suurtele ettevõtetele.

Standard ERP ühendab endas traditsioonilise ettevõtte ressursiplaneerimise (ERP) ja kliendihalduse (CRM) kõrval laialdasel hulgal erilahendusi lähtuvalt ettevõtte spetsiifikast ning vajadustest.

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad