Majandustarkvara hingeelu

Koostöös HansaRaama internetikoolituse keskkonnaga pakub raamatupidaja.ee oma lugejatele mõningast vaheldust igapäevatööle. Avaldame paralleelselt koolituskeskusega järjejutu "Majandustarkvara hingeelu".

I Kontod

Kontodel kajastatakse majandustehingute arvnäitajad. Raamatupidamise seadus ei kehtesta äriühingutele kohustuslikku kontode nimekirja (kontoplaani). Järelikult tuleb igal ettevõttel see ise koostada vastavalt oma vajadustele. Majandustehingutest parema ülevaate saamiseks tuleks koostada detailne kontoplaan. Enamasti on majandustarkvaraga kohe kaasas universaalne kontoplaan, mis peaks ka enamikele ettevõtetele sobima. Seda saab loomulikult oma soovidele ja vajadustele ümber kujundada (lisada uusi kontosid, muuta kontode numeratsiooni ja nimetusi, sulgeda mittevajalikke). Võimalik on ka sisestada täiesti uus individuaalne kontoplaan, mida kasutati senini või mida kavatsetakse kasutada.

Programmis kande tegemisel saab sobiva konto valida ekraanile paralleelselt kuvatud kontoplaanist vaid ühe hiireklõpsuga. Nii ei pea nende täpseid numbreid ja nimetusi kramplikult meeles pidama.

Järgmises loos vaatame milleks ja kuidas jaotatakse kontod klassidesse.

II Kontoklassid

HansaRaamas on kontod jagatud viide klassi:

Varad
Siia klassi kuuluvad kontod nagu Kassa, Pangakonto, Ostjatelt laekumata arved, Põhivara jne. Nendel kontodel kajastatakse ettevõtte käibe- ja põhivara väärtus ning muutused. Võlad
Siia klassi kuuluvad kontod nagu Hankijatele tasumata arved, Võlad töövõtjatele, Pangalaenud jne. Nendel kontodel kajastatakse ettevõtte kohustused. Omakapital
Siia klassi kuuluvad kontod nagu Aktisa(Osa)kapital, Reservkapital, Aruandeaasta kasum jne. Nendel kontodel kajastatakse varade tekkimise allikad, mis on seotud aktsiaemissiooni ja kasumi (kahjumi) ning selle jaotamisega. Tulud
Siia klassi kuuluvad kontod nagu Tulud ostetud kauba müügist, Intressitulud, Muud äritulud jne. Nendel kontodel kajastatakse ettevõtte poolt majandusaasta jooksul kõikidest allikatest saadud tulud. Kulud
Siia klassi kuuluvad kontod nagu Ruumide rent, Palgakulu, Auditi kulud jne. Nendel kontodel kajastatakse ettevõtte poolt majandusaasta jooksul kõik tehtavad kulud.

Selline süsteem on lihtne ja loogiline ning võimaldab mugavalt koostada bilanssi ja kasumiaruannet, mis vastavad Raamatupidamise seadusega kehtestatud kohustuslikele skeemidele.

Järgmises loos vaatame milleks on Objektid vajalikud.

Objekt

Programmis on kasutusel väli nimega "Objekt" (näiteks Arve koostamisel). Esialgu võib tunduda sõna "objekt" natuke eksitav ja sageli arvatakse, et tegemist on mingi ehitusfirmadele vajaliku väljaga. Tegelikult ei ole see kaugeltki nii! Objektide nimekirja tegemisel on võimalik kasutada täiesti oma fantaasiat - selleks võivad olla nii isikud, alltöövõtjad, piirkonnad, filiaalid, samuti siis ka see konkreetne ehitus - ühesõnaga selline sisu, mille alusel soovid hiljem aruandeid täpsustada.

Objektide alusel koostab aruandeid enamasti keskastme juht, näiteks müügijuht, kellel on vaja saada ülevaadet mingi kampaania, piirkonna või kellegi konkreetse isiku töö tulemustest.

Objekt võib olla aruannetes nii ühe täpsustava väljana kui ka täiesti omaette.

Järgmises loos vaatame milleks on vajalikud Objektiklassid.

Objektiklassid

Paigutades eelmises loos kirjeldatud Objektid klassidesse saab veel täpsemaid aruandeid. See on hea võimalus kokku koondada näiteks ühe osakonnajuhataja kasutatavad Objektid ja saada koheselt kokkuvõtliku infot. Tavaliselt vajab Objektiklassidest kokkuvõtteid müügidirektor, või keegi teine, kes peab firma juhtkonnale esitama aruandeid.

Objektiklassi nimi võiks olla üsna sarnane nende Objektidega, mida see ühendab (Kevadkampaania-Kampaaniad). Mõlemad, nii Objektid kui Objektiklassid on analüütilised väljad ja neid võib ka mitte täita. Samas on see siiski väga hea võimalus oma tegemiste sorteerimiseks!

Klient

Iga firma kallimaks varaks on tema kliendid. Ka majandustarkvaras pannakse suurt rõhku klientidele ja seda just võimaluse läbi jäädvustada klientide kohta mitmesugust infot.

Neid andmeid (HansaRaamas kokku u. 40 erinevat), mis iseloomustavad klienti saab jagada tinglikult mitmesse gruppi (sulgudes mõned näited):

üldised andmed (nimi, klass, aadress, esindaja, kontaktandmed); arveldustega seotud (arveldusarve nr, maksetingimus, krediidilimiit, viivise %); hinnakujundus (hinna arvutamise põhimõte, valuuta); muud tingimused (lähetustingimused, kommentaarid).

Suurem osa nendest väljadest ei ole kohustuslik täita. Kuid võiks siiski öelda, et nende täitmine on vägagi vajalik. Teed ju klientidega pidevalt igasugu kokkuleppeid ja ega neid saavutatud tingimusi jõua siis lõpmatuseni ise meeles pidada. Ka lepingutest ja märkmikust järelevaatamine on aeganõudev ja tülikas. Programmis aga on uuem info vaid mõne klõpsu kaugusel!

See, eelnevates lõikudes kirjutasin olid ühekordsed andmed. Kui aga müüd midagi, siis koostad ju arveid, nendest tekib veel kliendi kohta täiendavat müügistatistikat, kuid sellest juba teiste registrite tutvustamisel.

VI Kliendiklassid
Eelmises loos oli jutuks kliendid. Enamikel firmadel on kliente rohkem kui mõned. Sellisel juhul on tarvis neid paremate aruannete saamiseks kuidagi gruppidesse sorteerida. Siin on abiks väli nimega Kliendiklass.
Kliente saab jagada näiteks ostuiseloomu (hulgi, jae), asukoha (Saaremaa, välismaa, Soome), kliendi iseloomustaja (tootja, suur pood, kiosk) järgi. Grupeerimisel pead eelkõige kasutama oma fantaasiat, lähtudes muidugi hetkeolukorrast ja arvestades muutusi klientidega lähemas ja pikemas perspektiivis.
Aruannete koostamisel on Kliendiklass hea filter koheselt täpse info saamisel (näiteks Arvete nimekiri, Artikkel/Müügimees statistika, Klientide hetkeseis, Klientide nimekiri jne.).
Iga kliendiklassi võib siduda ka hinnakirja, hinnaalandusmaatriksi ja kontodega (võla ja ettemaksu). Nii saab uue kliendi registreerimisel ja kliendiklassi paigutamisel koheselt automaatselt määrata ka hinnad ja kontod.

VII Hankijad
Hankijate register on Klientide omast täiesti eraldi, sest tavaliselt hankijad (kellelt ostad) ja kliendid (kellele müüd) ei ole ühed ja samad firmad. Kuid nagu öeldakse, et edukas müük algab eelkõige edukast sisseostust, siis on vajalik ka hankijat väga täpselt iseloomustada. HR-s on selleks võimalik täita u. 30 iseloomustavat välja, mida saab jagada tinglikult gruppideks (sulgudes mõned näited):
üldised andmed (nimi, aadress, kontaktandmed, esindaja); ostujuhile vajalikud andmed (lähetustingimus ja -viis, kommentaar, hoiatus). raamatupidajale vajalikud väljad (arveldusarve, kontod, tasumistingimus, KMKR).
Nende hankijate andmed kellega on tihedam suhtlemine, pead ära täitma võimalikult palju välju. Samas on hankijateks ka paljud sellised firmad kellelt ostad bensiini, raamatuid, telefoniteenuseid, ajalehti jms. Nende puhul võib-olla ei teagi rohkem kui nime, aadressi ja teisi arvel olevaid andmeid. Sisesta vähemalt needki Hankija kaardile!

VIII Hankijate klassid
Eelnevates lugudes vaatasime kuidas oli võimalik jagada kliendid, kontod ja objektid omaette klassidesse, siis tänases loos on jutuks hankijate klassidesse paigutamine.
Kuigi arvatavasti on hankijaid tunduvalt vähem kui kliente on soovitav ka hankija klassid teha üsna detailsed ja põhjalikult läbimõeldult, sest eesmärk on ju endine - saada ülevaatlikumaid aruandeid (näiteks Hankijate nimekiri, statistikast või väljavõtteid).
Hankijaklasse võid sarnaselt kliendiklassidega teha:
firma olemuse järgi (vahendaja, tootja, tootmisprotsessis osaleja jne.); asukoha alusel (Eesti, Venemaa, Läti, või kohalikud Pärnu, Tallinn, Narva); hankija suuruse järgi (suur tootja, üksikettevõtja, talunik, kuni 10 töötajat); maksetingimuse järgi (ettemaks, 30 päeva, 7 päeva, sularahas jne.); mida Sulle tarnib (varuosad, materjal, lõpptoode, tarvikud, know-how jne.); tarnekindluse järgi (ettearvamatu, kindel, ei sõltu temast jne.)
Rakenda oma fantaasiat! Ega muud olegi. Tead ju ikka ise oma hankijaid kõige paremini!

IX Artiklid
Artiklite register on üks programmi põhiregistritest. Seda läheb vaja kõikides firmades - kõik ju müüvad midagi - kaupa, teenuseid, tooteid.
Artiklit saab iseloomustada u. 30 väljaga. Laias laastus jagunevad need (sulgudes mõned näited):
artiklikesksed (nimi, ribakood, maht/kaal); analüüsides vajalikud (minimaaltase, objektid, partiinumber); raamatupidamislikud (kontod, KM-koodid); lisaks veel hinnaväljad (u. 10 täpsustavat välja).
Kirjeldaksin siin lisaks mõne lausega artiklile nime panemise probleemi. Selline küsimus kerkib eelkõige siis kui firma kasutab rohkem kui paarikümmet artiklit. On suur vahe, kas kirjutada artiklile nimeks "Jahu 1 kg kõrgem sort" või "Kõrgema sordi jahu 1 kg" - artiklite registris asuvad need ju täiesti erinevates kohtades (tähestiku põhjal) ja vajalikku otsides võidki jääda otsima! Seepärast on alati parem kui nimede koostamise põhimõtte arutate koos läbi (ostu-müügijuhid, müüjad, laotöötajad, raamatupidaja). Arvestada tuleb ka sellega, et sama nime all tuleb artikkel ka arvetele. Järelikult peab nimi olema veel selline, et peale Sinu firma töötajate saab ka klient aru, millise artikliga (kaubaga) on tegemist (enamasti müüd ju korraga rohkem kui ühe artikli)!
X Artikliklassid
Kui firmas on palju artikleid, siis tekib paratamatult vajadus neid kuidagi gruppidesse jaotada. Eesmärgiks on siis saada artiklitest paremat ülevaadet ehk teisisõnu oleks võimalik koostada palju detailsemaid aruandeid. "Rusikareegel" ütleb, et mida rohkemate arvu artiklitega tegeled, seda rohkem peaks ka artikliklasse olema!
Mille alusel võiks klasse koostada? Pakun välja mõned võimalused:
ostu või müügijuhtide järgi - (enamasti ollakse ühes isikus), nii saab koostada aruande kus on ainult selle isiku artiklite kokkuvõtted; hankijate alusel (Leibur, ETK Leib, Viru Leib jne.) tootjate (sageli sama mis hankija) alusel (Adidas, Reebok, Nike, Karhu jne.); kauba olemuse järgi (püksid, särgid, mütsid jne.)
Oluline on arvestada, et igale artiklile saab määrata ainult ühe Artikliklassi! Arvatavasti taipasid, et alati sobivat head retsepti on raske anda vaid pead lähtuma oma firma vajadustest. Samas hoiatan liigse detailsuse eest, see ei anna ka loodetud tulemusi. Kui ikka iga artikkel on ka omaette artikliklass, siis võid ju artikliklassi üldse tegemata jätta! Kuid, kus on piir - kas 2, 3, 10, 25 või veel rohkem artikleid ühte klassi, seda pead ise otsustama.
XI Ostutellimus
Ostutellimus on hea võimalus programmi jäädvustada kõik kauba tellimused. Sellel on mitu positiivset tagajärge. Esiteks ei unusta siis ära, mida oled käesolevaks hetkeks tellinud ja teiseks saad juba paremini müüki hakata planeerima. Nii omad kauba olekust koheselt head ülevaadet, et millised artiklid on laos ja millised veel tulekul.
Kiiraruanne Artikli laoseisust annab koheselt soovitud ülevaate!
Ostutellimusele näitad:
1. kellelt tellid (firma näitamisega täituvad teised väljad, näiteks aadress, kontaktisik, tasumistingimus. Need pärinevad hankija kaardilt);
2. kuupäevad (tellimuse kuupäev, planeeritud lähetuse kuupäev);
3. mida tellid (kauba nimi, kogus, hind).
Kui loo alguses oli juttu kahest heast momendist, siis tooksin ka lõppu ühe positiivse külje. Ostutellimusest saad kauba saabumisel koheselt, vaid mõne hiire klõpsuga koostada lao sissetuleku ja ostuarve.

XII Ostuarve
Eelmise loo lõpetasin rõõmusõnumiga, et ostutellimusest saab vaid mõne hiire klõpsuga koostada ostuarve. Tuleb veel teha vaid mõned pisitäiendused (näiteks sisestada hankija arve number) ja ongi valmis!
Kui ostutellimust koostatakse enamasti kaupade tellimisel, siis ostuarve sisestatakse iga ostu tegemisel (v.a. aruandvate isikute majandusavanssist tehtud pisikulud, need sisestad Kulutuste registrisse).
Kuidas saada andmeid u. 30 ostuarve välja täitmiseks? Vastused tähtsamatele küsimustele (kellelt, mida ja mis tingimustel) saad paberarvelt. On ju seadustega paigas, mis sellel peab olema (nn. algdokumendile kehtestatud nõuded). Kui oled täitnud hoolikalt Hankijate ja Artiklite registreid, siis sisestuvad ülejäänud andmed nendest registritest automaatselt. Ongi kõik! Lõpuks ostuarve kinnitamisel läheb "lumepall veerema" - programm teeb kande Finantsmoodulisse ja ühtlasi uuendab kõiki teemakohaseid aruandeid (artikli ajalugu, kliendistatistika jm.).
XIII Lao sissetulek
XI loos vaatasime Ostutellimust. Jutu lõpetas lause, kus ütlesin, et Ostutellimusest saab mõne hiire klõpsuga koostada lao sissetuleku. Nii see ongi! Firmad, kes kasutavad ostutellimuse koostamise võimalust, kasutavad kindlasti ka laomoodulit, kuhu see sissetulek siis lõpuks registreerida.
Lao sissetuleks ei pea alati kattuma täpselt ostutellimusel näidatud kaupadega, hindadega, kogustega. Lisanduda võivad veel transpordi-, tolli- jm. kulud. Seega, mis ma öelda tahan, et lao sissetuleku vormistamise aluseks on ikkagi Hankija arve. Sellel on kirjas mida, kellelt ja millistel tingimustel osteti.
XIV Müügipakkumine
Viimastes juttudes kirjeldasin kauba "saabumist" arvutiprogrammi. Täna alustame kauba müügiga.
Kui püüad kaupa (või ka teenust) hulgi- või tootmisfirmale müüa, siis arvatavasti tuleb teha eelnevalt hinnapakkumine. HR-s saab selle teha moodulist Müügipakkumised. Pakkumise koostamisega veel programmis midagi ei muutu, sest toimunud ju ei olegi midagi ja ei ole veel sugugi kindel, et üldse pakkumine vastu võetakse. Seega võib see jäädagi vaid pakkumiseks.
Pakkumise koostamisel pead näitama (sulgudes mõned näited):
kellele ja mida pakud (firma, kaup); millistel tingimustel (maksetähtaeg, kogus, hind, allahindlusprotsent); arusaadav, et selline pakkumine ei ole igavesti jõus ja samas ei saa seda ka niisama koostada vaid tuleb enamasti üle helistada (pakkumise kehtivuse ja uuesti kontakteerumise kuupäevad).
Vahel tuleb mitu pakkumist ennem teha kui müügiks läheb!


XV Müügitellimus
Müügitellimuse saabumine on kindlasti firmas eelneva müügitöö parim lõpplahendus. HR programm on selle "pidulikuks" vormistamiseks valmis. Kui tegid eelnevalt müügipakkumise, siis saad selle pakkumise mõne klõpsuga vormistada müügitellimuseks. Võid aga tellimuse koostada ka täiesti otsast peale või vajadusel sisse viia kokkulepitud parandused. Seega siia peab jääma tõesti need kaubad (koos muidugi õigete hindade ja kogustega), mida klient tegelikult tellis!
Müügitellimusest saad omakorda mõne klõpsuga koostada:
1. lähetuse;
2. arve (ka ettemaksuarve).
Mitte alati ei lähetata kogu tellitud kogust vaid sageli tehakse seda osadena. Siin programmis on võimalik iga hetk avada aruandena müügitellimuse hetkeseis ja ka vaadata üksikute artiklite laoseisu.
XVI Arve
Arvete koostamine on üks kõige tavalisem töö majandustarkvara kasutamisel. Kui teed neid päevas kasvõi mõned, siis aasta lõpuks on juba kokku kindlasti üle tuhande!
Eelnevates lugudes kirjeldatud pakkumised ja tellimused saad vaid mõne klõpsuga ümber vormistada arveks. Nii jääb ära topelttegemine (eksimusi vähem ja ka aja kokkuhoid on märgatav). Sageli ei tulegi neid pakkumisi ja tellimusi üldse vormistada, sest klient astub uksest sisse ja tahab kohe kauba/teenuse ära osta. Sellisel juhul koostadki ainult arve.
Arvel on väga palju välju. Soovitan neid alati maksimaalselt täita (hilisem põhjalik statistika!). Õnneks suurem osa väljadest täituvad juba automaatselt kui oled näiteks kliendi või artikli ära näidanud. Kindlasti vaata prinditud arve põhjalikult üle ennem kui selle kliendile annad!
Arvet saad koheselt siduda ettemaksuga (eeldusel muidugi, et ettemaksud on juba sisestatud) või koostada kassa sissetulekuorderi (KSO) juhul kui klient maksab sularahas.
XVII Muud arved
Kui enamasti kirjutad arve ja see laekub korralikult, siis võidki tehingu toimunuks lugeda. Vahel võib aga ette tulla selliseid juhtumeid, kus pead vormistama hoopis teistsuguseid arveid. Igaühel neist on omad nüansid, mida siin ei ole mõtet hakata detailideks lahkama. Loetleksin need vaid nimeliselt:
ettemaksuarved on vajalikud kui kaup või teenus väljastatakse alles peale raha laekumist; viivisarved on täiendavad arved juba esitatud arvetele. Vajadus nende järgi on juhul kui klient ei ole tasunud kokkulepitud tähtajaks varem esitatud arvet; kreeditarved läheb vaja juhul kui on tarvis juba väljastatud (kinnitatud) arvet korrigeerida (osaliselt või täielikult.

XVIII Kulutused
Sageli ostetakse selliseid pisikesi asju (ajalehed-ajakirjad, raamatud, esmaabikomplekt, pastakad jne.) või käiakse komandeeringus ja tehakse seal kulutusi. Need tehtud kulud tuleb samuti programmist läbi kanda. On ju ikkagi tegemist firma majandustegevusega. Sellised nn. aruandvate isikute majanduskuluaruanded pannakse kirja Kulutuste registrisse.
Pange tähele, et koostatav kaart on töötaja keskne!
Koheselt toimub konteerimine ja peale kulutuste kinnitamist ka kanne finantsi. Siia sisestatakse summad koos käibemaksuga. Programm arvutab ise käibemaksu peale käibemaksukoodi sisestamist. Vahel võib juhtuda, et arvel olev summa ei klapi täpselt programmi arvutatuga, siis võid kirjutada KM lahtrisse ise selle arvel oleva numbri.
XIX Väljamaksed
Väljamaksete registrisse pannakse kirja töötajatele tehtavad väljamaksed. Olgu nendeks siis komandeeringu avanss või juba tehtud kulude katmine.
Väljamakseid saab teha erinevates valuutades, mis peavad muidugi olema eelnevalt programmis kirjeldatud. Tõsi küll kui teha erinevates valuutades väljamakseid, siis peab iga valuuta kohta eraldi kaardi koostama.
Väljamakset saab teha nii sularahas kui ka töötaja pangaarvele. Ära saab näidata ka maksmisele kuuluva teenustasu.
Sisestada tuleb:
kuupäev (makse ja kande); tasumise viis (panka, sularahas); kellele (töötaja nimi); rahaga seonduv (valuuta, summa, teenustasu).
XX Kassa registrid
Kassa registrid on kõik loodud raha (eelkõige sularaha) üle arvepidamiseks.
Kõige tavalisem toiming on näiteks pangast raha toomine kassasse või arve eest tasumine sularahas. Mõlemal juhul liigub raha kassasse ja mõlemal juhul on vajadus koostada kassa sissetulekuorder (KSO). Kassa sissetulekute register ongi loodud selliste toimingute ülestähendamiseks.
Väljaminek on jälle vastupidine toiming eelmisega, näiteks raha viimine kassast panka. Siin koostad kassast väljaminekuorderi.
Peale kinnitamist toimub mõlemal juhul kanne finantsi ja ühtlasi uuendatakse aruandeid.

Osale arutelus

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Majandustarkvara RAPID

Tarkvaraga RAPID saate korraldada keskmise või väikese ettevõtte raamatupidamise ja majandusarvestuse - laoarvestus, palgaarvestus, teenindus, üüriarvestus, jm. RAPIDi tasuta versiooniga saab töö tehtud üksikettevõtja, alustav ettevõte või mittetulundusühing.

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Valdkonna tööpakkumised

MAXIMA EESTI OÜ otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Fontes PMP OÜ

22. oktoober 2018

Uudised

Tööriistad