Online-intervjuu: kuidas hüvitada lähetuskulusid?

Kui töötaja saadetakse välislähetusse, makstakse talle lähetuses oldud aja eest kokkulepitud töötasu ehk töölepingujärgset palka kui töölepingus ei ole kokku lepitud teisiti.

Kui töölähetus langeb puhkepäevale, siis tuleb töö tasustada tavapärases korras ehk maksta töölepingujärgset palka. Kui töölepingus on nädalavahetustel töötamise eest tasustamine ette nähtud ületunnitöö alusel, tuleb see hüvitada vaba ajaga või rahas, kui nii on kokku lepitud.

Olemasolevate andmete alusel on raske Teie küsimusele vastata, sest on ebaselge, mis on töölepingu järgi töö tegemise asukohaks ja missugused töökohustused küsijal laevas on, kas ta on laevapere liige või ei. Samuti ei tea me, kas küsija tööandja on laeva reeder. Küsimusele vastamine eeldab rohkem andmeid, võimalik et ka töölepingu analüüsi.

Eesti mereteenistuse seadus ja toitlustamist käsitlev määrus puudutavad olukordi, kus laev on registreeritud Eestis või sõidab Eesti lipu all. Antud juhul need aktid ei pruugi laieneda.

Kuna Teie küsimus on väga spetsiifiline ja vastus oleneb paljudest detailidest, palume asjaolude ja vastuse täpsustamiseks meiega ühendust võtta. Meie kontaktid on kättesaadavad KPMG kodulehel.

Lähetuskulud nii Euroopa Liitu kui ka väljapoole hüvitatakse samadel alustel, kui tavapärane töö tegemise koht on Eesti. Miinimummäär kehtib vaid päevarahale, mis on 350 krooni päevas. Seda võib tööandja omakorda vähendada kuni 70% e 105 kroonini kui lähetuskohas on lähetatule tagatud tasuta toitlustamine. Maksuvabalt saab päevaraha maksta maksimaalselt 500 krooni päevas.

Sõidukulud hüvitatakse kuludokumendi (nt lennupilet, laevapilet) alusel. Isikliku auto kasutamise korral võib lähtuda kahest põhimõttest. Kulud võib hüvitada kuludokumendi alusel (bensiiniarve), mille osas piirmäärasid kehtestatud ei ole. Teine võimalus on kulud hüvitada isikliku sõiduauto määruse alusel (https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?replstring=33&dyn=13179029&id=1051814).

Vastavalt eeltoodud määrusele on isikule makstava hüvitise maksuvaba piirmäär 4 krooni kilomeetri kohta, kui sõitude kohta peetakse arvestust, kuid mitte rohkem kui 4000 krooni kalendrikuus. Arvestuse puudumisel on maksimaalne maksuvaba hüvitis 1000 krooni kalendrikuus.

Majutuskulusid saab maksuvabalt hüvitada kuni 2000 krooni ulatuses ööpäevas.

Tööandja saab maksuvabalt hüvitada ka muid tööülesande täitmisega kaasnevaid mõistlikke kulusid (näiteks sõidupiletite ostmisega kaasnevad kulud, reisikindlustuse, viisa vormistamise, pagasiveo, valuutakursside vahest tulenevad või muud sarnased kulud). Kulusid hüvitatakse vastavalt kuludokumendile.

Kui töö tegemise koht on välisriigis, siis tuleb lähtuda selle riigi lähetuskulude ja päevaraha piirmääradest.

„Boarding” tähendab reeglina vaid reisija lennukisse lubamist. Välislähetuse määruse kohaselt makstakse päevaraha väljasõidu päeva eest siis, kui sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00. Meie hinnangul tuleb päevaraha maksmisel aluseks võtta lennuki graafikujärgne väljumise aeg, mis on reeglina lennupiletil märgitud. Seega kui lennuk väljus graafikujärgselt 21.11, päevaraha selle päeva eest maksta ei saa. Kui aga graafiku järgi pidi lennuk väljuma 21.00, kuid hilines 11 minutit, siis meie hinnangul saab päevara selle päeva eest maksta.

Erisoodustuse üldpõhimõtte kohaselt maksustatakse erisoodustusena saaja hüve. Antud juhul on meie hinnangul ebatõenäoline erisoodustuse tekkimine kui dokumentaalselt on võimalik tõendada, et hotellitoa hind ei sõltunud ööbijate arvust ning seega tööandjal täiendavat kulu ei tekkinud. Soovitame töötajal võtta näiteks hotellist kinnitus selle kohta, et hotellitoa hind oli ühele inimesele sama suur kui kahele.

Kui dokumentaalselt pole eeltoodut võimalik tõendada, siis võite erisoodustusmaksude vältimiseks töötajale hüvitada poole hotelliarvest. Kui hüvitate arve kogu ulatuses, siis tuleks poolelt hotelliarve summalt maksta erisoodustusmaksud.

Maksuhaldur võib siiski asuda meist erinevale seisukohale, mistõttu soovitame küsimuse kirjalikult maksuhalduriga kooskõlastada.

Sarnast küsimust on Tallinna Ringkonnakohus analüüsinud oma otsuses haldusasjas nr 3-08-442 14. jaanuarist 2009 a. Antud kaasuses oli vaidluse all autojuhtide töö tegemise kohta määratlemine maksuvabade päevarahade maksmise kontekstis. Kohus leidis, et olukorras, kus autojuhid teostasid Eestist algavaid kaubavedusid ning töö iseloomust tulenevalt neil püsiv töö tegemise asukoht puudus, oli põhjendatud Eesti Vabariigi määratlemine töölepingus töö tegemise kohana. Kohtu hinnangul võis antud kaasuses töökoha määratlemisel lähtuda tööandja tegevuskohast, mis on töösuhtega kõige rohkem seotud ning arvestada ka sellega, kus on auto peatuspaik koduriigis. Kokkuvõttes leidis kohus, et tegemist oli lähetusega ja päevarahade maksmine antud juhul oli põhjendatud.

Oleme seisukohal , et kui Teie poolt esitatud olukorras on samuti täidetud kohtu poolt viidatud põhilised tingimused: autosõidud algavad Eestist, tööandja asukoht on Eesti ja auto peatuspaik koduriigis on samuti tööandja asukoht, siis on põhjendatud autojuhi töökoha määratlemine Eestis. Sel juhul saab Eestist eemalviibimist käsitleda lähetusena ning päevarahade maksmine töölähetuse ajal on põhjendatud.

Maksuhaldur on analoogses küsimuses asunud seisukohale, et tagasituleku piletit tuleb käsitleda erisoodustusena, kui tööandja selle eest tasub. Maksuhalduri hinnangul ei ole tagasituleku pilet enam lähetusest saabumise vaid puhkuselt tuleku pilet. Soovitame kindlasti tutvuda ka Maksu-ja Tolliameti seisukohaga www.emta.ee.

Meie hinnangul saab tööandja maksta ka maksuvabalt lähetusest naasmisega seonduvad kulud isegi kui naasmine toimub päevi hiljem, kui sellega ei kaasne tööandja jaoks lisakulusid. See tähendab, et peab olema dokumentaalselt tõendatud, et lennupileti hind, mida tööandja maksab 16.11 on väiksem või sama suur kui lähetuse lõppemise päeval (10.11) oleks lennupilet maksnud. Eeltoodu lähtub põhimõttest, et töötajal on õigus nõuda nii lähetusse mineku kui ka tagasisõidu kulude kompenseerimist.

Välislähetuse maksuvaba päevaraha ei ole otseselt seotud lähetuse pikkusega. Samas tuleb märkida, et kui lähetus on väga pikaajalise iseloomuga, tuleks töötaja tööleping üle vaadata ja selgitada, kas töö tegemise koht töölepingus vastab tegelikule olukorrale. Hinnata tuleks, kas tegemist on uue olukorraga ja töö tegemise koht on muutunud seoses töö iseloomuga (töökoht on püsivalt välisriigis) ning tööleping tuleks tegeliku olukorraga vastavusse viia. Kui lähetus on siiski ajutise iseloomuga, on päevarahade maksmine põhjendatud.

Eesti töölepingu seaduse kohaselt lepitakse töö tegemise koht kokku töölepingus. Kui olete töölepingus töö tegemise kohana kokku leppinud Läti ja see on ka tavapärane tööülesannete täitmise koht, siis tuleb töötaja lähetusse saatmisel rakendada Lätis kehtivaid päevaraha piirmäärasid. Kui tavapärane töö tegemise koht on Eesti, siis tuleb lähtuda Eesti päevarahade määradest.

Teie küsimus eeldab põhjalikumat analüüsi ja täpsemat asjaolude tuvastamist.

Enamasti tuleb jälgida, kas ettevõttel tekib välisriigis maksustamise mõttes püsiv tegevuskoht või mitte. Kui ehitustegevus toimub välisriigis üle kuue kuu, tekib sellest reeglina äriühingul püsiv tegevuskoht. Püsiva tegevuskoha tekkimine toob endaga kaasa välisriigis teenitud kasumi maksustamise. Lisaks ettevõtte tulumaksule võib sel juhul tekkida ka tulumaksukohustus töötajatele makstud palkadelt alates esimesest Soomes töötamise päevast.

Isegi kui püsivat tegevuskohta ei ole tekkinud võib Soome Teie töötajaid käsitleda värvatud tööjõuna ja maksustada palgad tulumaksuga alates esimesest päevast.

Sotsiaalmaksu maksmise kohustus Soomes sõltub sellest, kas töötajatele on taotletud E101 tõendid. Samuti võib Eesti ettevõttel tekkida käibemaksukohustuslasena registreerimise kohustus Soomes.

Kuna Teie küsimused puudutavad suures osas Soome siseriiklikke seadusi, siis palume sealsete kohustuste tuvastamiseks meiega ühendust võtta. Meie kontaktandmed on kättesaadavad KPMG kodulehel.

Tegemist on Teie firma ettevõtlusega seotud kuludega.