Raamatupidamisteenuste outsourcing – kellele ja millal?

Üha sagedamini küsivad ettevõtete juhid, kas raamatupidajaid tasub hoida  palgal või on mõttekam raamatupidamise funktsioon teenusena sisse osta?

Ka paar aastat tagasi Ernst & Youngi  poolt kuues suuremas Euroopa riigis läbi viidud  uuring näitas, et kuigi tol hetkel ostis raamatupidamisteenust sisse vaid 10% 600-st küsitletud ettevõttest, siis plaan seda paari lähima aasta jooksul teha oli veel 20%-l ettevõtetel.

Kokkuhoiule hakati tähelepanu pöörama eriti majanduskriisi ajal, mil pea kõik ettevõtted vaatasid kriitilise pilguga üle oma kulud ning otsisid võimalusi erinevate äriprotsesside efektiivsemaks muutmiseks. Kuid kokkuhoid on teemaks ka täna ja sellest ajendatuna ka käesolev teema: raamatupidamisteenuste outsourcing—kellele ja millal?

Võimatu on anda antud küsimusele ühest vastust, kuid kogemuste põhjal on võimalik öelda, et kindlasti tasuks raamatupidamisteenuste ostmist kaaluda järgmistel juhtudel/ettevõtetel:

• Mikroettevõtted,mille raamatupidamise maht on nii väike, et raamatupidajale pole täiskohaga tööd pakkuda.

• Ettevõtted, mille tegevusmaht kõigub suuresti kuust kuusse. Sellisel juhul tasub outsourcing firmaga kokku leppida tunni- või mahupõhine tasu.

• Alustavad ettevõtted,kus outsourcing firma saab terve raamatupidamisfunktsiooni üles ehitada (sobiva raamatupidamisprogrammi, arvestuspõhimõtete jms soovitamine). Mainitud juhul võib koostöö raamatupidamisteenust pakkuva firmaga piirduda vaid 1-2 aastaga: kui süsteem on ladusalt toimima saadud, võib ettevõte palgata juba oma raamatupidaja.

• Välisinvestorid,kellel puudub lähem teadmine Eesti seadusandlusest ja seda eriti maksude osas. Tugev ja usaldusväärne partner raamatupidamise alal on neile lausa hädavajalik, et millegagi mitte „puusse panna“. Sama on ka Eesti firma laienemisel välisturgudele.

• Ettevõtted, kus kogu raamatupidamise teeb otsast lõpuni ära üks raamatupidaja, enamasti kutsutakse teda pearaamatupidajaks. Antud juhul tuleb kõigepealt kindlaks teha raamatupidaja kompetents. Kui tegemist on tõesti raamatupidajaga, kes väärib pearaamatupidaja nime, siis pole arukas teda koormata rutiinsete ülesannetega nagu pangaoperatsioonid ning ostu- ja müügiarvete sisestamine, vaid rakendada teda enam ettevõtte juhile olulise finants- ja juhtimisinfo andmisel. Lihtsama raamatupidamistöö võiks sel juhul sisse osta. Kui aga nö. selle pearaamatupidaja kompetents vastab vaid raamatupidaja tasemele, võiks kaaluda pearaamatupidaja funktsiooni sisseostmist.

• Raamatupidaja pikemaajalisel ajutisel äraolekul. Hea raamatupidaja leidmiseks kulub palju aega. Head raamatupidajad juba töötavad kusagil ning neid ei lasta kergelt minema ning seda just sel samal põhjusel: nad lihtsalt on nii head!  Outsourcing firmalt võib aga koheselt saada kvaliteetse teenuse töötaja asendamise ajaks ning neid on üldjuhul võimalik ka väiksema ajakuluga välja õpetada.

• Raamatupidamisosakonna töötajate suure voolavuse korral. Põhjus teenuse sisseostmiseks on sama mis eelmises punktis.

• Kui raamatupidaja koormus mingil ajahetkel läheb liiga suureks: näiteks uue programmi juurutamise või aastaaruannete koostamise ajal. Mujal maailmas on juba väga levinud, et aastaaruannete koostamine ostetakse teenusena sisse. Sama tendentsi on võimalik kohata ka juba Eestis.

• Kui ettevõte vajab teatud andmete juures suuremat konfidentsiaalsust. Siinkohal saab näiteks tuua palgaarvestuse sisseostu tänu millele on palkade suurus teada vaid ettevõtte juhtidel. Samuti ka sagedased keerulised tehingud, mis eeldavad häid maksualaseid teadmisi. Sel juhul võib sisse osta vaid maksuarvestuse osa ning ettevõtte juht võib rahulikult öösel magada muretsemata maksuriskide pärast.

Kas üldse ning kui palju raamatupidamise sisseostmine ettevõttel kulusid kokku võimaldab hoida, selgub alles põhjalikumast analüüsist. Kindlasti hoiab ettevõte teenust sisseostes kokku raamatupidaja palgamaksud, puhkuse- ja haiguserahad (outsourcingu puhul on neil juhtudel kohe ka asendaja olemas), erisoodustused, raamatupidamisprogrammi, töökoha, koolituste  jms kulud.

Paljudel juhtudel võib oluliselt tõusta ka efektiivsus. Näiteks on Ernst & Young läbi viinud erinevates ettevõtetes raamatupidamisosakonna efektiivsuse analüüsi ning sageli on selgunud, et sama töö suudab outsourcing firma ära teha palju väiksema hulga inimestega-- tänu kogemustele ollakse palju efektiivsemad.

Kõige suuremad outsourcingust saadavad kasud on aga kindlasti vabanev aeg, mida ettevõte saab kasutada oma põhitegevusega tegelemiseks ning kõrgem kvaliteet, mida raamatupidamisteenuseid pakkuv firma oma laiema kogemustepagasi ja sisemiste protseduuride (nt. nelja-silma-kontroll) tõttu tagada suudab.

Artikli autor on Silje Sander, Ernst & Young Baltic AS raamatupidamisteenuste osakonna juhtivkonsultant.

 

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Ettevõtlusblog Ernst & Young

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Vabaned rutiinsest paberitööst ja saad pühendada oma aja inimestele!

Me usume, et tarkvara peab kiirendama ja lihtsustama tööd ning vältima inimlikke vigu. Et seda saavutada palgaarvestuses, on mõistlik teha arvestus samas programmis, kus on selle aluseks olevad andmed – palk, koormus, puhkused, haiguslehed, lisatasud, töögraafikud jne.

Valdkonna tööpakkumised

PLAYTECH ESTONIA OÜ is hiring a SENIOR ACCOUNTANT in Tartu

Playtech Estonia OÜ

04. jaanuar 2019

Uudised

Tööriistad